Учет топливных карт в бухгалтерском учете — это способ контроля над бланками строгой отчетности, по которым ведется поступление и расходование горюче-смазочных материалов в организации.
Что такое топливная карточка
Это специальное платежное средство, которое позволяет юридическим лицам приобретать горюче-смазочные материалы для хозяйственных нужд. Воспользоваться им вправе только те организации и компании, которые заключили договор с поставщиком ГСМ, предусматривающий выдачу топлива по пластиковым карточкам.
Заправочные карточки бывают разных видов. Например, с денежным лимитом: при покупке топлива с баланса списывается сумма, равнозначная стоимости покупки. Бывают количественные карточки, тогда при очередной заправке с баланса карточки списывается количество литров топлива.
Детальный учет топливных карт в бухгалтерии позволяет контролировать движение топлива и его расход по каждому ответственному работнику или транспортному средству.
Особенности работы с топливными карточками
Порядок получения и использования топливных пластиковых карточек устанавливает поставщик ГСМ. Условия следует прописать в договоре на поставку топлива. Предусмотрено несколько вариантов:
- Карта передается в собственность организации. Затраты на покупку, обслуживание и перевыпуск полностью ложатся на покупателя ГСМ (организацию).
- Карточка — собственность поставщика. Организация-покупатель получает ТК во временное пользования. В таком случае ТК возвращается поставщику по окончании срока договора.
- Иной вариант. Например, компания приобретает разовую карту, которая не пополняется, а аннулируется после полного израсходования баланса (денег или литров). Но такой способ используется крайне редко и не выгоден для покупателя, так как цены топлива при таком варианте расчетов завышены.
Для организации ТК — бланк строгой отчетности, подлежащий особому учету. Организация обязана прописать порядок учета бензина по топливным картам в бухгалтерии в учетной политике.
Как учесть карты для приобретения ГСМ
В налоговом учете затраты на ТК относят:
- на прямые расходы налогоплательщика;
- на траты, связанные с обслуживанием автомобиля;
- включение в состав прочих трат организации.
Если в стоимость ТК включен налог на добавленную стоимость, то он подлежит вычету. Но принять НДС к вычету при покупке ТК разрешается только после принятия пластиковой карточки к учету и получения счета-фактуры на нее. Вычет вправе оформить только плательщики НДС, при условии, что применяют ТК в операциях, облагаемых НДС.
Проводки в бухучете по топливным картам
Следующий этап: как учитывать топливные карты в бухгалтерском учете в 2020 году. Составляем бухгалтерские проводки по такой схеме:
|
Операция |
Дебет |
Кредит |
|---|---|---|
|
Отражена оплата поставщику за изготовление топливной карточки |
60 |
51 50 |
|
Карточка принята к учету в составе прочих материалов на основании товарной накладной |
10.6 |
60 |
|
Учтен НДС по ТК |
19 |
60 |
|
НДС принят к вычету |
68 |
19 |
|
Стоимость карточки списана в расходы |
20 26 44 |
10.6 |
Рекомендуем вести учет заправочных карточек на забалансовых счетах. Например, по счету 006 для НКО или 03 — для учреждения бюджетной сферы. Поступление ТК отразите по дебету соответствующего забалансового счета. Передачу ответственному работнику отразите внутренним перемещением ТК. Оформите операцию документально. Для этого создаются служебная записка на выдачу ТК и бухгалтерская справка. При списании карты (утрата, аннулирование, возврат поставщику) отразите проводку по кредиту забалансового счета.
Приобретение ГСМ по топливным картам: налоговый и бухгалтерский учет
Расход топлива по пластиковым карточкам допускается принять к налоговому учету, но только при выполнении следующих условий:
- траты экономически обоснованны (произведены в пределах утвержденных нормативов);
- затраты документально подтверждены (оформлены счета-фактуры, путевые листы, чеки и квитанции);
- расходы необходимы для ведения бизнеса (ГСМ потрачены на налогооблагаемые операции).
Стандартные проводки по топливным картам в бухгалтерском учете:
|
Операция |
Дебет |
Кредит |
|---|---|---|
|
Перечислен аванс на баланс топливной карты |
60.2 |
51 |
|
ГСМ приняты к учету на основании товарных накладных |
10.3 |
60.1 |
|
Учтен НДС |
19 |
60 |
|
НДС принят к вычету |
68 |
19 |
|
Предоплата зачтена на основании акта сверки взаиморасчетов с поставщиком ГСМ |
60.1 |
60.2 |
|
Горюче-смазочные материалы списаны на основании путевых листов |
20 26 44 |
10.3 |
Проводки для бюджетников
В бухучете бюджетного или автономного учреждения покупку ГСМ по транспортным карточкам отражайте, как обычную покупку топлива. Проводки, как учитывать бензин по топливным картам в бюджете:
|
Содержание операции |
Дебет |
Кредит |
Обоснование |
|---|---|---|---|
|
Оприходованы ГСМ, полученные по ТК |
0 105 33 343 |
0 302 34 734 |
Пункт 34 Инструкции №174н, п. 34 Инструкции №183н |
|
Приобретение ГСМ по предоплате |
|||
|
Перечислена предварительная оплата топлива поставщику |
0 206 34 564 |
0 201 11 610, 0 201 21 610 1 |
Пункт 97 Инструкции №174н, пп. 100, 73, 78 Инструкции №183н, п. 367 Инструкции №157н |
|
Забалансовый счет 18 |
|||
|
Приняты к учету ГСМ, полученные по ТК |
0 105 33 343 |
0 302 34 734 |
Пункт 34 Инструкции №174н, п. 34 Инструкции №183н |
|
Зачтена предварительная оплата ГСМ |
0 302 34 834 |
0 206 34 664 |
Пункт 98 Инструкции №174н, п. 157 Инструкции №183н |
Порядок аннулирования
Специализированного алгоритма для аннулирования ТК не предусмотрено. В зависимости от причины списания топливных карт, по которым использование карты невозможно, следует издать новый приказ или распоряжение. Это потребуется в следующих случаях:
|
Ситуация |
Комментарий |
|---|---|
|
ТК непригодна к использованию |
Если поставщик перевыпустит новую карточку, то придется издать новое распоряжение, в котором руководитель аннулирует действие старой ТК и передает в пользование работнику новую. |
|
Работник уволен или переведен на другую должность |
При увольнении или переводе сотрудника на другую должность приказ о передаче ему ТК следует аннулировать. В распоряжении рекомендуем прописать основания для отмены и указать нового сотрудника, который получит ТК. Например, водитель переведен на должность механика. Право пользование ТК аннулируется, так как работник на новой должности не допущен к управлению транспортным средством. |
|
Работник заболел или ушел в отпуск |
В таком случае аннулировать приказ о передаче ТК сотруднику не обязательно. Рекомендуем утвердить распоряжение, в котором руководитель определяет работника, который будет исполнять обязанности водителя на период отсутствия основного работника. Нужен ли приказ о выдаче топливной карты в таком случае? Да, обязательно. Порядок временной передачи ТК закрепите в отдельном распоряжении. Оформите акт приема-передачи и отразите перемещение БСО на забалансовом счете бухучета. |
Вот так выглядит акт на списание пластиковой топливной карты в 2020 году:
Как отражать сервисные услуги по карточкам
Стоимость обслуживания ТК, электронных услуг, СМС-уведомлений, предоставления отчетности по балансам карточек, выписок по остаткам следует включить в состав общехозяйственных расходов. Бухгалтерские проводки по сервисным услугам по топливным картам отражают записью:
Дебет 26 Кредит 60 — учтена стоимость обслуживания топливной карты.
Типичные ошибки в учете и спорные вопросы
Распространенные проблемы, с которыми сталкиваются бухгалтеры при оформлении и учете ТК:
Ситуация 1. Бухучет ТК ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Самая распространенная ошибка бухгалтеров, на каком счете учитывать топливные карты. Карточка — это бланк строгой отчетности, а не денежное средство. Работник не получает денег на руки, поэтому ТК —- это не подотчет. Учитывайте заправочные карточки на забалансовых счетах (006 — для НКО и коммерческих компаний, 03 — для бюджетников).
Ситуация 2. В учете не отражаются бесплатные карты.
Если ТК получена от поставщика бесплатно, это не значит, что ее не следует отражать в бухучете. Отразите проводку по дебету забалансового счета (006 или 03). Сумму операции оформите по условной цене (1 рубль за единицу БСО).
Ситуация 3. Топливо использовано сверх нормативных затрат.
Сверхнормативные траты ГСМ нельзя принять к учету при налогообложении. Включите такие затраты в состав внереализационных расходов компании.
Ситуация 4. Как учесть траты на доставку и хранение ГСМ.
Транспортно-заготовительные траты на покупку и хранение горюче-смазочных материалов включайте в фактическую себестоимость топлива.
