Самозанятый снялся с учёта до оплаты: что делать компании

Содержание

Коротко о главном: 5 пунктов

Статья — для российской компании, которая оплачивает работы или услуги физическому лицу без статуса ИП. Исполнитель — налоговый резидент России. Аренда, выплаты предпринимателям и нерезидентам требуют отдельного разбора.

Когда исполнитель может потерять статус до оплаты

Первая причина — добровольный отказ от режима. Например, дизайнер сдал макеты 21 сентября, 24 сентября направил заявление о снятии с учёта, а оплату получил 28 сентября. Для обычного банковского перевода доход по НПД возникает при поступлении денег; дата акта этого не меняет — часть 1 статьи 7 Закона № 422-ФЗ.

При добровольном отказе датой снятия с учёта будет день направления заявления — часть 13 статьи 5 Закона № 422-ФЗ. Поэтому оплату 28 сентября нельзя отнести к НПД только потому, что макеты приняли раньше. Все даты и суммы в статье условные.

Вторая причина — утрата права на режим. Например, доходы, учитываемые для НПД, превысили 2,4 млн рублей за календарный год: это основание из пункта 8 части 2 статьи 4 Закона № 422-ФЗ. Ровно 2,4 млн рублей ещё не означает превышение; учитываются поступления от всех заказчиков, подпадающие под НПД, а не любые зачисления на банковскую карту.

Что будет, если заплатить как самозанятому и ничего не менять

Если к моменту получения оплаты исполнитель уже прекратил применять НПД, компания становится налоговым агентом по вознаграждению за работы или услуги. Бухгалтер рассчитывает налог, удерживает его из дохода и перечисляет в бюджет — пункты 1 и 4 статьи 226 НК РФ. Обещание исполнителя самостоятельно заплатить налог эту обязанность не отменяет.

Кроме того, нужно проверить страховые взносы: выплаты по договорам работ и услуг входят в объект обложения по подпункту 1.1 пункта 1 статьи 420 НК РФ. Освобождение для НПД связано с доходом, подпадающим под этот режим, и наличием чека — часть 1 статьи 15 Закона № 422-ФЗ. Акт или старая справка о постановке на учёт не заменяют эти условия.

Ранее правомерно учтённые для НПД доходы автоматически пересчитывать не нужно. ФНС разъяснила это для превышения лимита в пункте 10 письма от 20.02.2019 № СД-4-3/2899@. Проверяют последующие операции, сохраняя прежние правомерные расчёты.

Обязана ли компания проверять статус перед каждым платежом

В Законе № 422-ФЗ нет отдельного требования заходить в сервис ФНС перед каждым переводом. Но заказчик обязан правильно рассчитать налоги. Проверка только при заключении договора не показывает, сохранился ли статус к оплате, поэтому проверять его перед каждым платежом — практическая мера снижения риска.

Используйте сервис проверки статуса плательщика НПД ФНС: укажите ИНН исполнителя и интересующую дату. Сохраните результат вместе с платёжными документами. Если перевод задержался, уточните статус на дату фактического получения денег.

Ответ сервиса не показывает остаток годового лимита. Попросите контрагента подтвердить, что предстоящий платёж укладывается в доступный остаток. Положительный результат проверки этого не доказывает. Эта статья разбирает оплату после прекращения НПД. Налогообложение платежа, которым впервые пересекается лимит, требует отдельного расчёта до перевода денег.

Что делать, если статус уже прекратился

Сначала установите дату прекращения НПД, дату оплаты и наличие у исполнителя статуса ИП. Затем сверьте согласованные цену, срок платежа и порядок расчётов. Само прекращение НПД не отменяет обязанность оплатить принятую работу — статья 309 ГК РФ.

Переоформление нужно не всегда. ФНС в пункте 10 письма от 20.02.2019 № СД-4-3/2899@ пояснила: при утрате права на НПД из-за превышения лимита переоформлять договор не требуется, если существенные условия остаются прежними. Если стороны меняют цену или порядок расчётов, изменения следует согласовать и оформить.

Как выбрать ставку НДФЛ

Для указанного в статье вознаграждения резидента применяется шкала из пункта 1 статьи 224 НК РФ. Бухгалтер суммирует с начала года доходы, облагаемые по этой шкале, которые учитывает именно его компания, и применяет положенные вычеты. В неё включают новую выплату и исключают доходы, правомерно обложенные НПД.

Повышенная ставка действует только на соответствующую часть базы. Например, если до выплаты компания учла 2 380 000 рублей, а новое облагаемое вознаграждение — 50 000 рублей, без вычетов НДФЛ с него составит:

Доходы от других налоговых агентов компания не прибавляет — пункт 3 статьи 226 НК РФ. Лимит НПД и первая ступень НДФЛ равны 2,4 млн рублей, но считаются по разным правилам. Превышение лимита НПД само по себе не переводит первую выплату компании на ставку 15%.

Пример расчёта

Теперь рассчитаем платёж дизайнеру. Согласованная цена — 50 000 рублей до удержания налога; это первая облагаемая по указанной шкале выплата этой компании исполнителю за год, вычетов нет. Поэтому НДФЛ составит 6500 рублей, а дизайнер получит 43 500 рублей.

Предположим также, что компания применяет общий единый тариф взносов и предельная база не превышена. Тогда по пункту 3 статьи 425 НК РФ взносы составят 30% — 15 000 рублей. Это дополнительные расходы заказчика.

При пониженном тарифе или превышении предельной базы сумма взносов будет другой. В этом примере цена согласована до удержания налога; если договор обещает конкретную сумму «на руки», сначала нужно отдельно разобраться с этим условием.

Если все 50 000 рублей уже переведены без удержания налога, действуйте так:

1. Восстановите даты и рассчитайте неудержанный налог. Проверьте возможность удержания из следующих денежных выплат этому исполнителю по статье 226 НК РФ.
2. Проверьте начисления и отражение операции в отчётности. При обнаружении ошибки определите, какие расчёты исправить и какие суммы доплатить.
3. Если до 31 января следующего года удержать НДФЛ невозможно, сообщите исполнителю и инспекции о доходе и неудержанной сумме не позднее 25 февраля следующего года — пункт 5 статьи 226 НК РФ.

Можно ли избежать неожиданной смены расчёта

Полностью исключить риск нельзя: человек вправе отказаться от режима, а поступления от других клиентов вам не видны. Но можно заранее узнать о приближении к лимиту и рассчитать стоимость продолжения работы.

Перед оплатой проверяйте статус, уточняйте доступный остаток лимита у исполнителя и после расчёта получайте надлежащий чек. Сверяйте в нём ИНН компании, сумму и наименование работ или услуг. Договор, акт, чек, платёжные документы и результат проверки храните вместе — так проще восстановить историю сделки.

Если сотрудничество продолжится, заранее обсудите дальнейший формат: расчёты с физическим лицом с удержанием НДФЛ и взносами либо работу с предпринимателем после оформления им статуса ИП и подходящего режима. Последующая регистрация ИП не меняет автоматически налогообложение уже полученных денег.

Как подстраховаться в договоре

Согласуйте, когда и каким способом исполнитель сообщает о добровольном отказе от НПД, превышении лимита и других основаниях утраты права. Отдельно определите цену до удержания НДФЛ и порядок передачи чеков. Закон № 422-ФЗ не устанавливает универсальный трёхдневный срок уведомления каждого заказчика: конкретный срок выбирают стороны.

Для обсуждения с исполнителем можно использовать такое условие:

Это пример для согласования, его нужно соотнести с остальными положениями договора. Уведомление помогает вовремя изменить расчёт, но не переносит на исполнителя налоговые обязанности компании. Поэтому проверяйте статус перед оплатой и документы после неё.

Читайте также:

• что нужно знать, работая с самозанятыми;
• как написать пояснение в налоговую по самозанятым;
• как вернуться на занятость после превышения лимита по доходу.