Правомерно ли подписывать новые согласия на персональные данные задним числом?

Навигация

Вопрос: оформление согласий задним числом

Работодатель решил обновить форму согласия на обработку персональных данных и требует от специалиста по кадровому учёту распечатать новые бланки, собрать подписи работников с датой их приёма на работу, подшить эти согласия вместо уже имеющихся, а старые экземпляры изъять и уничтожить. Возникает вопрос, законны ли такие указания, обязан ли кадровый специалист их выполнять и какая ответственность может наступить для самого работника и работодателя.

Ответ: требование признано незаконным

Ответ Онлайнинспекции: оформление любых кадровых документов «задним» числом не допускается, поэтому указание работодателя датировать новые согласия прошлой датой и подменять ими уже подписанные документы является неправомерным. Кадровый работник не обязан выполнять заведомо незаконные распоряжения и вправе отказаться от таких действий. Если же он всё‑таки подделает даты и заменит документы, для него может наступить ответственность в установленном законом порядке. За нарушение трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, работодатель (в том числе его должностные лица) может быть привлечён к административной ответственности.

Правовое обоснование позиции

Требование оформлять документы, не соответствующие реальным обстоятельствам, противоречит трудовому законодательству и иным нормативным актам, регулирующим трудовые отношения. Подписание согласий на обработку персональных данных задней датой фактически искажает сведения о волеизъявлении работника и времени его оформления, что рассматривается как нарушение норм труда. За подобные нарушения предусмотрена административная ответственность по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ, которая устанавливает меры наказания для должностных лиц, индивидуальных предпринимателей и организаций за несоблюдение трудового законодательства и связанных с ним нормативных актов.

КоАП РФ, часть 1 статьи 5.27: Согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, если иное не предусмотрено частями 3, 4 и 6 статьи 5.27 КоАП РФ и статьей 5.27.1 КоАП РФ, влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.

Вывод: подписание задним числом незаконно

Таким образом, замена уже оформленных согласий на обработку персональных данных новыми бланками с проставлением прежней даты приёма на работу и уничтожением старых документов является нарушением трудового законодательства: кадровый специалист не обязан выполнять такое распоряжение, а при его исполнении рискует быть привлечён к ответственности наряду с работодателем.

Отметим, что эта позиция, хотя и является официальной, была сформулирована специалистами Онлайнинспекции в ответ на конкретный вопрос и не может быть применена в отрыве от ситуации запроса пользователя.

Другие разъяснения специалистов сайта Онлайнинспекция.рф:

• Оплачивается ли обеденный перерыв, если работник не может покидать рабочее место?
• Куда жаловаться на оскорбления начальника и какие доказательства принять?
• Может ли работодатель лишить KPI‑премии полностью и действует ли предел 20 %?
• Будет ли нарушением разовый перерыв более 15 дней при смене дат выплаты зарплаты?
• Куда сдавать декларацию СОУТ по рабочим местам в незарегистрированном подразделении?
• Нужно ли оформлять сокращение при реорганизации и переименовании должностей?