Важно
На Госуслугах открылась подача заявлений на отсрочку для IT-специалистов 
Бизнес-карта выдается сотрудникам для оплаты товаров и услуг, необходимых для работы компании (ИП). Операции по ней требуют контроля со стороны бухгалтерии организации. Расскажу, как вести бухгалтерский учет по бизнес-картам, как контролировать выдачу их сотрудникам и как учесть расходы. Остановлюсь на налоговом учете операций по ним.
Навигация
Коротко о главном: 5 пунктов
- Выдавать бизнес‑карту можно только тем, кто в списке подотчетных лиц — правила закрепите в локальном акте.
- По карте сотрудник сдаёт авансовый отчёт по форме ОА‑1 с оригиналами чеков и документов — ККТ‑чеки с QR обязателен.
- Бухгалтер отражает деньги на карте на счёте 55 и ведёт расчёты с подотчётниками (71) — проводки зависят от операции.
- Снятые наличные нужно дополнительно обосновать и приложить подтверждающие документы.
- Для включения расходов в налоговую базу и для вычета НДС нужны утверждённые отчёты и счёт‑фактура или УПД — без них НДС не примут.
Как правильно оформить выдачу бизнес-карты сотруднику
Корпоративная карта используется сотрудниками, имеющими право расходовать подотчетные суммы. Их перечень устанавливает руководитель компании. Порядок выдачи карт и отчетности по ним устанавливается организацией самостоятельно.
Надо знать: кому можно выдавать деньги под отчет
Я рекомендую утвердить порядок использования их в ЛНА. В нем закрепите положения: кому выдается бизнес-карта, в какой срок по ней надо отчитаться, меры, принимаемые руководителем к сотруднику, потерявшему «пластик», срок отчета по подотчетным суммам, порядок удержания средств сотрудника из зарплаты, если своевременно не представлена отчетность или авансовый отчет не утвержден. Работодатель вправе ввести иные положения порядка. К документу прилагаются список подотчетных лиц, журнал учета выдачи и возврата бизнес-карт.
Алгоритм выдачи «пластика» сотруднику:
- Проверьте, входит ли работник в число подотчетных лиц (в локальном документе: приложение к правилам, отдельный приказ).
- Ознакомьте подотчетное лицо с правилами использования карты.
- Внесите запись в журнал выдачи с указанием ФИО сотрудника, вида карты: дебетовая, кредитная, ее номера и срока действия.
- Проследите, чтобы сотрудник расписался в выдаче ему «пластика».
При выдаче карты сотруднику бухгалтер не делает проводки. Специальной методики учета средств при выдаче карты сотруднику не существует. Определите ее сами.
Как сотрудник отчитывается по расходам по карте
Подотчетное лицо представляет авансовый отчет с приложением первичных документов. Деньги в подотчет выдаются не только сотрудникам организации, но и физлицам, заключившим договор ГПХ (Письмо Банка России от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859). Все они отчитываются по форме ОА-1 (авансовый отчет). Организации вправе добавлять сведения в форму документа, но полностью менять его не стоит. В нем предусмотрены все необходимые сведения и реквизиты.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как оформить авансовый отчет, если расходы оплачены корпоративной картой. Используйте эти инструкции бесплатно.
Авансовый отчет заполняется в одном экземпляре. Заполнение отчета возможно несколькими способами:
- от руки;
- на ПК с дальнейшей распечаткой и подписанием;
- в электронном виде с подтверждением цифровой подписью.
Помимо самого бланка отчета, сотрудник прикрепляет к нему оригиналы всех платежных документов, подтверждающих понесенные затраты:
- кассовые чеки;
- накладные;
- билеты;
- акты выполненных работ и др.
Особое внимание уделяется чекам контрольно-кассовой техники (ККТ): они должны содержать QR-код (Письмо Минфина № 03-03-07/15819 от 05.03.2021). Если электронные чеки получены на e-mail, то их необходимо распечатать и приложить к отчету. Подотчетное лицо ставит подпись и получает отрывной талон о сдаче документа.
Авансовый отчет передается на утверждение руководителю.
Бухгалтерский учет операций по бизнес-картам
Операции по бизнес-карте учитываются на счете 55. Пополнение фиксируется проводкой в зависимости от содержания хозяйственной операции:
| Операция | Дебет счета | Кредит счета |
|---|---|---|
| Пополнение дебетовой карты с расчетного счета | 55 | 51 |
| Пополнение кредитной карты | 55 | 66 |
| Пополнение карты подотчетным лицом | 55 | 71 |
Сведения о расходах и пополнении карты бухгалтер берет из отчета банка. Если организация не имеет возможности организовать оперативный контроль за расходованием средств с платежной карточки, то применяется проводка Дт 71 Кт 57 (денежные средства в пути).
Может пригодиться: как вести учет расходов по бизнес-картам в «1С:Бухгалтерия»и как оформлять возврат денег на бизнес-карту
Какие документы «подотчетник» прилагает по каждой из операций?
При оплате покупок
Если «подотчетник» совершил покупку деньгами с бизнес-карты, то это будет безналичный расчет с продавцом. В проводке задействованы счета: 71 и 55.
Узнайте, какие покупки можно оплачивать бизнес-картой
Пример.
Подотчетник закупает канцтовары в специализированном магазине. Он расплачивается картой и получает на руки: товарный чек, кассовый чек.
Бухгалтер делает проводку:
Дт 71 Кт 55
При снятии наличных
Операция по снятию наличных денег с бизнес-карты через банкомат фиксируется чеком, выданным банкоматом. Его сотрудник прилагает к отчету. Однако этот документ не уменьшает подотчетную сумму. Сотрудник обязан дополнительно обосновать целевое использование полученных средств подтверждающими документами.
Пример.
Подотчетное лицо приобретает запчасть к старому автомобилю, числящемуся на балансе компании. В торговых точках подобных запчастей нет, так как они сняты с производства. Человек нашел товар на рынке у частного лица, которое отказывается принимать безналичную оплату. Сотрудник снимает наличные деньги в банкомате и составляет с продавцом закупочный акт. Наличные средства передаются продавцу за запчасть.
Проводка:
Дт 71 Кт 55
Расходы и траты в командировке
В число командировочных расходов входят: оплата проезда, проживания, парковки, иных услуг. Если у работника, которого отправили в командировку, есть бизнес-карта, то он рассчитывается с ее помощью.
Пример.
Работник приобретает билеты на проезд и оплачивает их с корпоративной карточки.
Операция отражается проводкой:
Дт 71 Кт 55
Налоговый учет операций по бизнес-картам
Организация (ИП), оформившая бизнес-карту, не обязана отчитываться о факте ее получения (выпуска) в налоговую инспекцию. Обязанность сообщать об этом возложена на банки (пп. 1.1 п. 1 статьи 86 НК РФ).
Налоговый учет операций по бизнес-карте обязаны вести и юридические лица, и ИП. В основном он нужен для снижения налогооблагаемой базы налогоплательщиков, применяющих ОСНО и УСН («Доходы минус расходы»). В расходы включаются суммы, по которым подотчетное лицо представило отчет. Однако не все из них позволяют уменьшить налог. При отнесении той или иной суммы к налоговым расходам используются положения:
- статьи 252 НК РФ — ОСНО;
- статьи 346.16 — УСН.
В отношении принятия к вычету НДС при приобретении товаров, услуг по бизнес-карте законодательно предусмотрено наличие счетов-фактур или УПД. Если «подотчетник» представил только товарный и кассовый чеки при расчете по бизнес-карте, то НДС принять к вычету нельзя.
