Большинство расчетов организация осуществляет через расчетный счет юридического лица в банке. Но часто при необходимости осуществлять расчеты по нуждам организации денежные средства выдаются под отчет работнику. Статья описывает учет расчетов с подотчетными лицам.
Оформление выдачи денег под отчет
Порядок выдачи наличных установлен Указанием Банка России № 3210-У. В п. 6.3 для осуществления данной процедуры необходимо:
- иметь распорядительный документ юрлица (ИП) или письменное заявление сотрудника;
- оформить расходный кассовый ордер (РКО) по форме КО-2.
Предлагаем образец заполнения заявления в соответствии с требованиями Порядка.
Деньги выдаются на ограниченный срок, по истечении которого работник должен предоставить авансовый отчет (далее — АО) с приложением документов, подтверждающих расходы. Ограничений такого срока нет. Как правило, его устанавливают в локальном акте.
Приведем пример приказа.
Выдача подотчетных сумм может быть осуществлена на банковскую карту сотрудника и на корпоративную карту организации (Письма № 02-03-10/37209, № 03-11-11/42288), что должно быть предусмотрено локальным актом.
Основанием для перечисления также является заявление работника, содержащее, кроме обязательных сведений (п. 6.3 Порядка), реквизиты банковской карты.
Важно: в платежном поручении в строке «Назначение платежа» необходимо написать: перечисленные средства являются подотчетными («Аванс на хозяйственные нужды»).
Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами
В качестве подотчетного лица может выступать работник, с которым у юрлица заключен трудовой договор или договор гражданско-правового характера (Письмо № 29-Р-Р-6/7859).
Важно: для исключения претензий поверяющих целесообразно закрепить перечень сотрудников в локальном акте организации, а также указывать такую возможность в договорах гражданско-правового характера.
Подотчетные лица в бухучете — это прежде всего счет 71 (Приказ 94н).
В таблице обобщен учет расчетов с подотчетными лицами (кратко) в бухучете:
|
Содержание операции |
Дебет |
Кредит |
|---|---|---|
|
Выдача денег под отчет (наличными, на банковскую карту) |
||
|
Деньги выданы сотруднику |
71 |
50, 51 |
|
Отражение АО |
||
|
Отражены расходы (хозяйственных, командировочных, представительских и др.) |
20, 26, 44 и др. |
71 |
|
Отражены затраты на приобретение материалов, товаров |
10, 41 |
71 |
|
Погашение задолженности перед поставщиком |
60 |
71 |
|
Получение в кассу, на р/счет остатка неизрасходованных подотчетных денег |
||
|
От подотчетного лица получен остаток неизрасходованных денег |
50, 51 |
71 |
|
Выплата работнику перерасхода на основании утвержденного АО |
||
|
Работнику выплачен перерасход по АО |
71 |
50,51 |
|
Удержание из зарплаты аванса, не возвращенного в установленный срок |
||
|
Подотчетные суммы, не возвращенные в установленный срок |
94 |
71 |
|
Удержаны подотчетные суммы из зарплаты |
70 |
94 |
Отчет по полученным суммам
Процедура такова:
- Авансовый отчет об израсходованных суммах необходимо сдать в бухгалтерию для проверки.
- После проверки он утверждается руководителем организации.
- Затем производится окончательный денежный расчет с подотчетником.
При окончательном расчете сотрудник возвращает неизрасходованные деньги, а в случае, если было потрачено больше запланированного, перерасход выплачивается ему, но после утверждения руководством организации.
Форма авансового отчета (АО-1) является унифицированной (Постановление Госкомстата № 55). С 2013 г. она не является обязательной (Закон № 402-ФЗ) и может быть разработана организацией с содержанием обязательных реквизитов первичного документа.
Отчет составляется в одном экземпляре: одну его часть заполняет подотчетный, другую — ответственное лицо предприятия. Также к нему должны быть приложены документы, подтверждающие расходы.
Денежные суммы с сотрудника списываются только после утверждения отчета руководителем.
Неиспользованный остаток аванса сдается в кассу организации по приходному кассовому ордеру, а перерасход выплачивается сотруднику по расходному кассовому ордеру или переводится на зарплатную карту.
В случае принятия решения не удерживать из зарплаты работника выданные на нужды организации суммы, по которым он не предоставил АО, не возвращенные суммы признаются его доходом и облагаются страховыми взносами и НДФЛ.
Итак, выдача сотруднику денежных средств под отчет может осуществляться как наличным, так и безналичным расчетом. Порядок оформления выдачи в любом случае идентичен. Процедура подтверждения использования выданных денег одинакова для обоих случаев. Наиболее частые ошибки при учете расчетов с подотчетными лицами вызваны несоблюдением требований законодательства. Если вы прочли данную статью, вероятность таких нарушений будет нулевой.
