Важно
ФНС уточнила контрольные соотношения для РСВ 
Специалисты сайта Онлайнинспекция.рф разъяснили, может ли работодатель хранить копии личных документов сотрудников и какие цели указать в согласии на обработку персональных данных.
Навигация
Вопрос
Можно ли работодателю хранить в личном деле копии документов сотрудников, таких как паспорт, СНИЛС, ИНН? Если да, то какую цель указать в согласии на обработку персональных данных для хранения этих копий?
Ответ
Ответ Онлайнинспекции: хранение копий документов, таких как паспорт, СНИЛС, ИНН, возможно только с письменного согласия сотрудников. В противном случае копии должны быть возвращены или уничтожены. Цель обработки данных в согласии на хранение должна быть четко определена, например, для обеспечения соблюдения трудового законодательства, учета и управления кадрами, налогообложения, начисления зарплаты и социального страхования сотрудников.
Правовое обоснование позиции
Согласно статье 3 Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных», обработка персональных данных, включая хранение, должна производиться с согласия субъекта данных. Статья 5 того же закона предписывает хранение данных не дольше, чем этого требуют цели обработки, и требует уничтожения или обезличивания данных после достижения этих целей. За консультацией по вопросам хранения и обработки персональных данных можно обращаться в Роскомнадзор, который контролирует соответствие обработки данным Российскому законодательству.
Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных» требует согласия субъекта на хранение его персональных данных и определяет цель обработки для законности действия.
Вывод
Таким образом, хранение копий документов сотрудников возможно только с их письменного согласия, с чётко определённой целью обработки персональных данных. При разработке и применении внутренних нормативных актов рекомендуется указать цели и процедуру обработки данных, чтобы соответствовать законодательству и положениям о персональных данных.
Отметим, что эта позиция, хотя и является официальной, была составлена специалистами Онлайнинспекции в ответ на конкретный вопрос и не может быть применена без учета особенностей запроса.
Другие разъяснения специалистов сайта Онлайнинспекция.рф:
- Перенос праздничных дней для зарубежного филиала: какие правила?
- Может ли работодатель снизить премию полностью?
- Можно ли отказаться от новой спецодежды, чтобы не возмещать ее стоимость?
- Как правильно оформить изменения в должностную инструкцию?
- Можно ли отказаться от объединения должностей в госорганизации?
- Правомерен ли штраф за прерывание вахты по инициативе работника?
