Важно
Штрафы за разглашение коммерческой тайны увеличили до 5 млн рублей 
Думаю, не ошибусь, если скажу, что с подотчетными средствами работает весь бизнес от мала до велика. Расскажу о нюансах выдачи денежных средств под отчет, приведу примеры документов оформления таких операций. А еще отвечу на некоторые вопросы, возникающие в бухгалтерской практике.
Навигация
Коротко о главном: 5 пунктов
- Деньги под отчет можно дать только тем, с кем заключен трудовой договор или договор ГПХ.
- Сумму определяет работодатель, но наличными можно выдать не больше 100 000 рублей по одному договору.
- Для получения нужны приказ руководителя или заявление от сотрудника, а иногда оба документа вместе.
- Потраченные средства обязательно нужно подтвердить чеками или другими бумагами и сделать авансовый отчет.
- В бухгалтерии такие расчеты отражают по специальному счету, чтобы все расходы были учтены правильно.
Кому можно выдавать деньги под отчет
Основное условие выдачи денежных средств под отчет — наличие трудового договора или договора ГПХ с сотрудником. Лица, получившие такие денежные средства, именуются подотчетными, поскольку должны не только потратить деньги работодателя по целевому назначению, но и отчитаться за их использование надлежащим образом.
Нельзя выдать деньги под отчет постороннему для фирмы человеку.
Индивидуальные предприниматели, работающие без сотрудников, вовсе не оформляют подотчет: они расходуют средства по своему усмотрению и сами перед собой не отчитываются.
Советуем прочитать: как работать с подотчетными лицами
Какие суммы можно выдавать подотчетным лицам
Законодательство не регулирует размер подотчетных сумм — он остается на усмотрение руководителей бизнеса. Однако следует учитывать ограничение на расчеты наличными — не более 100 000 рублей с юридическим лицом или ИП в рамках одного договора (Указание ЦБ РФ от 09.12.2019 № 5348-У).
Порядок выдачи наличных денег под отчет
Нормативным документом, устанавливающим правила оформления выдачи под отчет наличных денежных средств, является Указание ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У (в ред. от 09.01.2024).
Пункт 6.3 указания № 3210-У предписывает выдачу подотчетных сумм на основании распорядительного документа руководителя юридического лица (ИП) или заявления работника.
Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы разобраться в том, кому выдавать подотчетные суммы, как оформлять их передачу и возврат, а также как отражать эти операции в бухгалтерском учете.
Распорядительный документ
В качестве распорядительного документа, как правило, выступает приказ руководителя (уполномоченного лица). Гораздо реже встречается локальный нормативный акт: например, Положение о порядке работы с подотчетными средствами. Такой ЛНА характерен для крупных предприятий, имеющих обособленные подразделения, филиалы, отделения и т.п.
В приказе указывают:
- ФИО сотрудника, его должность или договор ГПХ, подразделение;
- целевое назначение выдачи денег под отчет;
- срок, на который они выдаются;
- срок отчета по их расходованию.
На основании приказа бухгалтерия произведет выдачу наличных денег подотчетному лицу
Кстати, расскажем о сроках.
Следует помнить, что законодательно установлен лишь срок отчета по суммам, выданным на командировку, — 3 рабочих дня по возвращении сотрудника из командировки (п. 26 Положения «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
В остальных случаях сроки устанавливает руководитель предприятия или ИП. Конечно, сроки эти должны быть разумными.
Вот какие сроки посчитали разумными в фирме, с которой я сотрудничаю:
- 2 рабочих дня после приобретения ТМЦ или расчета с контрагентом для рядовых сотрудников;
- не позднее одной рабочей недели после окончания месяца, в котором получена подотчетная сумма, — для руководящих сотрудников, топ-менеджеров.
А здесь в одном приказе объединена выдача денег под отчет нескольким сотрудникам
Заявление сотрудника
Знаю, что многие коллеги обязательно оформляют и приказ, и заявление от сотрудника на выдачу подотчетных сумм. Но я так не делаю. Считаю, что оба документа нужны лишь в случае «инициативы снизу». Показываю вам два примера для пояснения такой позиции:
1. Сотрудница бухгалтерии заменила картридж рабочего принтера. Больше заряженных картриджей нет. Она пишет заявление на выдачу денег для приобретение нового картриджа и направляет его по установленной цепочке на утверждение.
Вместо зарплатной можно использовать любую платежную карту. Только не забудьте указать ее реквизиты
Руководитель (уполномоченное лицо) не возражает против выдачи подотчетных средств, о чем издается приказ. Сотрудница получает необходимую сумму, приобретает новый картридж, оформляет авансовый отчет.
В этом случае оправдано наличие заявления и приказа.
2. Намечается юбилей (или иное важное событие) у сотрудника. На предприятии принято дарить памятные подарки от имени работодателя. Руководитель распоряжается выдать определенную сумму для приобретения подарка. Здесь заявление явно лишнее, на мой взгляд, так как я не могу ответить на вопрос: кто его напишет? Юбиляр? Сотрудник, которому поручено приобретение подарка?
Можно ли перечислить подотчетную сумму на карту
Ни в одном нормативно-правовом акте нет оговорки, что подотчетные средства непременно выдаются наличными деньгами. Вполне нормально перечислить необходимую сумму на банковскую карту сотрудника. Причем будет ли это зарплатная или иная платежная карта — не важно. Реквизиты карты указывают в заявлении или распорядительном документе.
Как составить отчет подотчетного лица
В любом случае о расходовании подотчетных денежных средств необходимо составить авансовый отчет.
Алгоритм действий таков:
- подотчетное лицо целевым назначением расходует полученные деньги, обязательно получая оправдательные документы (чеки, квитанции, билеты и т.п.);
- оправдательные документы вместе с авансовым отчетом в установленный срок сдаются в бухгалтерию;
- бухгалтер проверяет целевое использование средств, полноту и правильность оформления представленных документов и, если все хорошо, направляет авансовый отчет на утверждение главному бухгалтеру и затем руководителю;
- если сотрудник использовал не всю полученную под отчет сумму, то остаток он возвращает в кассу или на банковский счет предприятия (в зависимости от того, каким образом выдавались деньги);
- если же работник не вписался в выделенную сумму и добавил собственные деньги, то после утверждения авансового отчета ему возмещается перерасход, о чем делается отметка на первой странице АО.
Узнайте, как оформить возврат подотчетных сумм
Форма авансового отчета № АО-1 (ОКУД 0302001), утвержденная постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55, необязательна к применению с 1 января 2013 года. Предприятия вправе использовать самостоятельно разработанные бланки, однако обязательным осталось наличие определенных реквизитов документа (ч. 2 ст. 9 закона 402-ФЗ). Перечень используемых в деятельности организации форм документов является приложением к учетной политике.
Может пригодиться: как составить отчет о расходах подотчетного лица по форме 0504520
Как в бухучете отразить расчеты с подотчетными лицами
Для отражения расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете предназначен счет 71.
| Содержание операции | Дт | Кт |
|---|---|---|
| Выданы под отчет наличные деньги | 71 | 50 |
| Деньги перечислены на карту подотчетного лица | 71 | 51 |
| Оформлен авансовый отчет | 10, 20, 60, 76 и пр. | 71 |
| Остаток подотчетной суммы внесен в кассу или на расчетный счет | 50, 51 | 71 |
| Возмещен перерасход подотчетной суммы | 71 | 50, 51 |
Подробнее: как работать со счетом 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Расчеты с подотчетными лицами: частые вопросы
-
Сотрудник не получал денег под отчет, но приобрел ТМЦ за собственные деньги. Может ли фирма возместить ему потраченную сумму?
Да, можно, если руководитель признает эти расходы необходимыми для предприятия. Сотрудник должен обратиться к руководству с заявлением о возмещении потраченной суммы.
-
На каком счете бухгалтерского учета отразить возмещение работнику произведенных расходов, если ему не выдавались подотчетные деньги? Допустимо ли использовать счет 71?
В этом случае правильно использовать счет 73, поскольку бухгалтерский счет 71 предназначен для расчетов с лицами, получившими деньги под отчет.
-
Можем ли мы выдать деньги под отчет сотруднику — ИП, с которым у нас заключен договор на ремонт офиса?
Нет, так делать нельзя, если сотрудник ИП не состоит в трудовых отношениях с вашей организацией. Но вы вправе выдать необходимую сумму под отчет самому ИП, поскольку у вашей фирмы с ним есть договор ГПХ.
-
Как поступить при утрате подотчетным лицом оправдательных документов?
Запросить у продавца дубликаты. При отсутствии подтверждающих документов, вы не сможете принять эти расходы в состав затрат. Полученная сотрудником сумма, по которой он не смог отчитаться, подлежит удержанию из его заработной платы. В противном случае она станет доходом, с которого придется удержать НДФЛ и начислить страховые взносы.
-
Допускается ли выдача подотчетных средств сотруднику, который не отчитался по предыдущей сумме?
Да, допускается. Наличие задолженности не является препятствием для новой выдачи денег подотчетному лицу.
