Учебный отпуск: кому положен и порядок предоставления

Навигация

Что такое учебный отпуск

Это отпуск, который работодатель предоставляет сотруднику, совмещающему работу с учебой. Его предоставляют для решения ученических вопросов:

• сдачи сессии;
• прохождения аттестации;
• для подготовки и защиты выпускной квалификационной работы;
• для вступительных экзаменов.

Не стоит путать учебный (УО) и академический отпуск. Академический предоставляет не работодатель, а вуз для временного освобождения студента от учебы.

Например, Пэпэтэшин Петр Петрович работает слесарем в ООО «Ppt.ru». Он поступил в вуз на факультет экономики на заочное отделение. Работодатель обязан предоставить Петру Петровичу УО на основании справки-вызова. Аргумент работодателя о несоответствии программы подготовки фактической профессии несостоятелен. Для предоставления УО не имеет значения форма обучения — платная или бюджетная.

Условия предоставления учебного отпуска работнику

Условия предоставления работнику УО указаны в ст. 173 ТК РФ:

• предоставляют по основному месту работы;
• получение высшего образование впервые, исключение — если второе и последующее образование работник получает по инициативе работодателя;
• вуз имеет государственную аккредитацию.

Локальным нормативным актом или коллективным договором работодатель вправе дополнить условия предоставления УО (ухудшать положение работника нельзя):

• предоставить УО для получения средне-специального образования;
• не ограничивать количество УО;
• предоставить УО для прохождения курсов повышения квалификации и пр.

Его предоставляют в календарных днях без продления на праздничные.

Например, Пэпэтэшин Петр Петрович ушел в ежегодный оплачиваемый отпуск с 06.11.2023 по 19.11.2023 — на 14 дней. Поскольку 6 ноября — праздничный день, он не включается в дни отдыха. Петр Петрович будет отдыхать 15 дней и выйдет на работу 21.11.2023. Если на эти даты предоставляют УО, на работу нужно выходить 20 ноября.

Работодатель не вправе:

• отказать в учебном отпуске;
• перенести по собственной инициативе;
• заменить его денежной компенсацией.

Учитывайте, что:

• учебный отпуск не лишает работника права на ежегодный отпуск;
• он не должен совпадать с другими отпусками, в случае совпадения текущий отпуск прерывают на период учебного.

Документы, необходимые для оформления учебного отпуска

Для оформления УО потребуются:

1. Справка-вызов из вуза (ст. 177 ТК РФ). Ее оформляет учебное заведение по форме, утв. Приказом Министерства образования и науки РФ от 19.12.2013 № 1368. В справке указывают наименование учебного заведения, Ф.И.О. студента (работника), причину вызова и даты. Ее подписывает руководитель вуза или иные должностные лица (декан, ректор и пр.). После прохождения учебных мероприятий на отрывной части справки представитель вуза делает отметку о нахождении студента в учебной организации. Эту часть справки передают работодателю после УО.

Бланк справки-вызова:

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

2. Заявление о предоставлении УО. Его пишут в свободной форме или по шаблону работодателя. В заявлении указывают:

• Ф.И.О. сотрудника и должность;
• даты отсутствия.

Заявление вместе со справкой-вызовом передают работодателю через руководителя, отдел кадров или секретаря. Чтобы зафиксировать передачу документов, составляйте заявление в двух экземплярах, на одном из них попросите поставить отметку о приеме или входящий номер.

Образец заявления:

Подробнее: как написать заявление на учебный отпуск

3. Приказ о предоставлении УО. Документ оформляет работодатель. В приказе указывают:

• Ф.И.О. сотрудника;
• должность;
• даты отсутствия;
• основание (заявление и справка-вызов).

Приказ оформляют по унифицированной форме или по шаблону работодателя.

Приказ подписывает работодатель и работник. Экземпляр приказа работнику выдавать не обязательно.

Образец приказа:

Подробнее: как оформить приказ о предоставлении учебного отпуска

Порядок оформления учебного отпуска работнику

Алгоритм оформления выглядит так:

Шаг 1. Работник запрашивает в деканате справку-вызов. Оригинал справки с печатью вуза передают работодателю вместе с заявлением на УО. Закон не закрепил срок, в течение которого сотруднику необходимо предоставить документы для УО. Рекомендуем извещать работодателя и предоставлять документы заблаговременно, как только известны даты учебных мероприятий.

Если работодатель отказывается принимать заявление, направьте его вместе со справкой-вызовом заказным письмом с уведомлением о вручении. Эти документы подтверждают право на УО и не требуют разрешения работодателя (решение Абаканского городского суда от 17.07.2020 № 2-3370/2020). Проверьте, что высшее образование получаете впервые, иначе самовольный уход в УО расценят как прогул (решение Центрального районного суда Волгограда от 30.01.2020 № 2-855/2020).

Шаг 2. Работодатель издает приказ. На основании приказа бухгалтер перечисляет сотруднику отпускные, если законом предусмотрена оплата за дни отсутствия.

Шаг 3. После прохождения учебных мероприятий в деканате ставят отметку на отрывной части справки-вызова, которую передают работодателю.

На заметку: как отразить учебный отпуск в табеле учета рабочего времени

Правила оплаты учебного отпуска

Правила оплаты закрепляет ст. 173 ТК РФ. Оплачиваемые и не оплачиваемые УО собрали в таблицу:

Оплата осуществляется по среднему заработку. Средняя зарплата (СЗ) — годовой доход сотрудника, разделенный на двенадцать месяцев.

Пример расчета.

Пэпэтэшин Петр Петрович работает 5/2, его зарплата — 39 000 рублей. С 1 декабря по 10 декабря у него сессия в институте. Расчетный период — с 01.12.2023 по 10.12.2023.

За год Петр Петрович отработал 247 дней. За это время ему выплатили 468 000 рублей.

Средний дневной заработок: 468 000 рублей / 247 дня = 1894,7 рубля.

Отпускные к выплате: 1894,7 рубля × 10 дней = 18 947 рублей.

В бухучете выплаты отражают так:

• Дт 20 (25, 26, 44...) Кт 70 — оплата учебного отпуска;
• Дт 20 (25, 26, 44...) Кт 69 — страховые взносы;
• Дт 70 Кт 68 — НДФЛ с отпуска.

Подробнее: как оплачивается учебный отпуск

Длительность учебного отпуска

Продолжительность зависит от формы обучения и вида аттестации (ст. 173 ТК РФ):