Если хотите закрыть сделку, но при этом не заполнять много документов, то выбирайте УПД. Это и счет-фактура, и акт на одном бланке. Но нужно учитывать особенности заполнения.
Что такое УПД в бухгалтерии, простыми словами
Это универсальный, но необязательный документ. В нем соединили счет-фактуру для налогового учета и первичку для бухгалтерии. Часто используют просто как первичную документацию, чтобы подтвердить финансово-хозяйственную операцию.
Это очень удобно: вы сможете и получить вычет НДС, и обосновать расходы по прибыли, и подтвердить затраты для других налогов (письмо ФНС № ЕД-4-15/10623 от 05.06.2017).
Форма и формат УПД
Поскольку с универсальной документацией работают по желанию, обязательной формы у нее нет. ФНС рекомендовала бланк универсального документа: если он вам подходит, то воспользуйтесь им. А если ваши отраслевая или организационная специфика подразумевает особую информацию, то доработайте УПД: включите в рекомендацию дополнительные показатели (письма ФНС № ММВ-20-3/96@ от 21.10.2013, № ЕД-4-15/7638 от 22.04.2019).
А вот графу 1 из СЧФ налоговики разрешают не включать в УД (ПП РФ № 1137 от 26.12.2011). В универсальном документе есть такая же графа А. Решили добавить графу 1, как в СЧФ? Тогда исключите из рекомендованного универсального бланка графу А (письмо ФНС № ЕА-4-26/14498@ от 13.10.2021).
Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы правильно оформить универсальный ПД.
Когда и где применяется УПД
Бланк понадобится и налогоплательщикам на ОСНО, и спецрежимникам. Варианты использования — в таблице:
| Какой статус у универсального передаточного документа | Как использовать |
|---|---|
| 1 | Как документальное совмещение — и как СЧФ, и как первичку: товарную накладную или акт |
| 2 | Как первичку для бухучета |
Может пригодиться: как оформить акт приема-передачи товара
Налоговики пояснили, для каких операций использовать рекомендованный бланк, — этот список неисчерпывающий, возможны и другие случаи (приложение № 2 к письму № ММВ-20-3/96@, письмо № ЕД-4-15/10623 от 05.06.2017):
- для отгрузки товаров: и когда транспортируете их сами, и когда отгружаете без транспортировки;
- для передачи имущественных прав: и когда передаете исключительные или неисключительные права, и когда передаете права требования при их уступке;
- для сдачи и приемки работ и услуг: в том числе и когда занимаетесь посредничеством, и когда занимаетесь экспедированием.
Рекомендованный бланк заменяет разные первичные документы, которые обычно используют для подтверждения сдачи и приемки:
- ТОРГ-12 — для продукции;
- ОС-1 — для основных средств;
- М-15 — для материалов.
Поскольку плательщики НДС не обязаны работать с рекомендованными формами, они вправе закрывать одну часть операций универсальными документами, другую — счетами-фактурами и первичкой. И все это по одному договору (письмо ФНС № ГД-4-3/8963 от 27.05.2015).
А вот транспортную накладную и другие документы, которые утвердили в отраслевых ведомствах, заменять на УПД нельзя (информация Минфина № ПЗ-10/2012). Но если вы договорились с партнером, что сможете делать дополнительную первичку к обязательной форме, то рекомендованная форма — одна из возможных вариантов (письмо № АС-4-15/15570@ от 10.08.2018).
По аналогии оформляют и приобретение таких товаров через комиссионера у продавца — плательщика НДС, который освобожден от этой обязанности или применяет спецрежим. Но для таких операций УПД надо доработать (письмо ФНС № ЕА-4-15/7407 от 28.05.2021).
Счет-фактура или УПД
Универсальный документ — это и есть счет-фактура, который дополнили реквизитами бухгалтерской первички. С УПД работают только в двух случаях: если нужна только лишь первичка и если для сделки надо оформить и СЧФ, и первичный документ.
Если передаточная документация (накладная, акт) не нужна, то не заполняйте УПД. Закрывайте операцию обычным счетом-фактурой, этого достаточно (письмо ФНС № АС-4-15/16298@ от 22.08.2018).
Может пригодиться: как заполнить счет-фактуру
Изменения в УПД на 2024 год
Никаких изменений по передаточной документации нет — ни Минфин, ни налоговики не обновляли нормативы. Заполняйте рекомендованную форму от ФНС и, при необходимости, вносите туда доработки.
Правила и особенности заполнения УПД
Заполняют продавцы, но есть несколько строк и для покупателей. Статус универсальной документации напрямую влияет на ее заполнение:
- если статус 1, то это одновременно и счет-фактура, и первичка. Заполняем все обязательные реквизиты для каждого из них. Продавец регистрирует его в книге продаж, покупатель — в книге покупок. А посредники и застройщики регистрируют в журнале учета счетов-фактур;
- если статус 2, то это только первичка. Заполняем реквизиты, обязательные для бухгалтерии: они прописаны в ч. 2 ст. 9 402-ФЗ. В книге покупок и продаж, в журнале учета счетов-фактур не регистрируем. Для налогообложения по НДС оформляем отдельный счет-фактуру.
Заполняем в части счета-фактуры
Кроме строки 5а, в УПД со статусом 1 надо включать строку 8 для идентификатора государственного контракта: если делаете закрывающий документ по госконтракту или бюджетному договору, то обязательно укажите ИГК.
Таблица в УПД не полностью соответствует табличной части СЧФ, не хватает колонок для прослеживаемых товаров. Для других операций все есть, например, в графе 1б показываем код товара по ТН ВЭД ЕАЭС при экспорте в страны Евразийского союза.
Если УД со статусом 2, то сможете указать в таблице только обязательные реквизиты первички. Реквизиты, обязательные только для СЧФ, здесь разрешают не заполнять. То есть сможете пропустить:
- строку 5 — к платежно-расчетному документу;
- графу 6 — в том числе сумму акциза;
- графу 7 — налоговую ставку;
- графы 10 и 10а — цифровой код и краткое наименование страны товара;
- графу 11 — номер таможенной декларации.
Графу 11 в УПД налоговики рекомендуют переименовать. В СЧФ в этом поле пишут регномер декларации на товары или РНПТ — номер партии прослеживаемых товаров и добавить недостающие колонки.
Заполняем в части первички
Вносим обязательные реквизиты, которые не указывали в части счета-фактуры. Пишем:
- основание сдачи-приемки. Это контракт или договор, доверенность, другие документы по сделке;
- должности, подписи и Ф.И.О. ответственных сотрудников продавца. Налоговики просят ставить и фактическую дату отгрузки;
- артикул товара, код работ, услуг;
- информацию о сотруднике, который передает товары покупателю. Иногда указывают и специалиста, который составил УПД от продавца, — штатный или привлеченный бухгалтер, посредник по сделке;
- сведения о транспортировке и самом грузе. Например, номер транспортной накладной, масса груза, складские расписки. Дополнительно указываем и другую информацию по отгрузке — паспорта, сертификаты.
Печать на УПД ставят, если она есть в организации и ее используют в работе.
Заполняем в части покупателя
Заказчик ставит должности, Ф.И.О. и подписи ответственных за операцию сотрудников. Все остальные реквизиты в универсальном документе для покупателя необязательны. Иногда заполняют:
- фактическую дату получения товара (эта информация нужна ФНС);
- сведения о сотруднике, который принял поставку, и о специалисте, который заполнил УПД от покупателя;
- другую информацию — несоответствия, претензии по количеству и качеству.
По аналогии с продавцом, покупатель ставит печать, только если пользуется ею в работе.
При реализации прослеживаемых товаров следует дополнить форму графами 12-13. Если вы с ними не работаете, то в УПД на бумажном носителе эти графы не нужны.
Не тяните с выставлением документации: подготовьте документы в момент операции или сразу же после нее. Поскольку это еще и первичка, соблюдайте сроки подтверждения для бухгалтерии, а не только для налогообложения.
Подробнее: как правильно заполнить универсальный передаточный документ
Ответы экспертов на вопросы читателей
Популярные вопросы
-
Сколько времени нужно хранить УПД?
Срок хранения универсального первичного документа — 5 лет. Начинать отсчет срока хранения необходимо после года, в котором УПД последний раз учитывали в бухгалтерской отчетности, но не меньше 4 лет после года, в котором последний раз документ использовали при расчете налогов и в налоговой отчетности (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, ст. 9 закона № 402-ФЗ). Это правило применимо как к электронным, так и к бумажным версиям.
Например, если по документу заявлен вычет НДС, то хранить необходимо 5 лет после года, в котором НДС принят к вычету в последний раз.
-
Чем отличается УПД от УПД 2?
Статусы УПД 1 или 2 определяют назначение документа. УПД со статусом 1 используется одновременно и как счет-фактура, и как передаточная документация. Он подтверждает права на получение вычетов по НДС и подтверждает расходы в бухгалтерских и налоговых целях. Обычный счет-фактура и обычная первичка не нужны. Но в таком случае в документе необходимо заполнить все необходимые реквизиты и для счета-фактуры, и для документа о передаче. Только в этом случае такой документ разрешается применять для получения вычетов по НДС и учета затрат по налогу на прибыль.
УПД со статусом 2 используется только как передаточный документ, подтверждающий расходы в целях бухучета и в целях исчисления налога на прибыль, УСНО (с объектом «доходы минус расходы»), ЕСХН. При оформлении этого документа необходимо еще оформить счет-фактуру.
Помните, что статус 1 или 2 носит информационный характер, фактический статус определяется, исходя из содержания документа.
-
Требуется ли выдавать накладные (УПД) физическим лицам?
В НК РФ прописано, что налогоплательщик не обязан составлять счет-фактуру при совершении операций по реализации товаров (работ, услуг) с лицами, которые не являются плательщиками НДС (пп. 1 п. 3 ст. 169).
Соответственно, если физлицо не является плательщиком НДС, то для него достаточно чека, счета на оплату или иной документации. Никакой счет-фактура или его универсальный аналог не нужны.
-
Задорожнева Александра
2023-04-28 10:56:44В УПД можно вносить изменения, но порядок коррективов зависит от их причины. Если меняли стоимость, количество товаров, работ, услуг, то составьте УКД — универсальный корректировочный документ. Если же обнаружили техническую ошибку, то просто внесите в первичный УПД со статусом 2 нужные исправления, а если заполняли УПД со статусом 1, то оформите исправления как для счета-фактуры.
-
Фома Обломов
2023-06-13 12:19:14Статья не раскрыла полностью вопрос о том, какие документы могут быть использованы в качестве УПД. Например, в некоторых случаях можно использовать накладную или акт выполненных работ. Также не было упомянуто, что УПД может быть использован не только при взаимодействии с контрагентами, но и при передаче товаров или услуг между филиалами или подразделениями одной компании.
-
участковый бухгалтер
2023-06-15 14:23:14Если у нас есть несколько покупателей, как правильно заполнить УПД? Нужно ли заполнять отдельный УПД для каждого покупателя или можно указать всех в одном документе? Буду благодарен за ответ.
-
просто девочка
2023-06-22 07:24:52А обычный человек может столкнуться с необходимостью заполнять УПД?
-
Торбин
2023-06-23 08:22:09Чем отличается УПД от акта выполненных работ?
