Автор PPT.RU

Срок хранения личной карточки

Срок хранения личной карточки — это период с момента ее открытия до сдачи в архив или уничтожения. Длительность хранения зависит от того, когда дело было открыто.

Личная карточка работника существует в виде формы Т-2, утвержденной Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004. Ее заполняют на каждого принимаемого вновь сотрудника. И хотя с 01.01.2013 унифицированные формы уже необязательны, этот документ сохранил статус обязательного для всех. О правилах заполнения можно прочитать в статье «Форма Т-2: как заполнить личную карточку работника».

О том, как хранить карточки Т-2, как долго и что делать с ними после увольнения, расскажем далее.

Зачем нужна карточка Т-2

Основное назначение Т-2 — сбор сведений о сотруднике, имеющих значение для кадрового учета. Как только человек устраивается на новую работу, менеджер по персоналу сразу заводит такой документ. Он представлен в форме Т-2 в виде 10 разделов:

  1. Общие сведения. Личные данные, образование, нынешняя профессия, номер трудового договора, стаж работы.
  2. Сведения о воинском учете.
  3. Прием и переводы на работу (в пределах этой организации) с указанием причин таких изменений и тарифных ставок.
  4. Аттестация (если необходима).
  5. Повышение квалификации (если проходил).
  6. Профессиональная переподготовка (если проходил).
  7. Награды и поощрения, подтвержденные документально.
  8. Отпуска (виды, периоды, даты).
  9. Социальные льготы (если имеет на них право).
  10. Дополнительные сведения.

Первые два раздела можно заполнить сразу — на основе документов, предоставленных новым работником. Иногда сразу можно внести данные в пятый и шестой разделы, если соискатель в момент трудоустройства имеет на руках удостоверения и дипломы.

Все остальные графы кадровик заполняет по мере необходимости. Завершающая запись — об увольнении — вносится в последний рабочий день.

ВАЖНО!
Игнорировать требования закона, говорящие об обязательности этого кадрового документа, опасно!

Где хранятся личные карточки формы Т-2

На первый взгляд, не важно, где хранить их: в папках в шкафу или в компьютере — в каждой компании решают индивидуально. Главное — иметь необходимую информацию о сотруднике. Но это распространенное заблуждение.

ВАЖНО!
После заполнения первых двух разделов формы Т-2 следует ознакомить сотрудника с текстом, который фактически дублирует все записи из трудовой книжки. Он должен поставить свою подпись, подтверждая достоверность данных. А это значит, что Т-2 придется распечатать.

Соответственно, кадровик вынужден далее дублировать вновь поступающую информацию: в компьютер вносить в обычном порядке, а в распечатанный и подписанный бланк — вписывать от руки. Работник подписывается под каждым зафиксированным передвижением.

Где должны храниться личные карточки Т-2 в этом случае? Инструкции по кадровому делопроизводству рекомендуют размещать их в отдельных номенклатурных папках:

  • отдельно от личных дел;
  • отдельно от приказов о приеме на работу;
  • отдельно по действующим и уволенным;
  • в безопасном месте.

Желательно держать их в сейфе, чтобы никто, кроме ответственного лица, не получил к ним доступ. Сшивать такие документы нельзя.

Кстати, некоторые копии документов вообще лучше не хранить — читайте об этом в материале:

Сколько хранятся карточки Т-2 уволенных сотрудников

После расторжения трудового договора ЛКР попадает в архив организации. В соответствии с Перечнем типовых архивных документов, утвержденным Приказом Минкульта № 558 от 25.08.2010, остаются они там 75 лет. Но статья 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ от 22.10.2004 гласит, что это распространяется только на дела, заведенные до 01.01.2003. Если позже, то достаточно 50 лет хранения.

Итак, как хранить личные карточки уволенных, переданные кадровой службой в архив, мы выяснили. Но что делать с ними по истечении 50 или 75 лет? Бывает, что организация существует и дольше. В большей степени это свойственно государственным и муниципальным учреждениям. Они в дальнейшем передают документы в городские архивы. Частные фирмы имеют право уничтожить их по акту.


Бланк Т-2

Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter». Мы узнаем о неточности и исправим её.
Вам может быть интересно:
Комментарии

Авторизуйтесь, чтобы добавить свой ответ

У вас еще нет аккаунта? Регистрация

Вход

Ошибка на сайте

Удаление аватара

Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию?

Выход

Вы уверены, что хотите выйти?