Важно
ФНС планирует изменить форму и правила заполнения декларации по НДС За свою карьеру я прошла много видов обучения, связанных с бухгалтерией различных сфер, в том числе они затрагивали и бюджетные организации. На одном из курсов мне встретились документы, связанные с расходами подотчетных лиц. Вот об одном из них хочу рассказать.
Коротко о главном: 5 пунктов
- Сотрудники казенных предприятий заполняют форму 0504520 после командировки или покупок за наличные.
- Отчет состоит из титульного листа и четырех разделов.
- Документы, подтверждающие расходы, помогут частично заполнить отчет автоматически.
- Сотрудник и бухгалтерия визируют информацию в первом разделе.
- В следующих разделах указывают информацию о командировке и отклонениях расходов от планов.
Кто и когда составляет отчет о расходах подотчетного лица
Форма 0504520 утверждена Приказом Минфина РФ № 103н от 15.06.2020. Бланк используется для целей электронного документооборота в бюджетных организациях. Его заполняют сотрудники казенных предприятий после возвращения из служебной командировки или в случае совершения закупок за наличный расчет. Для учета упомянутых расходов разработано несколько форм:
- решение о командировании по территории России (формы 0504512 и 0504513);
- решение о командировке за границу (0504515 и 0504516);
- заявка-обоснование закупки (0504518).
На основании данных из перечисленных документов отчет о расходах автоматически может быть частично заполнен. Сотрудник, вернувшийся из командировки или совершивший покупки за наличный расчет, заполняет соответствующий раздел формы на основании:
- решения о выдаче денег под отчет;
- подтверждающих понесенные траты документов.
Советуем прочитать: как выдавать деньги под отчет
Как составить отчет о расходах подотчетного лица по форме 0504520
Документ состоит из титульного листа и четырех разделов.
На титульном листе подлежит заполнению следующая информация:
- дата заполняемого отчета;
- учреждение и подразделение;
- ФИО подотчетного лица;
- должность;
- документ, который является основанием для отчета о расходах.
Надо знать: какими документами можно подтвердить расходы
Первый раздел представляет собой авансовый отчет, в котором необходимо перечислить реквизиты всех подтверждающих понесенные траты документов. Подраздел 1.1 используется для заполнения после командировки, а 1.2 — при совершении закупок за наличные. Визируют внесенную информацию подотчетное лицо и сотрудник бухгалтерии.
Во втором разделе требуется указать информацию о командировке, в которую был направлен работник:
- даты поездки;
- пункт назначения;
- цель поездки;
- результаты работы.
В третьем разделе при необходимости сотрудник поясняет отклонение фактически понесенных расходов от запланированных. Второй и третий блоки подписывают работник и руководитель подразделения.
Четвертый раздел необходим для отражения в учете отклонений фактических трат от установленных норм.
Ниже указан бланк, который можно применить в работе:
Может пригодиться: как вести учет расчетов с подотчетными лицами
Часто задаваемые вопросы по теме отчет о расходах подотчетного лица по форме 0504520
-
Кто заполняет отчет по форме 0504520?
Сотрудники бюджетных организаций, которые были в командировке или совершали закупки за наличные денежные средства.
-
На основании каких документов работник заполняет форму 0504520?
На основании решения о выдаче денег под отчет и подтверждающих расходы документов.
-
Сколько разделов формы необходимо заполнить?
Отчет о расходах состоит из титульного листа и четырех разделов.
-
Для чего нужны третий и четвертый блоки отчета о расходах?
В данных разделах отражают превышение фактически понесенных трат над установленной нормой.
