5 300
Оставить комментарий Распечатать

Лист ознакомления с должностной инструкцией: правила составления и образец

Размер шрифта:

Лист ознакомления с должностной инструкцией — это документ, который подписывают сотрудники до подписания трудового соглашения, выражая согласие выполнять трудовые обязанности. Он оформляется в качестве приложения к типовому акту, единому для определенной группы работников.

Зачем нужен лист ознакомления

При трудоустройстве сотрудника руководство компании обязано еще до подписания соглашения дать ему прочитать правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор и иные документы, которые относятся к выполнению трудовых обязанностей (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). К таким ЛНА относится и должностная инструкция (ДИ), в которой указывают должностные функции. Иногда она оформляется как приложение к трудовому договору. Но для удобства чаще всего обязанности прописывают в отдельном типовом документе для целой группы работников.

Согласно трудовому законодательству, ознакомить работников с внутренними нормативными актами необходимо под подпись (ч. 2 ст. 22 ТК РФ). Чтобы собрать подписи от всех заинтересованных лиц, оформляют специальный лист в качестве приложения к ДИ. В законодательстве не прописана обязательность заполнения листа ознакомления с должностной инструкцией, но для удобства на практике его используют. В нем подчиненные ставят автографы, подтверждая согласие с указанными правилами и должностными обязанностями. Если типовых ДИ в организации нет, то обязательные для работника функции указывают в трудовом договоре. Подписывая его, он принимает условия работы.

Автографы работников в листе ознакомления — не простая формальность. Если возникнет спорная ситуация между руководством и подчиненным о выполнении тех или иных обязанностей, подпись поможет решить вопрос. Если человек нарушал трудовую дисциплину, его подпись в листе ознакомления докажет, что он осведомлен о необходимости выполнять те или иные возложенные на него функции. Или станет доказательством обратной ситуации, что та или иная обязанность, которую пытается возложить на него руководство, в подписанной им ДИ не предусмотрена.

ВАЖНО!
Обычно с ДИ знакомят новых сотрудников при трудоустройстве. Но иногда, когда в нее внесли значительные корректировки или до сих пор не использовали вовсе, ознакомление и подпись инструкции проводят во время текущего рабочего процесса.

С 01.03.2022 вступит в силу Приказ Минтруда РФ № 773н от 29.10.2021, который предусматривает способы ознакомления с правами работников на рабочем месте при помощи различной печатной и визуальной информации. Сюда включают информирование работника (п. 1 приложения № 1 к вышеуказанному приказу):

  • при трудоустройстве об условиях трудового договора;
  • во время работы о результатах СОУТ на рабочих местах;
  • о требованиях ДИ, об охране труда и иных ЛНА работодателя.

Если у работодателя есть возможность, он вправе использовать разные способы, чтобы донести информацию до сотрудников, — плакаты, листовки, официальный сайт, видеоролики, корпоративные печатные издания.

ВАЖНО!
Если в компании есть электронный документооборот, то информировать сотрудников руководство вправе в электронной форме. В том числе есть возможность подтвердить, что сотрудник ознакомлен с должностными обязанностями, при помощи электронной цифровой подписи.

Как составить документ

Унифицированных универсальных бланков для этого приложения к ЛНА не существует. Как нет и жестких требований, в какой форме нужно знакомить сотрудников с должностной инструкцией, основное правило — составить лист в виде таблицы. Обычно оформляют его по стандартам, утвержденным в компании. Составляют в одном экземпляре на бумаге формата А4 или официальном бланке организации с указанием основных реквизитов. В шапке пишут название документа, затем размещают таблицу. В нее вносят следующие графы:

  • порядковый номер сотрудника;
  • фамилия, имя и отчество полностью, должность;
  • номер и дата распоряжения о приеме на работу;
  • дата прочтения и автограф служащего.

Если возникнет необходимость, таблицу дополняют другими графами, например, для примечаний. Если компания крупная, то принято составлять несколько документов в качестве уведомления об ознакомлении с должностной инструкцией — отдельно для конкретных специальностей (когда сотрудников на аналогичных должностях много). Если сотрудников мало, то его оформляют для отдельных групп или подразделений.

Если в компании трудятся много служащих, то документ не уместится на одной странице. Тогда их между собой следует пронумеровать и сшить или закрепить степлером. Лист с собранными автографами заверяет исполнитель (кадровик, секретарь или другое уполномоченное лицо). Затем его регистрируют в журнале учета внутренней документации.

Еще один вариант — завести специальную ведомость об ознакомлении с инструкцией, которая оформляется аналогично. На титульном листе ведомости необходимо отметить даты начала и завершения ее ведения.

Вот как выглядит лист ознакомления с инструкцией, утвержденной директором и оформленной как типовой документ для группы сотрудников:

А это шаблон:

ООО ______________________________

ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЯ

С ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИЕЙ

С должностной инструкцией ознакомлен:

№ п/п Фамилия, имя и отчество сотрудника полностью Должность Дата и номер приказа о приеме на работу, назначении на должность Дата и подпись об ознакомлении с ДИ и с получением ее копии
1
2
3
4
5
6

Сколько хранить лист ознакомления

Обычно рекомендуют сложить лист подписания должностной инструкции вместе с самой ДИ в отдельную папку. Законом не предусмотрен срок его хранения. Но поскольку он является приложением к ДИ, то и сохраняют его в течение аналогичного периода. Сколько времени хранить ДИ, указано в пунктах 442 и 443 перечня архивных документов, утвержденных Приказом Росархива № 236 от 20.12.2019.

Индивидуальные ДИ необходимо оставлять на хранение 50 лет (для документов, законченных делопроизводством до 01.01.2003) или 75 лет (завершенных после указанной даты). Типовые ДИ — 3 года после замены новыми. Сначала их оставляют в отделе кадров, затем отдают в архив компании. Если компанию ликвидируют, то их отдают в госархив, в котором после завершения периода хранения проведут проверку ценности этих актов.

Может пригодиться: как изменить должностную инструкцию работника
  • 2021-12-27 09:51:07
    Обязательно ли удостоверять лист подписания должностной инструкции печатью? В этом нет острой необходимости. С 2016 года АО и ООО освобождены от обязанности использовать печать, только если это не предусмотрено во внутренних локальных актах.
Оставить комментарий Распечатать
Ломова Анна Автор-эксперт

Родилась 12.10.1978 г. в Молдавской ССР в Кишиневе. В 1986 г. поступила в русскую СШ № 34 им. Н. Островского. В 1996 г. окончила лицей-гимназию № 11. В 2001 г. закончила факультет журналистики в МолдГУ. С 2001 г. работаю по специальности в разных СМИ.