Ведение карточки учета выдачи инструмента

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

1. Крупные компании обеспечивают работников инструментами для работы.
2. Для контроля за инструментами ведутся учетные документы.
3. Есть несколько типовых бланков для учета, например, МБ-2, 423-АПК и 131.
4. Работодатель может использовать типовые формы или разработать свои бланки.
5. Важно, чтобы все бланки содержали обязательные реквизиты.

Документальный учет инструмента и инвентаря

Если в мелких фирмах сотрудники часто пользуются собственными инструментами для работы, то в крупных компаниях всеми необходимыми хозяйственными средствами их обеспечивает работодатель. Это инструментарий для уборки, мелкого ремонта, канцелярские принадлежности, хозтовары, осветительные приборы и т. д. Для контроля за их сохранностью ведут учетные документы — журнал или табель учета выдачи инструмента и карточки, которые заполняют на каждого работника.

Есть несколько унифицированных бланков, утвержденных или согласованных Госкомстатом, которые вправе использовать в компаниях:

• типовая межотраслевая МБ-2, утв. Постановлением Госкомстата РФ № 71а от 30.10.1997, — для учета малоценного имущества и быстроизнашивающихся предметов;
• форма учета инвентаря и хозпринадлежностей 423-АПК, утвержденная Приказом Минсельхоза № 750 от 16.05.2003 и согласованная с Госкомстатом, — для первичного учета на сельхозпредприятиях;
• типовая форма 131 — используют крупные предприятия для контроля за выданной спецодеждой, инструментарием и инвентарем в эксплуатации.

С 2013 года закон не обязывает использовать типовые бланки для первичных документов. Работодатель вправе самостоятельно решать, выбрать типовые бланки или разработать собственный вариант. Допустимо вносить и дополнительные пункты в унифицированные образцы. Решение следует утвердить в учетной политике предприятия распоряжением руководителя.

Один из документов, который часто используют, — бланк 423-АПК. Но учтите, что Приказ Минсельхоза РФ № 750, в котором она закреплена, отменен Приказом Минсельхоза № 480 от 14.08.2020. Этот унифицированный документ напрямую использовать нельзя, но вы вправе взять его за основу при составлении собственной карточки.

Обычно этот документ ведут по однотипным объектам, одинаковой стоимости, например, для слесарного, производственного, земледельческого оборудования. На лицевой стороне заполняют сведения о выданных средствах, на оборотной — о списанных.

Вот как выглядит карточка, разработанная на основе бланка 423-АПК:

Если требуется составить ведомость выданного инвентаря, то допустимо разработать ее на основе бланка 422-АПК, закрепленного в том же отмененном Приказе Минсельхоза № 750. Никто не запрещает использовать удобный бланк в работе, приспособив его под собственные нужды.

Дополнительно: как обеспечить охрану труда на производстве

Зачем нужна форма МБ-2

Это межотраслевой типовой бланк, который применяют для контроля за малоценными и быстроизнашивающимися объектами. К таким объектам относятся предметы с ограниченным периодом использования, к примеру, мешки, перчатки, канцелярия, средства для уборки и т. д.

Чтобы проконтролировать, куда, для чего и сколько выдали инструментов, сведения о них вносят в карточку учета, а сотрудник подтверждает их получение подписью. Затем указывают информацию о том, когда и в каком количестве их вернули. Это необходимо, чтобы вести учет активов и производить списание изношенного имущества.

Заполняет карточку ответственный сотрудник (обычно кладовщик, завхоз или секретарь). В ней две таблички. В первой — дата составления и сведения об организации (структурное подразделение, вид деятельности, корреспондирующий счет и табельный номер получателя).

Затем уже заполняют вторую таблицу. В нее вносят следующие сведения, касающиеся выданных предметов:

• их наименование, марка, размер;
• номенклатурный номер;
• когда и сколько выдано;
• когда и сколько возвращено;
• акт выбытия (номер и дата, срок службы, номер паспорта).

Рядом с информацией о выдаче предметов ставит подпись работник, который их получил, а рядом с информацией о возврате — кладовщик.

На оборотную сторону при заполнении переходят тогда, когда не хватает строк на лицевой стороне. Затем ответственный работник подписывает карточку и ставит дату заполнения.

Образец заполнения формы МБ-2

Зачем нужна форма 131

При помощи этого бланка крупные предприятия ведут контроль за малоценными предметами (спецодеждой, инструментами, инвентарем в эксплуатации). Как и остальные документы по первичному учету, бланк под номером 131 не обязателен. Но есть возможность использовать его для разработки собственных бланков, дополнив их в соответствии со спецификой деятельности компании и утвердив во внутренних ЛНА.

Инструменты группируют по типам или стоимости, в таблице заполняют:

• номенклатурный № предмета;
• название;
• дату выдачи;
• количество выданных предметов;
• срок, на который они выданы;
• процент износа при выдаче;
• дату возвращения;
• количество возвращенных предметов;
• степень износа при возврате.

Сотрудник расписывается в карточке два раза — при получении и при сдаче активов.

Дополнительно: какие нужны на предприятии знаки безопасности по охране труда

Образец заполнения формы 131