Важно
Платформы дадут самозанятым бонусы за участие в страховании 
Срочно
ФНС обновит реестр МСП: проверьте отчетность за 2025 год 
Мы подошли к последнему, самому ответственному этапу — ликвидации компании. И здесь уже недостаточно просто разложить документы по папкам. Закон требует передать их в государственный или муниципальный архив. Это касается и ООО, и ИП, если у него есть наемные работники.
Содержание
Обязанность по передаче документов в архив
Главное правило закреплено в ч. 10 ст. 23 Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле»:
«При ликвидации негосударственных организаций... образовавшиеся в процессе их деятельности... документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив…».
Ключевой момент — «в упорядоченном состоянии». Архив не примет коробки с надписью «Кадры». Упорядочение — это комплексная процедура: полистная проверка, нумерация, оформление листов-заверителей, подшивка, составление описей. И весь этот процесс осуществляется за счет ликвидируемой организации.
Какие документы мы обязаны подготовить и сдать:
- Дела по личному составу: приказы, трудовые договоры, невостребованные трудовые книжки, уведомления МВД о приеме/увольнении иностранных граждан и т.д.
- Документы по основной деятельности: учредительные документы, приказы, распоряжения, протоколы заседаний и т.д.
Итог темы: как «архив» защищает от Роскомнадзора (РКН)
Все предыдущие разборы были не просто о «бумажках», а о юридически значимых документах (не путайте с копиями). Грамотно выстроенная система Документационного Обеспечения Управления (ДОУ) — это ваша главная доказательная база правомерной обработки персональных данных (ПДн).
Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных» обязывает обрабатывать ПДн только для конкретных целей и не дольше, чем это необходимо. Как мы это доказываем проверяющим из РКН:
- Через ЛНА по делопроизводству и ДОУ: Они фиксируют, что документы создаются не из праздного интереса, а во исполнение закона, договора или в рамках законной хозяйственной деятельности.
- Через экспертизу ценности: Положение об Экспертной комиссии (ЭК) и сам процесс экспертизы показывают, что компания не хранит всё подряд, а принимает взвешенные, нормативно обоснованные решения.
- Через Описи и Акты уничтожения дел: Мы уничтожаем дело целиком по архивным правилам, а не отдельные листы с персональными данными, и только после того, как истек срок, установленный архивным законодательством (а не законом № 152-ФЗ).
Архивный порядок — это и есть законный порядок обработки персональных данных в документах (в том числе по личному составу).
Надеюсь, эта серия публикаций помогла вам разобраться, как законно продлить «жизнь» документов, содержащих ПДн, чтобы РКН не признал их обработку избыточной после достижения первоначальных целей.
Все еще жду ваши вопросы по этой и другим темам, а также ваши пожелания — на какие темы написать следующие разборы?
Кадровый аудит — экспертная колонка Татьяны Совиной:
