Приказ о закреплении топливных карт за сотрудниками — это распоряжение директора, которое определяет особый порядок расчета за горюче-смазочные материалы и устанавливает лимиты платежей. Локальный акт помогает оптимизировать расходы на ГСМ и упростить их бухгалтерский учет.
Скачать пустой бланк распоряжения
Скачать приказ о закреплении топливных карт за водителями
Скачать приказ на топливные карты по маркам машин
Как правильно выдать карту водителю
Прежде чем оформить закрепление топливных карт за водителями, руководителю учреждения необходимо разработать специальный норматив, в котором регламентирован порядок работы с ТК. Допустимо прописать нормативный регламент в трудовом договоре с работником, либо оформить дополнительное соглашение к трудовому контракту.
Когда вопрос о нормативном регулировании решен, следуйте алгоритму, как выдать водителю топливную карту, из трех шагов:
Шаг 1. Издайте приказ о передаче ТК.
Специальной формы распорядительного документа нет. Подготовьте приказ в произвольной форме.
При составлении учтите, что ТК допустимо закрепить не только за работником, но и за транспортным средством. Например, если за одним автомобилем закреплено несколько водителей.
Шаг 2. Оформите акт приема-передачи.
Акт оформите в произвольной форме. В документе отразите факт передачи ТК от руководителя работнику. Удостоверьте факт передачи подписями сторон.
Если в учреждении топливные карточки часто передаются от одного сотрудника другому, то каждый раз оформлять акт приема-передачи нецелесообразно. Рекомендуем завести журнал учета движения топливных карт и оформить закрепление топливной карты за автомобилем — такой вариант удобен, если к управлению одним транспортным средством допущено несколько водителей, которые работают посменно. В таком случае шофер, завершивший смену, передает ТК ответственному и делает запись в журнале учета. Сотрудник, заступающий на смену, получает карточку и делает соответствующую отметку в регистре.
Шаг 3. Обеспечьте учет ГСМ.
Это последний шаг инструкции, как закрепить топливную карту за сотрудником. Движение ГСМ по топливным картам придется отражать в разрезе каждой ТК учреждения:
- Пополнение баланса карточки — это выплата аванса поставщику.
- Очередная заправка водителем по ТК — это покупка топлива. Оформляем зачет аванса.
- Путевой лист водителя — это основание для списания ГСМ.
В противном случае принять топливные расходы к бухгалтерскому и налоговому учету нельзя.
Зачем составляют приказ
Раньше использовался такой порядок расчетов за ГСМ:
- Водитель писал заявление о выдаче подотчетных средств.
- Приобретал топливо.
- Составлял авансовые отчеты и прикладывал чеки.
Эта схема позволяла исказить реальные цифры, шоферы могли использовать служебные машины в личных целях и заправлять их на деньги работодателя. Теперь процесс полностью автоматизирован и бухгалтер полностью отслеживает оборот ГСМ посредством ТК.
Система позволяет увидеть фактические расходы ГСМ и суммы, потраченные на заправку. Для организации процесса необходимо разработать специальное положение и издать приказ о закреплении топливной карты за автомобилем или за сотрудником.
Ознакомьте водителя с новой системой оборота ГСМ в учреждении. Его подпись под распоряжением означает согласие работать по новым правилам. После этого необходимо внести изменения в трудовой договор: включите в него новые функциональные обязанности служащего или составьте дополнительное соглашение. Как только оно подписано, составьте акт приема-передачи и выдайте ТК.
Содержание приказа
Для учреждения выпускают два типа ТК — основную для бухгалтерии и персональную для водителя. Распоряжение готовим для личной карточки шофера. Помимо факта передачи зафиксируйте и ограничения по суммам на каждый месяц. Отдельный приказ об установлении лимитов по топливным картам не нужен.
Необходимые составляющие приказа:
- Сведения об организации (используется фирменный бланк), основные реквизиты (номер, дата, место выпуска).
- Основания для издания: оптимизация затрат на горюче-смазочные материалы, контроль за оборотом топлива в учреждении.
- Суть распоряжения: использование в организации ТК, закрепление их за водителями или автомобилями.
- Список пользователей: перечислите всех служащих, которым выдадут индивидуальные карточки.
- Информация по каждой ТК: наименование, номер, лимиты и срок действия.
- Меры ответственности за нарушение установленных лимитов (при необходимости). Если эти меры не обозначены в допсоглашении к трудовому договору, пропишите нормативы здесь: обоснование превышения лимитированных затрат, компенсация нарушений и правила расходования остатков по карточке.
- Перечень ответственных за исполнение лиц.
Вот примерный шаблон — образец приказа на выдачу топливных карт сотрудникам и определение расходных лимитов:
|
Наименование организации ПРИКАЗ № г. ___________ «__» _______20 __ г. В целях оптимизации затрат на ГСМ и контроля за оборотом топлива ПРИКАЗЫВАЮ:
Руководитель организации Подпись ФИО Ознакомлен: Подпись Должность, ФИО ответственного сотрудника |
Заполненный образец приказа об использовании топливной карты выглядит так:
Ответственность водителя
Работник, которому выдана топливная карточка, несет за нее дисциплинарную и материальную ответственность. Например, если карта повреждена или утеряна, то его привлекут к дисциплинарной ответственности по ст. 192 ТК РФ — это выговор или замечание. Если же по вине водителя произошла незаконная трата ГСМ, то работника привлекут к материальной ответственности (ст. 238 и 244 ТК РФ).
