Инструкция: составляем приказ о введении или изменении штатного расписания на 2024 год

Навигация

Бесплатно найти и скачать образцы этого документа в КонсультантПлюс

Скачать бланк приказа об утверждении штатного расписания на 2024 год

Скачать образец приказа об утверждении штатного расписания на начало учебного года в школе на 2024 год

Скачать образец приказа об утверждении штатного расписания на 2024 год в ДОУ

Скачать бесплатно шаблон приказа об утверждении штатного расписания на 2024 год в связи с введением новой должности

Скачать бесплатно образец приказа об утверждении штатного расписания на 2024 год в связи с изменением организационной структуры

Зачем нужен этот документ

Штатное расписание (или «штатка») составляется с момента создания организации и изменяется, исходя из потребностей или финансовых возможностей работодателя. Применяется оно для оформления структуры, кадрового состава и численности, содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации и информацию о количестве сотрудников. Все правила и указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Чтобы штатное расписание (ШР) имело юридическую силу, готовят специальное распоряжение об его утверждении. Если появится необходимость уточнить сведения о структуре, количестве работников или фонде зарплаты, то издают новый распорядительный документ.

Подробнее: Инструкция: заполняем штатное расписание

Когда составляют распоряжение на утверждение ШР

Это отправная точка, позволяющая использовать документ в учреждении. Бумагу необходимо разрабатывать в тех организациях, где применяется труд наемных работников. ТК РФ (ст. 57) устанавливает, что в трудовом договоре отражаются и трудовая функция, и размер дохода, определенные в «штатке».

В процессе осуществления планирования оформляют локальный распорядительный акт о введении в действие ШР, так как сведения из него применяются при формировании бюджета по зарплате. Этим же приказом поясняют расходы на оплату за работу в целях обложения налогами.

Как составить ШР

Единая унифицированная форма приказа об утверждении штатного расписания отсутствует, потому работодатели формируют его в свободном формате.

Документ составляется ответственным работником, на которого возложена такая функция (руководитель, начальник отдела кадров, бухгалтер). Предварительно необходимо определить общую структуру организации, чтобы правильно распределить людские и материальные ресурсы. В документ не вносятся фамилии работников, иные данные (адрес, телефон и т. д.), так как главная цель — определить структуру, численность и размер заработной платы. Распорядительный акт подписывает руководитель или иное уполномоченное им лицо.

Документ оформляется на стандартном бланке предприятия, утверждается работодателем и включает следующую информацию:

• количество работников;
• фонд оплаты труда;
• дату, с которой новое вводится в действие, а прежнее отменяется.

Уставом разрешено определить и другой порядок подготовки и утверждения документа, например, на правлении организации или заседании совета директоров. В этом случае дополнительно вносятся реквизиты соответствующего документа (протокола). А вот на сайте организации, как правило, он не размещается и через почтовые ресурсы (mail, др.) не рассылается.

Когда составляют на изменение

Такое распоряжение издается, когда требуется закрепить одно из нововведений:

• исключить вакансии или структурные подразделения из-за организационных перемен в деятельности учреждения;
• ввести новые вакантные единицы в случае расширения производств или увеличения числа услуг;
• сократить единицы;
• поменять оклады;
• изменить названия должностей или подразделений.

Оформляют подобные изменения:

• разработав приказ об утверждении нового штатного расписания и отмене старого, указав дату введения в действие;
• утвердив новое.

Руководитель предприятия сам решает, какой способ выбрать.

Как составить распоряжение об изменении

Единый формат документа не утвержден. Работодатель вправе использовать самостоятельно разработанную форму. В проект следует включить:

• дату введения изменений;
• названия новых подразделений или должностей;
• новое количество штатных единиц;
• размер оклада, доплаты и надбавки.

Изменения вводят:

• с даты издания приказа;
• с даты, обозначенной в приказе для введения в действие изменений. К примеру, дата издания приказа 12 января, а изменения начинают действовать с 14 февраля.

Приказ подписывает руководитель.

Что делать после подписания

У работодателя нет обязанности знакомить работников с самим расписанием или с приказом о его утверждении, поскольку оно не является локальным нормативным актом, связанным с трудовой деятельностью. Исключение составляют случаи, когда такая обязанность предусмотрена коллективным договором, соглашением или локальным нормативным актом (письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1).

Как часто требуется утверждать новое расписание

Закон не требует ежегодно издавать приказ об утверждении. Но если в течение года в документ вносились изменения в виде дополнений, то в начале календарного года вводится новый вариант «штатки» — так удобнее в работе. Для бюджетных и некоммерческих организаций период, на который он утверждается, определяется собственником имущества и зависит от выделенного бюджета.

При введении нового варианта старый прекращает действовать. Требуется ли его хранить? Обязательно! В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236) по месту разработки и утверждения, они имеют постоянный срок хранения.