Должностная инструкция: что это и для чего нужна

Трудовой кодекс РФ не упоминает такой документ, как должностная инструкция, и не включает его в число обязательных для разработки и утверждения работодателем, за исключением отдельных категорий работников, для которых составление ДИ обязательно в силу прямого указания закона (например, частный охранник). В большинстве случаев ее отсутствие в организации не является нарушением трудового законодательства и не влечет за собой привлечения работодателя к ответственности контролирующими органами. Но наличие должностной инструкции отвечает интересам как работника, так и работодателя.

Что такое должностная инструкция

Это документ, который закрепляет за работником, занимающим ту или иную должность, конкретные трудовые функции, которые ему поручаются, и производственные задачи, которые на него возлагаются. Также ДИ раскрывает иные вопросы, способствующие эффективному выполнению персоналом работы по занимаемой должности (порядок исполнения трудовой функции, подчиненность и взаимодействие с другими работниками и подразделениями, права и ответственность).

Для чего нужна должностная инструкция

Должностная инструкция отвечает интересам обеих сторон трудового договора. Так, работодателю она поможет:

1. Мотивированно отказать соискателю в приеме на вакантную должность. В ДИ указываются требования к образованию, квалификации, стажу и навыкам, которыми должен обладать претендующий на вакансию. Если соискатель не соответствует хотя бы одной из позиций, то ему можно отказать. В случае обжалования отказа в контролирующие органы или суд он обосновывается ссылкой на должностную инструкцию.
2. Объективно оценить работу сотрудника в течение установленного ему срока испытания.
3. Объективно оценить работу персонала для принятия обоснованного решения для поощрения конкретного работника, привлечения его к административной ответственности.
4. Произвести распределение трудовых обязанностей между работниками для эффективного функционирования отельных структурных подразделений и организации в целом. Особенно актуальны для должностей, имеющих одинаковое наименование, но разный функционал, объем работы и размер заработной платы. Например, в организации один юрист занимается договорной работой, второй — разрешением досудебных и судебных споров, а третий курирует правовую сферу в работе филиалов. Должностная инструкция детализирует объем обязанностей каждого из таких сотрудников и в случае споров поможет обосновать разный размер оплаты труда.

Работнику ДИ поможет:

1. Четко понимать, что входит в круг его трудовой функции, какие обязанности ему поручены и задачи возложены.
2. Обоснованно отказаться от выполнения обязанностей, не входящих в круг его трудовой функции.
3. Обжаловать неправомерно наложенное дисциплинарное взыскание, примененное за невыполнение или ненадлежащее выполнение функциональных обязанностей.

По теме: что такое функциональные обязанности работника и где они прописаны

Как написать должностную инструкцию

Законодательно не установлено требований, по форме и содержанию обязательных для должностной инструкции. Исключение предусмотрено для государственных структур и муниципальных предприятий (учреждений), которые обязаны руководствоваться при составлении должностных инструкций профстандартами, а при их отсутствии по какой-либо должности (профессии) — квалификационными справочниками. Коммерческие организации применяют профстандарты и справочники в случае, когда занятие должности предусматривает предоставление льгот (Письмо Минтруда № 14-0/10/В-2253 от 04.04.2016). Для некоторых должностей законом установлены типовые требования к должностным инструкциям, которые обязательны к исполнению. В остальных случаях профстандарты, требования квалификационных справочников и типовых ДИ носят рекомендательный характер и применяются полностью или частично по усмотрению работодателя.

Подробнее:

• как составить должностную инструкцию на основе профстандарта;
• как изменить должностные обязанности работника;
• пример должностной инструкции для архивариуса.

На практике, как правило, разрабатываются должностные инструкции, в которые включаются следующие разделы:

Общие положения

Указываются следующие сведения:

1. Наименование должности в соответствии со штатным расписанием.
2. Должностное лицо, которому подчиняется сотрудник и чьи распоряжения обязан выполнять.
3. Работники, находящиеся в подчинении сотрудника (при их наличии).
4. Порядок замены сотрудника при его отсутствии на рабочем месте в случае отпуска, нахождения на больничном, в командировке и т.п. Обязанность замещать конкретных сотрудников на время их отсутствия.
5. Порядок взаимодействия с персоналом работодателя, сторонними органами и организациями, контрагентами.
6. Перечень документации, которыми работник обязан руководствоваться при выполнении трудовых обязанностей (законодательство, учредительная документация работодателя, ЛНА, нормативная документация, регулирующая работу по занимаемой должности и т.д.).

Основные задачи

Раздел, устанавливающий трудовой функционал работника:

1. Конкретные обязанности, которые возложены на работника при выполнении им работы по занимаемой должности. Рекомендуется прописывать их максимально детально во избежание в будущем возможных разногласий по вопросам, что обязан выполнять сотрудник, а что не входит в круг его обязанностей.
2. Задачи, которые ему требуется осуществить при исполнении возложенных на него обязанностей.

Права

Перечисляются права, которыми наделяется сотрудник для эффективного исполнения возложенных на него функциональных обязанностей. К ним относятся, например:

1. Запрашивать и получать требуемую для выполнения работы информацию, документы как у сотрудников работодателя, так и в сторонних органах и организациях.
2. Давать обязательные к исполнению поручения отдельным сотрудникам.
3. Вносить на обсуждение руководства производственные вопросы.
4. Подписывать конкретные документы.

Ответственность

Указывается, за что работник привлекается к ответственности. Например, несоблюдение должностной инструкции, иных ЛНА, распоряжений руководства и т.д. Перечисляются виды ответственности.

Требования к работнику

Указываются требования, которым должен соответствовать сотрудник, занимающий должность:

• уровень образования;
• опыт работы — по соответствующей специальности или направлению, в определенных условиях (например, на руководящей должности);
• специальные знания и навыки (например, работа на каком-либо оборудовании или в программе, ориентирование в узкой отрасли);
• перечень нормативных актов, которые работник обязан знать.

Работодатель по своему усмотрению и исходя из специфики производственной деятельности организации может менять структуру ДИ: исключать какие-либо из перечисленных разделов, объединять их, вводить новые.

Подробнее: как изменить должностную инструкцию

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

Как утвердить документ

Должностная инструкция разрабатывается как самостоятельный ЛНА или является приложением к трудовому договору. Утверждается документ руководителем организации и содержит следующие реквизиты:

1. Гриф «Утверждаю».
2. Наименование должности утверждающего лица, его фамилию, инициалы.
3. Подпись руководителя, дату утверждения.

На ДИ могут быть проставлены визы согласования:

• должностного лица, разработавшего документ;
• кадровика;
• юриста;
• должностного лица, которое возглавляет подразделение и является непосредственным начальником работника, подписывающего ДИ.

Может пригодиться: кто составляет должностные инструкции в организации

Работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией при приеме на работу, до момента подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Факт ознакомления подтверждается личной подписью работника на экземпляре ДИ работодателя, в трудовом договоре или на листе ознакомления.

Подробнее: как оформить лист ознакомления с должностной инструкцией