Важно
ИП могут сдавать декларацию 3-НДФЛ через Личный кабинет Топливные карты удобны для организаций с автопарком: безналичная оплата, экономия за счет корпоративных скидок, прозрачный учет каждой заправки и защита от нецелевого использования. Разберем, как работает топливный заправочный «пластик» и как организовать его учет.
Навигация
Как работают топливные карты для юридических лиц и ИП
Топливные карты для юридических лиц и ИП позволяют производить оплату топлива безналичным способом с дополнительными выгодами. Организация выбирает подходящий тариф оплаты у топливного оператора, получает «пластик» и настраивает лимиты по видам топлива, заправкам или суммам. Водители используют их на АЗС-партнёрах, а бухгалтерия или финансовый отдел контролируют расходы топлива через онлайн-отчёты.
В нашей компании мы использовали топливные карты для заправки погрузчиков. Она находилась у завхоза, который наполнял бензином или дизелем канистры и привозил их в организацию. Баланс контролировал финотдел, и, когда он заканчивался, денежные средства пополнялись платежом с расчетного счета.
Плюсы использования топливных карт
Плюсы использования:
| Преимущество | Описание |
|---|---|
| Контроль расходов топлива | Позволяет отслеживать и анализировать затраты на топливо в режиме реального времени |
| Удобство оплаты | Не нужно использовать наличные — оплата заправки осуществляется по заправочному «пластику» |
| Снижение риска мошенничества | Ограничение по лимитам, видам топлива и АЗС уменьшает нецелевое использование. Например, если ваши погрузчики заправляются дизельным топливом, то установите ограничения на АИ-92 и АИ-95 |
| Возможность скидок и бонусов | Некоторые программы лояльности предлагают спецпредложения и кэшбэк |
| Гибкие настройки лимитов | Можно установить дневные, месячные лимиты или ограничения по объёму заправки |
| Доступ к сети АЗС | Возможность заправляться на множестве станций (в зависимости от программы) |
Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы правильно организовать учет горюче-смазочных материалов.
Какие есть топливные корпоративные карты
Рассмотрим, какие топливные карты выбрать.
Сервис «Яндекс Заправки»
Яндекс предлагает виртуальные топливные карты для бизнеса через сервис «Яндекс Заправки». Это цифровое решение позволяет организациям удобно управлять расходами на топливо без физических носителей и оплаты наличными.
Основные преимущества включают выгодные тарифы с возможностью кэшбэка и фиксированными ценами на топливо, что защищает от колебаний стоимости. Сервис обеспечивает полный контроль расходов благодаря гибким лимитам по сумме, литражу или периоду, а также предоставляет детальную аналитику.
Карта работает на тысячах АЗС по всей России, интегрируясь с крупными топливными сетями. Подключение происходит онлайн без посещения офиса, а активация занимает минимум времени. Дополнительные меры безопасности позволяют привязывать «пластик» к конкретным автомобилям или сотрудникам и оперативно блокировать их при необходимости.
Предложение ориентировано на такси, каршеринг, курьерские службы, логистические компании и малый бизнес с автопарком. Для уточнения условий, списка доступных АЗС и размера кэшбэка перейдите на официальный сайт.
Топливная карта «Лукойл»
Лукойл предлагает топливные карты для бизнеса — удобное решение для организаций с автопарком.
Какие возможности предоставляются:
- заправка топливом на АЗС «Лукойл» по всей России;
- отслеживание транзакций заправки и списания оплаты;
- гибкие условия оплаты топлива (фиксированные, плавающие цены на топливо, оптовые скидки и т.д.);
- контроль расходов топлива (лимиты, доступ к детализированной отчетности);
- допсервисы (мойка, магазины на АЗС, техобслуживание);
- разные типы (в т.ч. виртуальные) для сотрудников и транспорта.
Сервис Лукойл подойдет для логистических компаний, такси, грузоперевозчиков, корпоративных клиентов и т.д.
Предложения Лукойл по использованию топливных карт
Топливная карта «Роснефть»
Компания «Роснефть» предлагает корпоративные топливные карты для бизнеса, позволяющие заправляться на более чем 6000 автозаправочных станций по всей России.
Основное преимущество — выгодные цены на топливо, включая фиксированные и оптовые топливные тарифы, а также специальные скидки для корпоративных клиентов. Система обеспечивает полный контроль расходов благодаря гибким лимитам и детализированной отчётности в режиме реального времени.
Управление удобное: доступны как виртуальные, так и пластиковые носители, а также мобильное приложение для оперативного мониторинга. Дополнительно «пластик» позволяет оплачивать сопутствующие услуги, такие как мойка автомобилей и сервисное обслуживание.
Топливная карта «Роснефть» ориентирована на различных потребителей, в том числе на ИП и организации с небольшим автопарком. На одно юрлицо выдадут до 20 единиц с возможностью заправки топливом без подключения к сети Интернет. Компания предлагает моментальное заключение договора онлайн и удобный личный кабинет.
За подробностями перейдите на сайт Роснефти.
Что предлагает Роснефть при использовании топливных карт
Сервис «Топливо» от Т-Банк
Т-Банк предлагает сервис «Топливо», который позволяет производить оплату топлива напрямую с расчетного счета. Виртуальные карты оформляются в любом количестве, обслуживание бесплатное. Компания самостоятельно устанавливает ограничения для каждого водителя (по АЗС, виду топлива, количеству литров, максимальной сумме заправки и т.д.).
Как работает процесс топливной заправки от Т-Банка:
Топливные сервисы Т-Банк
Может пригодиться: как оформить приказ о передаче топливной карты сотруднику
Как вести учет топливных карт в организации
Разберем пошагово, как организовать учет топливных карт в организации.
Шаг 1
Назначьте ответственного сотрудника (бухгалтера, завхоза, менеджера автопарка), который будет вести учет топливных карт, фиксировать их выдачу, возврат и списание, устанавливать лимиты топлива.
Шаг 2
Организуйте ведение базы данных или обычной таблицы Excel. В ней отразите:
- номер «пластика»;
- установленный топливный или рублевый лимит;
- сотрудника, для которого произошла выдача, или на какой автомобиль;
- срок действия, дата выдачи (возврата) и т.д.
В бухгалтерском учете отразите операции в зависимости от ситуации: бесплатно получена карта или за плату.
В конечном итоге из-за ее незначительной стоимости учет организуется за балансом. Например, выделите отдельный счет для такого учета или используйте МЦ04. Выбранный способ пропишите в учетной политике. Стоимость безвозмездно полученной карты на заправку определите как справедливую (п. 15 ФСБУ 5/2019, МСФО (IFRS) 13).
Какие проводки использовать, если есть условие о залоге:
| Дебет | Кредит | Хозоперация |
|---|---|---|
| 60 | 51 | Перечислена залоговая стоимость поставщику |
| 009 | — | Отражено залоговое обязательство |
| 020 (введенный отдельный счет за балансом для учета заправочного «пластика») | — | Отражена карта заправки за балансом |
| 51 | 60 | Поставщик вернул залоговую стоимость |
| — | 009 | Списано залоговое обязательство |
| — | 020 | Списана заправочная топливная карта с учета |
Установите в учетной политике, если топливные карты используются для управленческих нужд. В таком случае учтите расходы единовременно в текущем периоде приобретения.
Срок действия заправочного «пластика» обычно превышает годовой период или обычный операционный цикл. Учитывать ее в составе запасов — нерационально. Используйте проводки при выдаче и отнесении к расходам:
Дебет 20 (23, 25, 26, 44...) Кредит 60
Второй вариант движения — через счет 10.
Дебет 10 Кредит 60 — куплена топливная заправочная карта.
Дебет 20 Кредит 10 — выдана ценность водителю и списана на расходы периода.
Шаг 3
Передачу карты водителю компания вправе оформить через акт приема-передачи. Это поможет в дальнейшем избежать претензий от сотрудника, что она ему не выдавалась.
Шаг 4
Установите лиц для контроля расходов. Так, если рабочие маршруты двух водителей примерно одинаковые, а количество заправок у одного из них на треть больше — повод провести обширный анализ.
Читайте: как установить нормы расходов ГСМ
Шаг 5
Регламентируйте порядок действий при увольнении водителя или иного ответственного лица. Выданная заправочная карта должна быть возвращена компании. Если сотрудник ее потерял, то немедленно заблокируйте ее в личном кабинете. Если срок ее действия закончился — заблокируйте или продлите действие.
Проводки при работе с топливными картами:
| Дебет | Кредит | Сумма, руб. | Хозяйственная операция |
|---|---|---|---|
| 60 | 51 | 15 000 | ООО «PPT.ru» пополнило баланс заправочной карты для покупки топлива |
| 10 | 60 | 10 285 | Поставщик предоставил отчет по заправкам топливом за месяц, выставил счет-фактуру |
| 20 (23, 25, 26, 44…) | 10 | 10 285 | Списан бензин, дизель по оправдательным документам |
На балансе у ООО «PPT.ru» осталась сумма предоплаты — 4715 руб. (15 000 — 10 285).
Подробнее: как вести учет топливных карт
Топливные карты для ООО и ИП: частые вопросы
-
Как работают топливные карты для бизнеса?
Они позволяют компаниям оплачивать ГСМ безналично с лимитами и скидками. Водители заправляются на АЗС-партнёрах, а бухгалтерия контролирует расходы через онлайн-отчёты.
-
Какие есть преимущества у топливных карт?
Контроль расходов топлива, нет необходимости давать в подотчет наличные, снижается риск мошенничества, организация получает скидки и бонусы за заправку, возможность установить гибкие лимиты.
-
Как вести учет топливных карт?
Назначьте ответственного, ведите таблицу, контролируйте расходы, блокируйте карты при увольнении или потере.
-
Как настроить лимиты по топливной карте?
Установите суточный или месячный лимит (по сумме или литрам), введите ограничение по типу топлива (например, только дизель).
