Приказ на ответственного за ведение журнала учета — это распоряжение руководителя о назначении сотрудника, который контролирует оформление и заполнение книги, в которой регистрируют события или документы.
Всегда ли нужно издавать
Распоряжение издают только в том случае, если ведение учетных журналов не входит в обязанности сотрудника. Если в раздел «Обязанности работника» трудового договора включен пункт о ведении журналов учета, то оформлять отдельное распоряжение нет необходимости. Если же такого условия нет, то составляйте указ и назначайте доплату за ведение учетных регистров.
Кто его готовит
Любое распоряжение в учреждении готовит ответственный сотрудник (секретарь, делопроизводитель) от имени руководства организации. После составления документ передают на подпись руководителю.
Содержание документа
Унифицированной формы не существует, составляйте документ исходя из локальных потребностей. Но есть общие правила:
- Оформляйте на фирменном бланке организации.
- В шапке укажите название документа и его реквизиты (место составления, номер, дату).
- Опишите основание — в связи с чем руководитель распорядился об изменениях в работе учреждения. Сошлитесь на действующие нормативно-правовые акты.
- Изложите суть указа. Назначьте сотрудника, которые отвечает за заполнение.
- Подпишите документ. Распоряжение заверяет руководитель, а подпись, подтверждающую ознакомление, ставят все сотрудники, назначенные ответственными лицами.
Приказ составляется в единственном экземпляре. Печать ставится, только если в учреждении пользуются официальным штампом.
При составлении ориентируйтесь на такой образец:
|
Наименование организации
ПРИКАЗ № ____
О назначении ответственного за ведение журналов учета
В связи с необходимостью наладить порядок заполнения, регистрацию и хранение, журналов учета, приказываю:
Руководитель: ___________________ /__________________/
С приказом ознакомлены: ___________________ /___________________/ ___________________ /___________________/ |
Где и сколько хранят
Распоряжение хранится вместе с остальными указами по основной деятельности, его подшивают и регистрируют в книге приказов текущего периода. Затем все указы по основной деятельности передают в архив. Такая документация хранится в организации постоянно (п. 19 приказа Росархива №236 от 20.12.2019).
Как вносят изменения
Все изменения в действующие распоряжения вносятся новым приказом. Правила внесения изменений аналогичны: управленцы принимают решение о корректировке, ответственный сотрудник готовит, а руководитель подписывает распорядительный документ.
