Инструкция: как составить акт об уничтожении персональных данных

Содержание

Коротко о главном: 5 пунктов

В каком порядке уничтожаются персданных

Законодательство не регламентирует порядок уничтожения персональных данных (ПД), но обязывает компании разработать его самим (п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Закона о персданных (далее — Закон)). На практике в организациях такой порядок утверждается не отдельным локальным документом, а является частью положения об обработке ПД.

В положении перечисляют случаи, когда требуется уничтожить документы: например, поданное работником заявление на уничтожение персональных данных или причины, указанные в законе (достигнута цель обработки данных, истек срок хранения документов, выявлена неправомерная обработка ПД и др.). В положении утверждаются способы ликвидации документов (измельчить, сжечь, уничтожить электронный носитель, привлечь стороннюю специализированную организацию для исполнения).

Порядок пошагово выглядит так:

Шаг 1. Издайте приказ с указанием сроков, когда уничтожаются ПД, причин ликвидации и списка ответственных лиц.

Шаг 2. Уничтожьте носители ПД.

Шаг 3. Составьте документы, подтверждающие факт ликвидации.

В большинстве случаев это акт об уничтожении персданных. Но если ПД велись в электронном виде, то необходима еще выгрузка из журнала регистрации событий в информационной системе ПД. Такие правила установил с 1 марта 2023 года Роскомнадзор в пункте 2 Приказа от 28.10.2022 № 179.

Подробнее: порядок уничтожения персональных данных

Кто составляет акт уничтожения персданных

В положении организации об обработке ПД утверждаются лица, ответственные за удаление сведений, они составляют форму акта об уничтожении персональных данных и подписывают ее. Чаще всего назначается комиссия из нескольких лиц, но сделать это может и один сотрудник (Информация Роскомнадзора от 11.08.2021). Если комиссия (или ответственное лицо) создается под каждый случай ликвидации ПД, то ее состав утверждается приказом директора организации.

В состав комиссии включите председателя и нескольких сотрудников.

Как правильно составить акт

Требования к документу впервые утверждены в законодательстве в 2026 году уже упомянутым нами выше Приказом Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179. В этом документе указываются следующие обязательные сведения (п. 3 Приказа):

• наименование и адрес организации, где уничтожаются ПД;
• ФИО и должность лица, чьи персданные уничтожаются;
• ФИО и должность лиц, которые уничтожают ПД (состав комиссии или ответственное должностное лицо). Если ликвидация поручена сторонней организации, то указывается ее наименование и адрес;
• перечень уничтоженных персданных с указанием количества листов в отношении каждого документа (для бумажных носителей);
• наименование информационных систем ПД, из которых уничтожены ПД (для электронных носителей);
• дата, способ и причины, по которым уничтожаются персданные.

Такой документ хранится три года (п. 8 приказа). Форма, составленная в электронном виде, подписанная электронной цифровой подписью, имеет такую же юридическую силу, как и бумажная (п. 4 приказа).

Как выглядит акт

Образец составлен на примере уничтожения персональных данных в связи с достижением цели обработки.

Акт составляется в произвольной форме, но соответствует требованиям Роскомнадзора

Может пригодиться: как составить отказ от предоставления персональных данных