Как оформить книги покупок и продаж

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

1. Книги покупок и продаж нужны плательщикам НДС для учёта счетов‑фактур и права на вычет.
2. В 2026 году формы обновили.
3. Заполняют строки по каждому счёту‑фактуре в хронологическом порядке.
4. Ошибки до конца квартала исправляют отрицательной записью и новой правильной строкой, после — в дополнительном листе и уточнённой декларации.
5. Книги хранят минимум 4 года. Электронные файлы подписывают усиленной ЭЦП, бумажные сшивают и нумеруют.

Кому и зачем нужны книги покупок и продаж

Регистрацию покупок должны вести плательщики НДС, выбравшие общие ставки налога. В книге фиксируют счета-фактуры и другие документы, подтверждающие право на вычет НДС.

Может пригодиться: как правильно заполнить счет-фактуру

Регистрацию продаж ведут и плательщики НДС, использующие сниженные ставки, а также те, кто освобожден от уплаты налога, если организация:

• является участником простого или инвестиционного товарищества, которое ведет общий учет;
• выступает в качестве концессионера либо доверительного управляющего имуществом;
• считается налоговым агентом по НДС.

Узнайте, как применять пониженные ставки НДС 5 и 7% и как указывать их в чеках

Какие бланки книг покупок и продаж использовать

Учет покупок и продаж осуществляется по обязательным формам, установленным постановлением Правительства РФ № 1137 от 26.12.2011, в электронном или бумажном варианте. Поскольку с 1 января 2026 г. появилась новая ставка НДС (22 %), но власти не успели вовремя обновить формы, в первом квартале года следует использовать бланки, рекомендуемые ФНС в Письме от 26.12.2025 № СД-4-3/11730@. Начиная со 2-го квартала 2026 г., когда вступает в силу постановление Правительства РФ от 23.01.2026 № 26, использовать следует утвержденные НПА новые формы книг продаж и покупок, а также дополнительных листов к ним.

Что изменилось в книгах покупок и продаж с 1 января 2026 года

Если разбираться, из чего состоит книга покупок и книга продаж, то это будут большие таблицы, в которые вписывают сведения о:

• виде операции;
• покупателе и продавце;
• счете-фактуре, таможенной декларации, платежном поручении;
• суммах продаж (покупок) и НДС.

По сравнению с ранее действовавшими формами в новых бланках появились графы:

• в книге покупок — 7а для отражения покупок в счет ранее полученной оплаты;
• в регистре продаж — 11а для фиксации продаж, по которым ранее поступил аванс (данные из новой строки 5б счета-фактуры).

Помимо этого, в книге продаж предусмотрены различные графы для указания ставки НДС. Столбцы с номерами 14 и 17 — для НДС 22 %, 14а и 17а — 20 или 18 %.

Правила заполнения книги продаж

Как требуют правила ведения и заполнения книги покупок и продаж, на первом листе налогоплательщик указывает наименование, ИНН, КПП и отчетный период. В табличной части необходимо в хронологическом порядке регистрировать документы, на основании которых начисляется НДС.

Особенности составления табличной части:

1. Код вида операции (гр. 2) выбирается из перечня к приказу ФНС №ММВ-7-3/136@ от 14.03.2016. Самые часто применяемые коды: отгрузка — 01, предоплата за товар — 02.
2. Номер и дата счета-фактуры, название покупателя, его ИНН и КПП записываются на основании счета-фактуры — исходного или корректировочного.
3. При регистрации счета-фактуры с исправлением номер и дата исправления записываются в 4-м или 6-м столбцах (для корректировочного счета-фактуры).
4. Графа 3а «Код вида товара» понадобится только в том случае, если товары вывозятся на территорию государств ЕАЭС. Код указывают в соответствии с единой товарной номенклатурой внешнеэкономической деятельности союза.
5. Для отражения реализации товаров или услуг через посредника (комиссионера, агента) заполняются графы 9 и 10.
6. Номер и дата платежного поручения (гр. 11) заполняются, только когда оплата счета-фактуры — это основание для начисления НДС. Например, при выставлении ее налоговым агентом согласно п. 2, 3 ст. 161 НК РФ.
7. В графе 11а вписывают номер и дату счета-фактуры продавца, ранее выставленного при получении оплаты.
8. В графе 12 указываются название и код валюты. Заполнение предусмотрено только в отношении отгрузок в иностранной валюте.
9. Стоимость реализации или величина полученного аванса, включая НДС, отражается в графе 13а (для операции в валюте) или 13б (для операции в рублях). Сумму продажи без учета НДС надо показать в столбцах 14, 14а, 15, 15а, 15б или 16 в зависимости от применяемой ставки (22, 20, 18, 10, 7, 5 или 0 %). При получении аванса эти поля остаются незаполненными. Сумму налога показывают в графах 17, 17а, 18, 18а, 18б — тоже в зависимости от ставки. Когда регистрируют корректировочный счет-фактуру, указывают увеличение стоимости товаров (работ или услуг) и увеличение суммы НДС.
10. Если организация или предприниматель применяет освобождение от НДС по статье 145 НК РФ, то сумму продаж показывают в столбце 19.

Книгу регистраций продаж подписывает руководитель организации или иное лицо, наделенное полномочиями.

Покажем пример, как оформить книгу продаж для налоговой в 2026 году, используя следующие исходные данные:

Продавец: ООО «PPT.ru». Идентификационный номер и код причины постановки на учет налогоплательщика-продавца: 7727098760/772701001. Период учета продаж — 1-й квартал 2026 года (с 01.01 по 31.03.2026). Предположим, за это время компания заключила два договора на поставку товаров:

1. На сумму 1 220 000 руб. (в том числе НДС 220 000 руб.) с ООО «Клиент 1». Товар отгрузили 13 января 2026 г. В этот же день ООО «PPT.ru» выставило счет-фактуру № 1 и зарегистрировало его в книге проведенных продаж.
2. На сумму 1 500 600 руб. (в том числе НДС 270 600 руб.) с ООО «Клиент 2». Отгрузка товара произведена 30 января 2026 г. ООО «PPT.ru» выставило счет-фактуру № 2 и зарегистрировало его в книге осуществленных продаж. Товар относится к прослеживаемым.

Так заполняют книгу продаж в первом квартале 2026 года по рекомендованной ФНС форме

Порядок заполнения книги покупок

При заполнении регистрируются счета-фактуры на покупку товаров, работ или услуг и другие документы, дающие право на налоговый вычет: к примеру, таможенные декларации на покупку товара, импортируемого в Россию. Записывать документы о покупке следует по мере получения этого права. По счетам-фактурам, оформленным с нарушениями, вычет применять запрещено.

Технически алгоритм, как вести книгу покупок и книгу продаж, совпадает: заполнение происходит аналогично, только при регистрации покупок используются данные входящих счетов-фактур. За каждый квартал подводится итог значений по столбцу 15, который используется в декларации по налогу на добавленную стоимость.

Покажем пример, как заполнять книгу регистрации покупок.

• авансовый счет-фактуру № 12/АВ от 28.01.2026 от ООО «Партнер 1». Аванс в сумме 244 000 руб. в счет поставки товаров, облагаемых НДС по ставке 22 %, ООО «PPT.ru» перечислило платежным поручением № 15 от 28.01.2026;
• свой счет-фактуру на аванс № 6/АВ от 17.02.2026 после отгрузки товаров покупателю. Аванс поступил от ООО «Партнер 2» в размере 122 000 руб. в счет поставки товаров, облагаемых НДС по ставке 22 %. В связи с отгрузкой ООО «PPT.ru» выставило счет-фактуру № 15 от 27.02.2026;
• счет-фактуру № 18 от 26.03.2026 на отгрузку товаров, подлежащих прослеживаемости, от ООО «Партнер 3» на сумму 1 098 000 руб., в том числе НДС — 198 000 руб. Товары приняты к учету 26.03.2026.

Это пример, как заполнить книгу покупок в первом квартале 2026 года по рекомендованной ФНС форме

Как исправить ошибки в книгах покупок и продаж

Если налогоплательщик обнаружил, что данные счетов-фактур отражены неверно, то следует внести исправления. Есть два варианта:

1. Если ошибка найдена до окончания квартала, то неправильную запись надо отразить с отрицательными значениями. Потом снова зарегистрировать счет-фактуру с правильными показателями.
2. Если ошибка допущена в прошедшем квартале и декларация по НДС уже сдана, то надо выполнить действия, описанные в первом способе, но уже в дополнительном листе. После этого необходимо сдать уточненную декларацию. Формы дополнительных листов пока нигде не представлены, их утвердят одновременно с шаблонами книг покупок и продаж позже.

Надо знать: что будет, если не указать единицу измерения в счете-фактуре

Как и сколько хранить книги покупок и продаж

Книги покупок и продаж в электронном виде хранят по формату, утв. Приказом ФНС России от 08.06.2021 № ЕД-7-26/547@. Распечатывать и подписывать их не надо. Но если налоговики запросят документы, то необходимо подписать их усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя или уполномоченного лица.

Бумажную книгу продаж или покупок сшивают, нумеруют страницы, подписывают у руководителя.

На заметку: как пронумеровать и прошнуровать документ

И бумажные, и электронные журналы регистрации продаж и покупок хранят минимум 4 года после даты внесения последней записи. Если имелись дополнительные листы в квартале, то их хранят вместе с книгами не менее 4 лет с даты внесения последней записи.

Ответственность за нарушения и ошибки в книге продаж или книге покупок

Я часто слежу за различными судебными решениями, в том числе связанными с нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. Налоговики предлагают, и судьи с ними соглашаются, что за такие «проступки» бизнес следует привлекать к ответственности по ст. 120 НК РФ.

По этой статье за несвоевременную регистрацию счетов-фактур в книгах продаж (покупок), если это не привело к занижению суммы НДС, подлежащей уплате в бюджет, наказание составляет 10 000 руб. (п. 1) или 30 000 руб. (п. 2).

Если допущенные неточности повлекли занижение налоговой базы, то штраф станет выше — 20 % от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.

Штраф в размере 30 000 руб. (п. 2 ст. 120 НК РФ) суды часто «выписывают» субъектам малого предпринимательства, которые не ведут регистры бухучета, не имея на то законных оснований.

Часто задаваемые вопросы о книгах покупок и продаж