Лист ознакомления с должностной инструкцией: правила составления и образец

Размер шрифта:

Лист ознакомления с должностной инструкцией — это документ, который подписывают сотрудники до подписания трудового соглашения, выражая согласие выполнять трудовые обязанности. Он оформляется в качестве приложения к типовому акту, единому для определенной группы работников.

Содержание

Зачем нужен лист ознакомления

При трудоустройстве сотрудника руководство компании обязано еще до подписания соглашения дать ему прочитать правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор и иные документы, которые относятся к выполнению трудовых обязанностей (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). К таким ЛНА относится и должностная инструкция (ДИ), в которой указывают должностные функции. Иногда она оформляется как приложение к трудовому договору. Но для удобства чаще всего обязанности прописывают в отдельном типовом документе для целой группы работников.

Согласно трудовому законодательству, ознакомить работников с внутренними нормативными актами необходимо под подпись (ч. 2 ст. 22 ТК РФ). Чтобы собрать подписи от всех заинтересованных лиц, оформляют специальный лист в качестве приложения к ДИ. В законодательстве не прописана обязательность заполнения листа ознакомления с должностной инструкцией, но для удобства на практике его используют. В нем подчиненные ставят автографы, подтверждая согласие с указанными правилами и должностными обязанностями. Если типовых ДИ в организации нет, то обязательные для работника функции указывают в трудовом договоре. Подписывая его, он принимает условия работы.

Автографы работников в листе ознакомления — не простая формальность. Если возникнет спорная ситуация между руководством и подчиненным о выполнении тех или иных обязанностей, подпись поможет решить вопрос. Если человек нарушал трудовую дисциплину, его подпись в листе ознакомления докажет, что он осведомлен о необходимости выполнять те или иные возложенные на него функции. Или станет доказательством обратной ситуации, что та или иная обязанность, которую пытается возложить на него руководство, в подписанной им ДИ не предусмотрена.

ВАЖНО!
Обычно с ДИ знакомят новых сотрудников при трудоустройстве. Но иногда, когда в нее внесли значительные корректировки или до сих пор не использовали вовсе, ознакомление и подпись инструкции проводят во время текущего рабочего процесса.

С 01.03.2022 вступит в силу Приказ Минтруда РФ № 773н от 29.10.2021, который предусматривает способы ознакомления с правами работников на рабочем месте при помощи различной печатной и визуальной информации. Сюда включают информирование работника (п. 1 приложения № 1 к вышеуказанному приказу):

  • при трудоустройстве об условиях трудового договора;
  • во время работы о результатах СОУТ на рабочих местах;
  • о требованиях ДИ, об охране труда и иных ЛНА работодателя.

Если у работодателя есть возможность, он вправе использовать разные способы, чтобы донести информацию до сотрудников, — плакаты, листовки, официальный сайт, видеоролики, корпоративные печатные издания.

ВАЖНО!
Если в компании есть электронный документооборот, то информировать сотрудников руководство вправе в электронной форме. В том числе есть возможность подтвердить, что сотрудник ознакомлен с должностными обязанностями, при помощи электронной цифровой подписи.

Как составить документ

Унифицированных универсальных бланков для этого приложения к ЛНА не существует. Как нет и жестких требований, в какой форме нужно знакомить сотрудников с должностной инструкцией, основное правило — составить лист в виде таблицы. Обычно оформляют его по стандартам, утвержденным в компании. Составляют в одном экземпляре на бумаге формата А4 или официальном бланке организации с указанием основных реквизитов. В шапке пишут название документа, затем размещают таблицу. В нее вносят следующие графы:

  • порядковый номер сотрудника;
  • фамилия, имя и отчество полностью, должность;
  • номер и дата распоряжения о приеме на работу;
  • дата прочтения и автограф служащего.

Если возникнет необходимость, таблицу дополняют другими графами, например, для примечаний. Если компания крупная, то принято составлять несколько документов в качестве уведомления об ознакомлении с должностной инструкцией — отдельно для конкретных специальностей (когда сотрудников на аналогичных должностях много). Если сотрудников мало, то его оформляют для отдельных групп или подразделений.

Если в компании трудятся много служащих, то документ не уместится на одной странице. Тогда их между собой следует пронумеровать и сшить или закрепить степлером. Лист с собранными автографами заверяет исполнитель (кадровик, секретарь или другое уполномоченное лицо). Затем его регистрируют в журнале учета внутренней документации.

Еще один вариант — завести специальную ведомость об ознакомлении с инструкцией, которая оформляется аналогично. На титульном листе ведомости необходимо отметить даты начала и завершения ее ведения.

Вот как выглядит лист ознакомления с инструкцией, утвержденной директором и оформленной как типовой документ для группы сотрудников:

А это шаблон:

ООО ______________________________

ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЯ

С ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИЕЙ

С должностной инструкцией ознакомлен:

№ п/п Фамилия, имя и отчество сотрудника полностью Должность Дата и номер приказа о приеме на работу, назначении на должность Дата и подпись об ознакомлении с ДИ и с получением ее копии
1
2
3
4
5
6

Сколько хранить лист ознакомления

Обычно рекомендуют сложить лист подписания должностной инструкции вместе с самой ДИ в отдельную папку. Законом не предусмотрен срок его хранения. Но поскольку он является приложением к ДИ, то и сохраняют его в течение аналогичного периода. Сколько времени хранить ДИ, указано в пунктах 442 и 443 перечня архивных документов, утвержденных Приказом Росархива № 236 от 20.12.2019.

Индивидуальные ДИ необходимо оставлять на хранение 50 лет (для документов, законченных делопроизводством до 01.01.2003) или 75 лет (завершенных после указанной даты). Типовые ДИ — 3 года после замены новыми. Сначала их оставляют в отделе кадров, затем отдают в архив компании. Если компанию ликвидируют, то их отдают в госархив, в котором после завершения периода хранения проведут проверку ценности этих актов.

  • 2021-12-27 09:51:07
    Обязательно ли удостоверять лист подписания должностной инструкции печатью? В этом нет острой необходимости. С 2016 года АО и ООО освобождены от обязанности использовать печать, только если это не предусмотрено во внутренних локальных актах.
Ломова Анна