Важно
Минфин утвердил КБК для НДФЛ на 2025 год 
Учет топливных карт в бухгалтерском учете — это способ контроля над бланками строгой отчетности, по которым ведется поступление и расходование горюче-смазочных материалов в организации.
Навигация
Коротко о главном: 5 пунктов
- Топливная карточка — это специальная карта для покупки топлива организациями.
- Организация должна четко учитывать её в документах и бухгалтерии.
- Расходы на топливо через карты можно включать в налоговый учёт.
- Карты могут быть собственностью организации или временно выдаваться поставщиком.
- Ошибки в учёте могут привести к неправильным расходам и налоговым проблемам.
Что такое топливная карточка
Это специальное платежное средство, которое позволяет юридическим лицам приобретать горюче-смазочные материалы для хозяйственных нужд. Воспользоваться им вправе только те организации и компании, которые заключили договор с поставщиком ГСМ, предусматривающий выдачу топлива по пластиковым карточкам.
Заправочные карточки бывают разных видов. Например, с денежным лимитом: при покупке топлива с баланса списывается сумма, равнозначная стоимости покупки. Бывают количественные карточки, тогда при очередной заправке с баланса карточки списывается количество литров топлива.
Детальный учет топливных карт в бухгалтерии позволяет контролировать движение топлива и его расход по каждому ответственному работнику или транспортному средству.
Особенности работы с топливными карточками
Порядок получения и использования топливных пластиковых карточек устанавливает поставщик ГСМ. Условия следует прописать в договоре на поставку топлива. Предусмотрено несколько вариантов:
- Карта передается в собственность организации. Затраты на покупку, обслуживание и перевыпуск полностью ложатся на покупателя ГСМ (организацию).
- Карточка — собственность поставщика. Организация-покупатель получает ТК во временное пользования. В таком случае ТК возвращается поставщику по окончании срока договора.
- Иной вариант. Например, компания приобретает разовую карту, которая не пополняется, а аннулируется после полного израсходования баланса (денег или литров). Но такой способ используется крайне редко и не выгоден для покупателя, так как цены топлива при таком варианте расчетов завышены.
Для организации ТК — бланк строгой отчетности, подлежащий особому учету. Организация обязана прописать порядок учета бензина по топливным картам в бухгалтерии в учетной политике.
Как учесть карты для приобретения ГСМ
В налоговом учете затраты на ТК относят:
- на прямые расходы налогоплательщика;
- на траты, связанные с обслуживанием автомобиля;
- включение в состав прочих трат организации.
Если в стоимость ТК включен налог на добавленную стоимость, то он подлежит вычету. Но принять НДС к вычету при покупке ТК разрешается только после принятия пластиковой карточки к учету и получения счета-фактуры на нее. Вычет вправе оформить только плательщики НДС, при условии, что применяют ТК в операциях, облагаемых НДС.
Проводки в бухучете по топливным картам
Следующий этап: как учитывать топливные карты в бухгалтерском учете в 2024 году. Составляем бухгалтерские проводки по такой схеме:
| Операция | Дебет | Кредит |
|---|---|---|
| Отражена оплата поставщику за изготовление топливной карточки | 60 |
51 50 |
| Карточка принята к учету в составе прочих материалов на основании товарной накладной | 10.6 | 60 |
| Учтен НДС по ТК | 19 | 60 |
| НДС принят к вычету | 68 | 19 |
| Стоимость карточки списана в расходы |
20 26 44 |
10.6 |
Рекомендуем вести учет заправочных карточек на забалансовых счетах. Например, по счету 006 для НКО или 03 — для учреждения бюджетной сферы. Поступление ТК отразите по дебету соответствующего забалансового счета. Передачу ответственному работнику отразите внутренним перемещением ТК. Оформите операцию документально. Для этого создаются служебная записка на выдачу ТК и бухгалтерская справка. При списании карты (утрата, аннулирование, возврат поставщику) отразите проводку по кредиту забалансового счета.
Приобретение ГСМ по топливным картам: налоговый и бухгалтерский учет
Расход топлива по пластиковым карточкам допускается принять к налоговому учету, но только при выполнении следующих условий:
- траты экономически обоснованны (произведены в пределах утвержденных нормативов);
- затраты документально подтверждены (оформлены счета-фактуры, путевые листы, чеки и квитанции);
- расходы необходимы для ведения бизнеса (ГСМ потрачены на налогооблагаемые операции).
Стандартные проводки по топливным картам в бухгалтерском учете:
| Операция | Дебет | Кредит |
|---|---|---|
| Перечислен аванс на баланс топливной карты | 60.2 | 51 |
| ГСМ приняты к учету на основании товарных накладных | 10.3 | 60.1 |
| Учтен НДС | 19 | 60 |
| НДС принят к вычету | 68 | 19 |
| Предоплата зачтена на основании акта сверки взаиморасчетов с поставщиком ГСМ | 60.1 | 60.2 |
| Горюче-смазочные материалы списаны на основании путевых листов |
20 26 44 |
10.3 |
Проводки для бюджетников
В бухучете бюджетного или автономного учреждения покупку ГСМ по транспортным карточкам отражайте, как обычную покупку топлива. Проводки, как учитывать бензин по топливным картам в бюджете:
| Содержание операции | Дебет | Кредит | Обоснование |
|---|---|---|---|
| Оприходованы ГСМ, полученные по ТК | 0 105 33 343 | 0 302 34 734 | Пункт 34 Инструкции №174н, п. 34 Инструкции №183н |
| Приобретение ГСМ по предоплате | |||
| Перечислена предварительная оплата топлива поставщику | 0 206 34 564 |
0 201 11 610, 0 201 21 610 1 |
Пункт 97 Инструкции №174н, пп. 100, 73, 78 Инструкции №183н, п. 367 Инструкции №157н |
| Забалансовый счет 18 | |||
| Приняты к учету ГСМ, полученные по ТК | 0 105 33 343 | 0 302 34 734 | Пункт 34 Инструкции №174н, п. 34 Инструкции №183н |
| Зачтена предварительная оплата ГСМ | 0 302 34 834 | 0 206 34 664 | Пункт 98 Инструкции №174н, п. 157 Инструкции №183н |
Порядок аннулирования
Специализированного алгоритма для аннулирования ТК не предусмотрено. В зависимости от причины списания топливных карт, по которым использование карты невозможно, следует издать новый приказ или распоряжение. Это потребуется в следующих случаях:
| Ситуация | Комментарий |
|---|---|
| ТК непригодна к использованию | Если поставщик перевыпустит новую карточку, то придется издать новое распоряжение, в котором руководитель аннулирует действие старой ТК и передает в пользование работнику новую. |
| Работник уволен или переведен на другую должность |
При увольнении или переводе сотрудника на другую должность приказ о передаче ему ТК следует аннулировать. В распоряжении рекомендуем прописать основания для отмены и указать нового сотрудника, который получит ТК. Например, водитель переведен на должность механика. Право пользование ТК аннулируется, так как работник на новой должности не допущен к управлению транспортным средством. |
| Работник заболел или ушел в отпуск | В таком случае аннулировать приказ о передаче ТК сотруднику не обязательно. Рекомендуем утвердить распоряжение, в котором руководитель определяет работника, который будет исполнять обязанности водителя на период отсутствия основного работника. Нужен ли приказ о выдаче топливной карты в таком случае? Да, обязательно. Порядок временной передачи ТК закрепите в отдельном распоряжении. Оформите акт приема-передачи и отразите перемещение БСО на забалансовом счете бухучета. |
Вот так выглядит акт на списание пластиковой топливной карты в 2024 году:
Как отражать сервисные услуги по карточкам
Стоимость обслуживания ТК, электронных услуг, СМС-уведомлений, предоставления отчетности по балансам карточек, выписок по остаткам следует включить в состав общехозяйственных расходов. Бухгалтерские проводки по сервисным услугам по топливным картам отражают записью:
Дебет 26 Кредит 60 — учтена стоимость обслуживания топливной карты.
Типичные ошибки в учете и спорные вопросы
Распространенные проблемы, с которыми сталкиваются бухгалтеры при оформлении и учете ТК:
Ситуация 1
Бухучет ТК ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Самая распространенная ошибка бухгалтеров, на каком счете учитывать топливные карты. Карточка — это бланк строгой отчетности, а не денежное средство. Работник не получает денег на руки, поэтому ТК —- это не подотчет. Учитывайте заправочные карточки на забалансовых счетах (006 — для НКО и коммерческих компаний, 03 — для бюджетников).
Ситуация 2
В учете не отражаются бесплатные карты.
Если ТК получена от поставщика бесплатно, это не значит, что ее не следует отражать в бухучете. Отразите проводку по дебету забалансового счета (006 или 03). Сумму операции оформите по условной цене (1 рубль за единицу БСО).
Ситуация 3
Топливо использовано сверх нормативных затрат.
Сверхнормативные траты ГСМ нельзя принять к учету при налогообложении. Включите такие затраты в состав внереализационных расходов компании.
Ситуация 4
Как учесть траты на доставку и хранение ГСМ.
Транспортно-заготовительные траты на покупку и хранение горюче-смазочных материалов включайте в фактическую себестоимость топлива.
