Важно
Минтруд ужесточит правила предоставления квоты на иностранцев 
УКД используют, когда нужно зафиксировать изменения после отгрузки: возврат товаров, изменение цены, претензии по количеству. В моей практике такие ситуации возникают регулярно, с УКД приходится работать постоянно. Расскажу, когда без УКД не обойтись и как его правильно заполнить. Для наглядности покажу примеры.
Навигация
Коротко о главном: 5 пунктов
Что такое УКД — универсальный корректировочный документ
УКД — универсальный документ, которым оформляют изменения после отгрузки. Его надо заполнять, когда стороны договорились изменить условия сделки, и это необходимо зафиксировать документально.
Универсальный корректировочный документ подтверждает, что:
- стороны согласовали изменения;
- изменения относятся к конкретной отгрузке;
- корректировка отражена в учете.
Как связан УКД со счетом-фактурой
УКД изначально задуман как универсальный документ. Он совмещает в себе корректировочный счет-фактуру и соглашение или уведомление, которыми подтверждается изменение условий сделки. Часть, которая выполняет функцию счета-фактуры, выделена в форме — это блок в «жирной рамке». Конкретно по нему определяют показатели для расчета НДС. По сути, у продавца есть выбор: заполнить один универсальный бланк либо использовать корректировочный счет-фактуру и отдельное соглашение или уведомление.
Может пригодиться: как заполнить корректировочный счет-фактуру
Оба варианта равнозначны. УКД просто позволяет сократить документооборот и не дублировать информацию в разных формах.
Как именно используется универсальный бланк — ясно из его статуса документа:
- Статус 1 — форма используется как корректировочный счет-фактура и соглашение. В этом случае он обязан содержать все обязательные реквизиты в жирной рамке, а отдельную фактуру не оформляют.
- Статус 2 — форма применяется только как соглашение/уведомление, без целей НДС. Тогда корректировочный счет-фактуру надо выставить отдельно.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, можно ли при возврате товара выставить корректировочный счет-фактуру, если при его продаже выставлялся УПД, и, наоборот, выставлять УКД вместо счета-фактуры и накладной. Используйте эти инструкции бесплатно.
В каких случаях оформляют УКД
Корректировочный документ оформляют для изменения цены, количества и как итог — общей стоимости товаров, работ или услуг.
В своей работе я использую такую шпаргалку:
| Заполняем УКД по изменениям в товарах, работах, услугах | Заполняем исправленный СФ для исправления ошибок |
|---|---|
|
|
По какой форме его заполняют и отправляют
Печатный бланк УКД имеет только рекомендованную форму, ФНС привела ее в Письме от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@. Налоговики не поддерживают актуальность рекомендованной печатной формы. Бланк необходимо дорабатывать самостоятельно при каждом обновлении законодательства. Проще всего пользоваться формой учетной программы, главное — регулярно подкачивать обновления.
Если решили доработать бланк самостоятельно, то сохраните обязательные реквизиты:
- корректировочного счета-фактуры — по правилам, утвержденным постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137;
- первичного документа — по статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Универсальный корректировочный документ можно составить:
- на бумаге и передать клиенту лично, почтой, курьером;
- в электронном виде и переслать через ЭДО.
С 19 апреля 2026 года действует новый электронный формат, утвержденный Приказом ФНС от 19.01.2026 № ЕД-1-26/29@. Чтобы правильно оформлять УКД, обновите учетную программу, если еще этого не сделали.
Полезно: как оформить возврат товара поставщику в 1С
Как заполнять УКД
Оформлять корректировку обязан продавец, но покупатель тоже заполняет свою часть.
Покупателю
Как покупателю оформлять свою часть — зависит от основания корректировки, а оно зависит от текста договора:
Ситуация 1
В соответствии с договором поставщик обязан оформлять строку «Предлагаю изменить стоимость», тогда покупатель должен оформлять согласование. Для этого он:
- подтверждает согласие в строке «С изменением стоимости согласен»;
- указывает ответственных лиц;
- подписывает документ.
Образец подписи УКД со стороны покупателя
Ситуация 2
Продавец обязан оформлять строку «Уведомляю об изменении стоимости». Поскольку от клиента согласия не требуется, ему не надо оформлять согласование, достаточно поставить дату, подпись и свои реквизиты.
Образец подписи УКД покупателем, когда согласование не требуется
Кроме того, клиент обязан оформлять изменения в учете:
- оформлять записи в книге:
- покупок (увеличение стоимости);
- продаж (уменьшение стоимости);
- корректировать вычет по НДС:
- принимать к вычету разницу — при увеличении входного НДС;
- восстанавливать налог — при уменьшении входного налога.
Читайте: как вести книги покупок и продаж
Продавцу
Продавец заполняет УКД на основании первичного документа по отгрузке и тех изменений, которые стороны согласовали после нее. Что оформлять в строках:
- о самом УКД:
- статус – 1 (корректировочный счет-фактура + первичный документ) или 2 (только соглашение/уведомление);
- стр. 1 – номер самого УКД;
- стр. 1б – номер исходной фактуры, по которой проводили отгрузку;
- стр. 4 – наименование и код валюты;
- стр. 5 – номер госконтракта (при наличии);
- о поставщике:
- стр. 2 – название юрлица или ФИО предпринимателя;
- стр. 2а – адрес;
- стр. 2б – ИНН, КПП;
- о покупателе:
- стр. 3 – наименование/ФИО;
- стр. 3а – адрес;
- стр. 3б – ИНН, КПП.
Что оформлять в графах таблицы:
- о товаре:
- гр. А – код (при наличии);
- гр. 1 – порядковый номер;
- гр. 2 – наименование (так же, как в фактуре на отгрузку);
- гр. 1в – код вида (при наличии);
- гр. 2, 2а – код и название единицы измерения;
- о количестве — гр. 3:
- первая строка – исходный показатель;
- вторая – новый показатель;
- о цене – гр. 4:
- первая строка – исходный показатель;
- вторая – новый показатель;
- о стоимости – гр. 5 и 9:
- первая строка – исходный показатель;
- вторая – новый показатель;
- о налогах – гр. 6 и 7:
- первая строка – исходный показатель;
- вторая – новый показатель.
Далее надо определить результат налога и стоимости. Корректировочный документ может их снизить или повысить, в зависимости от этого выбираем одну из двух итоговых строк.
По опыту знаю, что на первый взгляд документ выглядит слишком громоздко и пугает обилием строк. Более того, когда речь идет о корректировке прослеживаемых товаров — в документе добавляются еще и графы 12–14. Но поскольку для непрослеживаемых товаров в корректировочных счетах-фактурах эти графы разрешено не формировать, то и в УКД по непрослеживаемым товарам без них можете обойтись. Чтобы было проще разобраться в заполнении, покажу два примера из практики:
Пример: как оформлять УКД при изменении количества товара
Образец УКД при изменении количества товара
Пример: как оформлять УКД при изменении цены товара
Образец УКД при изменении цены
Универсальный корректировочный документ: частые вопросы
-
Что такое УКД?
Это документ, которым оформляют согласованные изменения в товарах, работах, услугах после отгрузки. Он подтверждает, что показатели по сделке изменились, и служит основанием для отражения корректировок в учете.
-
Как УКД связан со счетом-фактурой?
Он может заменить корректировочный счет-фактуру и первичный документ. Если указан статус 1 — это и есть корректировочный счет-фактура, совмещенный с первичкой. При статусе 2 оформляют отдельную фактуру, если поставщик является плательщиком НДС.
-
В каких случаях оформляют?
Когда после отгрузки меняются условия сделки: цена, количество, стоимость или покупатель возвращает товар. Для исправления ошибок УКД не применяют.
-
По какой форме заполнять?
По рекомендованной форме ФНС. Бланк можете дорабатывать, но надо сохранить обязательные реквизиты счета-фактуры и первичного документа.
-
Как заполнять покупателю и продавцу?
Продавец оформляет документ и отражает изменения в показателях. Покупатель либо согласует корректировку, либо принимает ее к учету в зависимости от условий договора.
