Можно ли дать учебный отпуск по скану справки‑вызова?

Навигация

Вопрос: оформление учебного отпуска по скану

Вахтовый работник во время нахождения на вахте получил от родственников скан справки‑вызова из вуза, написал заявление на предоставление учебного отпуска и указал, что оригинал справки находится по месту проживания и будет передан позже. Работодателю нужно понять, можно ли издать приказ о дополнительном учебном отпуске и начислить оплату только на основании скан‑копии, не дожидаясь бумажного оригинала, с учётом обязанности оплатить отпуск не позднее чем за три календарных дня до его начала.

Ответ: отпуск только по оригиналу

Ответ Онлайнинспекции: оформить дополнительный оплачиваемый учебный отпуск работодатель может только после получения оригинала справки‑вызова из образовательной организации. Скан‑копия такого документа не рассматривается как достаточное основание для предоставления гарантий и компенсаций обучающемуся работнику. Поскольку оплата учебного отпуска должна быть произведена минимум за три календарных дня до его начала, работодателю надлежит дождаться поступления бумажной справки‑вызова, а затем на её основании издать приказ и рассчитать оплату учебного отпуска.

Правовое обоснование позиции

Дополнительный оплачиваемый отпуск для прохождения сессии предоставляется работнику, который получает образование по аккредитованным программам высшего образования по заочной или очно‑заочной форме и успешно осваивает учебную программу. Перечень случаев и продолжительность такого учебного отпуска определены трудовым законодательством в зависимости от курса обучения и вида аттестации.

Гарантии и компенсации за обучение, включая дополнительный отпуск с сохранением среднего заработка, работник может получать только один раз для каждого уровня образования. Подтверждением права на эти гарантии служит справка‑вызов, оформленная образовательной организацией установленным образом.

Именно справка‑вызов является тем документом, который даёт работнику право на учебный отпуск и связанную с ним оплату. Поэтому до момента, пока работодатель не получит оригинал этой справки, у него нет надлежащего документального основания оформлять отпуск и перечислять работнику средний заработок.

Отдельно трудовое законодательство закрепляет срок выплаты отпускных: оплата любого отпуска, в том числе учебного, должна быть произведена не позднее чем за три календарных дня до начала периода отдыха. Это правило работодатель обязан соблюдать при начислении и выплате среднего заработка за время учебного отпуска, опираясь на надлежащим образом оформленную справку‑вызов.

Трудовой кодекс РФ, часть 4 статьи 177: справка-вызов дает право на предоставление гарантий и компенсаций работникам, совмещающим работу с получением образования (ч. 4 ст. 177 ТК РФ).

Вывод: учебный отпуск только по оригиналу

Таким образом, дополнительный оплачиваемый учебный отпуск и его оплата предоставляются только на основании оригинала справки‑вызова, поэтому работодателю необходимо дождаться получения этого документа и лишь затем издать приказ и начислить отпускные.

Отметим, что эта позиция, хотя и является официальной, была сформулирована специалистами Онлайнинспекции в ответ на конкретный вопрос и не может быть применена в отрыве от ситуации запроса пользователя.

Другие разъяснения специалистов сайта Онлайнинспекция.рф:

• Когда работодателю разрешено отозвать работника из отпуска без его согласия?
• Нужно ли учитывать премии при оплате работы в выходной день?
• Может ли дистанционный работник требовать оплату обеденного часа?
• Можно ли делать сменный график по неделям и знакомить с ним работников еженедельно?