Расчет доплаты за замещение временно отсутствующего работника

Суть проблемы

Обеспеченность кадровыми ресурсами — проблема всех сфер деятельности. Мало того, что найти достойного специалиста сложно, так еще и основной работник может отсутствовать продолжительное время. Например, летом, когда наступает горячая пора отпусков, на предприятии начинаются повальные каникулы и ведение деятельности затрудняется. К тому же любой работник может заболеть. Хорошо, если простуда закончится через одну-две недели. Но ведь ситуации бывают разные.

Причин для отсутствия сотрудников на рабочих местах масса. Но деятельность компании не должна страдать. Следовательно, работодателю важно позаботиться о выполнении обязанностей отсутствующих. Самовольно возложить обязанности на подчиненного недостаточно, требуется оплатить труд сверх нормы.

Категории замещений

В деятельности российских организаций чаще всего используют три способа:

1. Оформляется временный перевод специалиста на другую работу. При этом свои прямые обязанности работник выполнять не будет. В его обязанности будет входить труд по новому месту работы. Например, на время отпуска начальника отдела контроля качества на его должность переведен один из специалистов. Специалисту будет назначена доплата за замещение на время отпуска начальника.
2. Временное совмещение должностей или профессий. При этом в течение рабочего времени сотрудник будет выполнять свои прежние обязанности и вмененные. Например, бухгалтер по расчету заработной платы будет совмещать должность кассира на период болезни основного работника.
3. Расширение зон обслуживания или увеличения объема работ. Работник обязуется выполнять в течение трудового дня обязанности, соответствующие его основной должности, но в значительно большем объеме. Например, в штате организации три кадровика. На время отпуска одного кадрового работника его обязанности можно разделить на двоих оставшихся специалистов.

При этом каждый вариант важно правильно оформить и оплатить.

Оплата труда и оформление временного перевода

Временный перевод на другую должность оформляют в том случае, если оплата труда по замещаемой работе выше. Способ популярен при замещении руководящих должностей. При переводе на вышеоплачиваемую должность назначают оклад по новой должности. Неправомерно указывать в кадровой документации формулировку «с доплатой разницы между окладами» и аналогичные фразы.

К примеру, кадровик получает оклад 30 000 рублей. А начальник отдела кадров — 50 000 рублей. Следовательно, при переводе на позицию начальника отдела кадров простому кадровику назначат оклад в 50 000 рублей.

Но подчиненного могут перевести на должность, оплачиваемую ниже, чем по основному месту работы. Тогда учтите, что при временном переводе на другую должность уровень оплаты труда не может быть ниже, чем средняя заработная плата по основному месту (ст. 182 ТК РФ).

При оформлении перевода подготовьте следующие кадровые документы:

1. Дополнительное соглашение к трудовому договору. Без согласия работника перевод невозможен. В допсоглашении необходимо обозначить условия оплаты. Сумма определяется по соглашению сторон, но она не может быть ниже, чем средняя зарплата по основной должности.
2. Приказ о временном переводе по форме № Т-5.
3. Должностные инструкции и обязанности по новой должности. Допустимо прописать обязанности в дополнительном соглашении на временный перевод.

Пригодится: как оформить приказ о возложении обязанностей

Образец приказа

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

Образец дополнительного соглашения

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

Совмещение профессий и увеличение объема работ

Если работодатель решил увеличить объем работ или возложить обязанности по замещению другой должности на подчиненного, то необходимо выполнить три обязательных действия.

1. Предложить дополнительную работу и получить письменное согласие работника. Без официального согласия заставить сотрудника трудиться дополнительно нельзя. Но есть исключения. Если в трудовом договоре предусмотрена возможность замещения, то специального разрешения те требуется.

Образец предложения дополнительной работы

2. Договориться с размером оплаты. Трудовое законодательство не предусматривает ограничений по оплате замещений. Нет ни минимального, ни максимального уровня оплаты. Объем доплаты устанавливается по договоренности.

3. Оформить кадровые и распорядительные документы. Так как объем работы и оплата труда — это существенные условия трудовых взаимоотношений, необходимо закрепить изменения. Подготовьте дополнительное соглашение к трудовому договору. А также приказ о возложении обязанностей.

Образец приказа о совмещении должностей

Образец приказа на расширение зон обслуживания

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

О размере доплат за замещение

Объем доплаты не ограничен. Конкретная сумма устанавливается по договоренности между работодателем и подчиненным-исполнителем. Допустимо установить доплату за замещение в процентном отношении к должностному окладу. Либо закрепить надбавку в абсолютной величине — фиксированной суммой.

Пример № 1. Доплата в процентном соотношении.

В маленькой фирме директор может замещать кадры, доплата за совмещение устанавливается самим руководителем. В приказе на замещение установлена доплата в размере 10 % от должностного оклада директора за полностью отработанный месяц. Оклад — 50 000 рублей. Месяц отработан полностью.

Расчет: 50 000 × 10 % = 5000 рублей — размер доплаты за замещение обязанностей кадровика.

Пример № 2. Доплата в фиксированной сумме.

Бухгалтеру установлена надбавка в сумме 10 000 рублей за полностью отработанный месяц. За 15 дней из 21 рабочего дня сумма доплаты за замещение составит:

10 000 / 21 × 15 = 7142,86 рублей.

• Иван Борисович
  2023-09-22 11:20:17
  Как учитывать льготу по НДФЛ и страхвзносам при расчете доплаты?
• Ольга С.
  2023-09-23 07:00:16
  При замещении нескольких сотрудников сразу, доплаты суммируются или нет?
• Алексей
  2023-09-25 15:30:17
  На какие документы ссылаться если отказывают в выплате доплаты за замещение? При отказе куда обращаться за защитой своих прав?
• Татьяна В.
  2023-09-26 08:40:18
  Вы пишите что доплата устанавливается по договоренности. Какими документами и как должна быть узаконена сумма доплаты если она выше чем установлена в целом по компании?
• Игорь, Дмитриевич
  2023-09-27 12:30:18
  Как считать доплату, если сотрудник замещает не полный рабочий день, а только несколько часов.
• Дмитро
  2023-09-27 13:10:18
  а какие документы надо оформить для назначения выплаты доплаты сотрудникам?
• Вера Климентьева
  2023-09-28 07:30:18
  Вы говорите что нужно подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору. Но как быть, если сотрудник отказывается подписывать это соглашение? Есть ли законные способы принудить подписать допсоглашение.
• Лидия Иванова
  2023-09-28 07:32:32
  Ольга С., Конечно
• Лидия Иванова
  2023-09-28 07:33:05
  Алексей, За защитой нарушенных трудовых прав всегда обращаться в трудовую инспекцию.
• Лидия Иванова
  2023-09-28 07:33:26
  Игорь, Дмитриевич, Пропорционально
• Лидия Иванова
  2023-09-28 07:33:48
  Дмитро, В статье все это уже написано, перечитайте
• Лидия Иванова
  2023-09-28 07:34:29
  Вера Климентьева, Если человек отказывается подписать допсоглашение к трудовому договору о замещении, то он отказывается и от замещения. Принудить - никак. Только договариваться
• Сергей А.
  2023-09-29 09:50:18
  У вас сказано что доплата может быть в процентном соотношении или фиксированной суммой. Возможно ли сделать доплату в натуральной форме, например, обедами или транспортом? И если да, то как она должна отражаться в бухгалтерском и налоговом учетах?
• Мария И.
  2023-09-30 13:00:19
  Кто должен оформлять документы на доплату, если в у нас нет по штату кадровика? Можем ли это поручить Может ли это сделать сам работник?
• Елена П.
  2023-10-02 06:40:19
  В статье сказано, что доплата устанавливается по договоренности. Но что если работодатель устанавливает слишком низкую доплату, которая не соответствует объему работы? Как доказать, что объем задач которые получает работник запредельный и их невозможно выполнить за разумное время. Как задокументировать все и куда обращаться за защитой своих прав?
• Лидия Иванова
  2023-10-02 15:08:25
  Елена П., Работник не раб, это главное. Поэтому если не устраивает его доплата, то можно отказаться от этой работы.
• Лидия Иванова
  2023-10-02 15:08:33
  Мария И., Бухгалтер
• Андрей Евгеньевич
  2023-10-05 11:20:20
  В статье упоминается статья 182 ТК РФ, но не уточняется, какие именно права и обязанности регулирует эта статья. Это может ввести в заблуждение читателей, которые не знакомы с Трудовым кодексом. Стоило бы дать более подробную информацию для полноты картины.