Как оформить возложение обязанностей по вакантной должности

Навигация

Что такое вакантная должность

Чтобы правильно все оформить, кадровикам надо прояснить, что означает «вакантная должность». Это особенно важно, когда, по закону, такие должности работодатель обязан предлагать некоторым работникам до увольнения. К примеру, при сокращении штата (ч. 3 ст. 81 ТК РФ). Закон обязывает сообщать каждый месяц о возникновении таких мест в компании в центры занятости населения (п. 3 ст. 25 закона РФ № 1032-1 от 19.04.1991).

Но четкого понятия вакантной должности или что такое работа без занятия штатной должности в настоящий момент в Трудовом кодексе и иных законодательных актах не существует. Если говорить о происхождении слова, то вакантный — от латинского «пустующий», то есть свободный. Если речь идет о должности, то это означает, что в штатном расписании она предусмотрена, но на конкретный момент это рабочее место свободно, то есть на него не оформлен ни один трудовой договор.

На первый взгляд, все понятно. Но на практике эти места путают с временно пустующими, поэтому возникает путаница. Это касается временно отсутствующих работников, за которыми закрепляют рабочие места. Например, находящихся в отпусках по беременности и уходу за детьми (ст. 81, 256 ТК РФ), в командировках (ст. 167 ТК РФ), на профобучении (ч. 1 ст. 187 ТК РФ) и др.

В таких ситуациях оформлять возложение обязанностей по вакантной должности закон не позволяет. Они не являются вакантными, поскольку на них оформлено трудовое соглашение. И взять другого сотрудника есть возможность только на время, пока постоянный специалист не вернется на свое рабочее место.

Варианты исполнения обязанностей по вакантной должности

Оформить человека временно на такой вакантный пост допустимо разными способами. Какой выбрать, решает руководитель. Вот основные варианты, как назначить временно исполняющим обязанности по вакантной должности, которые предусматривает Трудовой кодекс:

• совмещение должностей (ст. 60.2);
• временный перевод на вакантный пост (ст. 72);
• совместительство — внутреннее и внешнее (ст. 282).

Совмещение предполагает, что специалист выполняет обязанности по вакантной должности наряду с собственной работой, предусмотренной по трудовому договору. Делает он это по основному графику, то есть выполняет две работы одновременно. Но это касается разных постов, которые занимает сотрудник, например, бухгалтер, помимо собственных обязанностей, выполняет временно и обязанности инспектора по кадрам. Или на кассира в магазине возложили и обязанности менеджера по продажам или консультанта. За совмещение начисляют доплату.

Может понадобиться: как написать заявление на совмещение

Но закон не всегда разрешает исполнение обязанности руководителя по вакантной должности в порядке совмещения.

Например, гендиректор не вправе замещать главбуха в кредитной компании (ч. 3 ст. 7 ФЗ № 402 от 06.12.2011). Это касается всех компаний, кроме мелких и средних.

ТК РФ позволяет руководителю работать в порядке совместительства в другой компании, если есть разрешение собственника. Но не получится совместить специальности аудитора и ревизора, если он входит в состав органов по надзору (ч. 2 ст. 276 ТК РФ). Совместительство отличается от предыдущего способа тем, что работать придется не в основное рабочее время, а отдельно, но не больше 4 часов в сутки.

Еще один популярный вариант — временный перевод на новый вакантный пост. Это делается только по согласию с подчиненным. В такой ситуации основную работу выполнять не надо, а только новые обязанности.

В некоторых ситуациях перевод вправе оформить и без согласия сотрудника (ч. 2, 3 ст. 72.2 ТК РФ). Например, при природных катаклизмах, производственных авариях и несчастных случаях, пожарах, эпидемиях, производственной необходимости и др. Но если такая работа угрожает жизни и здоровью сотрудника, он вправе не выполнять ее, даже при чрезвычайных ситуациях (абз. 5 ч. 1 ст. 219, ч. 7 ст. 220 ТК РФ).

Читайте также: как составить приказ о замещении на время больничного

В зависимости от варианта оформления и организаций, срок временного исполнения обязанностей вакантной должности отличается.

Например, период исполнения обязанностей в порядке совмещения устанавливает руководитель компании, но только если работник дал письменное согласие (ч. 3 ст. 60.2 ТК РФ). Если сотрудника на вакантное рабочее место назначили переводом, то на этом посту человек вправе работать максимум 1 год (ч. 1 ст. 72.2). Но закон не ставит лимиты на количество таких процедур.

А вот, например, максимальный суммарный период, на который вправе назначить исполнять функции по вакантной должности в органах МВД, не превышает полугода в течение года. Непрерывный срок замены, пока постоянный работник не приступил к выполнению обязанностей, — максимум 4 месяца (п. 3 и 3 ст. 31 ФЗ № 342 от 30.11.2011).

Оформление исполнения обязанностей по вакантной должности

Чтобы избежать проблем с проверяющими органами, надо все правильно оформить. Правила несколько отличаются, в зависимости от способа оформления. Но основное правило — договориться с сотрудником, на которого пал выбор руководства, и получить его письменное согласие. Вот пошаговая инструкция при совмещении:

Шаг 1. Сначала надо взять согласие с подчиненного в письменной форме. Для этого оформите официальное предложение к работнику о том, что хотите назначить его на свободную должность. Чаще всего предложение оформляют в виде служебной записки. В ней есть возможность оставить строку, где сотрудник отметит, согласен он с предлагаемым возложением дополнительных обязанностей или нет.

Шаг 2. Заключите дополнительное соглашение к текущему трудовому соглашению. В нем пропишите основные условия работы, возлагаемые задачи, объем, период действия, сумму доплаты.

Шаг 3. Издайте приказ о совмещении. Если составляете в произвольной форме, то укажите все необходимые реквизиты:

• сведения о работнике (Ф.И.О. и должность);
• вариант возложения обязанностей (совмещение);
• причина (увольнение, командировка и др.);
• период возложения дополнительных обязанностей;
• функции и объем деятельности;
• сумма доплаты.

Посмотрите, как составить приказ о совмещении должностей в произвольной форме:

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

Оформление возложения обязанностей на время вакантной должности в виде перевода практически аналогично:

1. Получите согласие у работника на перевод.
2. Подпишите допсоглашение.
3. Издайте приказ о переводе.

Если переводят человека на новый пост из-за производственной необходимости, то пункт с оформлением согласия опускаем и издаем сразу распоряжение. Еще в 2004 году постановлением Госкомстата утвержден унифицированный бланк по форме Т-5. Он не обязательный, но для удобства вы вправе его использовать.

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

Доплата за исполнение обязанностей по вакантной должности

За совмещение необходимо начислять доплату. Условия прописывают в ЛНА компании, например, положении об оплате труда или коллективном договоре. Сумму определяют по соглашению сторон. Для этого учитывают условия дополнительных функций или объем работы (ст. 151 ТК РФ). Доплату за день в среднем рассчитывают с учетом оклада за месяц по новой деятельности.

Но выплатят только за те дни, когда человек выполнял обязанности в порядке совмещения по вакантной должности. Если он совмещает несколько профессий, ведите отдельный учет рабочего времени. В табеле надо указывать специальным кодом те часы, когда трудящийся выполнял двойную нагрузку.

Если речь идет о доплате совместителю, то ее установят, исходя из времени, которое он отработал, или с учетом других условий. Конкретную сумму надо указать в допсоглашении к ТД. Если замещающего сотрудника перевели на другую работу, то ему платят оклад согласно штатному расписанию на новом рабочем месте.

Может пригодиться: порядок внесения изменений в должностную инструкцию работника