Можно ли подшивать карточки инструктажа в личное дело работника?

Содержание

Вопрос: хранение карточек инструктажа

В организации журналы регистрации инструктажей по охране труда, гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям заменены на индивидуальные карточки прохождения инструктажа. Возникает вопрос, допускается ли подшивать такие карточки в личное дело работника, хранить их там на протяжении работы, а после увольнения оставлять в составе личного дела, которое затем передаётся в архив организации.

Ответ: карточки можно хранить в деле

Ответ Онлайнинспекции: действующее законодательство не устанавливает обязательный порядок формирования и ведения личных дел работников. Это означает, что работодатель самостоятельно определяет, какие кадровые документы включать в личное дело. С учётом этого работодатель вправе подшивать в личное дело работника карточки прохождения инструктажей по охране труда, ГО и ЧС и хранить их там.

Правила обучения по охране труда возлагают на работодателя обязанность утвердить порядок регистрации проведённых инструктажей и форму документов, которыми они оформляются. Если работодателем утверждены именно карточки инструктажа и принято решение хранить их в личном деле, это не противоречит законодательству. После увольнения работника карточки остаются в составе его личного дела и вместе с ним передаются в архив организации в общем порядке.

Правовое обоснование позиции

Трудовое законодательство и иные нормативные акты не содержат специальных требований к структуре и содержанию личных дел работников. Порядок ведения личных дел, перечень документов в них и сроки их внутреннего хранения обычно закрепляются локальными актами работодателя (например, номенклатурой дел, инструкциями по кадровому делопроизводству).

Одновременно Правила обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда, утверждённые постановлением Правительства РФ № 2464, предусматривают, что работодатель сам устанавливает, как регистрировать проведённые инструктажи и в какой форме фиксировать факт их проведения. Это может быть журнал, карточка или иной документ, выбранный работодателем и закреплённый во внутренних актах.

Таким образом, если локальными документами работодателя утверждено использование карточек инструктажа и определено, что они подшиваются к личным делам работников и далее хранятся в архиве в составе этих дел, такая практика соответствует требованиям законодательства об охране труда и правилам документооборота в организации.

Постановление Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464, пункт 88: порядок регистрации проведенного инструктажа по охране труда и форма его документирования утверждаются работодателем.

Вывод: работодатель сам выбирает место хранения

Таким образом, при условии утверждения соответствующего порядка во внутренних документах, работодатель может использовать карточки для учёта инструктажей и хранить их в составе личных дел работников, в том числе после их увольнения, с последующей передачей личных дел в архив.

Отметим, что эта позиция, хотя и является официальной, была сформулирована специалистами Онлайнинспекции в ответ на конкретный вопрос и не может быть применена в отрыве от ситуации запроса пользователя.

Другие разъяснения специалистов сайта Онлайнинспекция.рф:

• Законно ли в ПВТР одновременно закреплять пятидневку и сменный график?
• Может ли работодатель заставлять звонить в свободное время?
• Считается ли нарушением приказ на отпуск без подписи работника?
• Может ли работодатель перенести отпуск, если по графику он начинается в субботу?
• Нужно ли применять районный коэффициент при оплате простоя по независящим причинам?
• Можно ли оформить срочный договор с несовершеннолетним-очником только на месяц каникул?