Инструкция: составляем ответ на запрос о предоставлении информации

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

1. Ответ на запрос от контрагента или ведомства — важный документ.
2. На запросы от судов, прокуратуры, налоговой, полиции и Минобороны нужно обязательно отвечать.
3. Ответ может быть положительным или отрицательным, каждый из которых оформляют по-разному.
4. Если сроки в запросе не указаны, ответить нужно в течение семи дней.
5. Ответ можно отправить лично, по почте или электронно, но он должен быть подписан и оформлен правильно.

В каких случаях обязательно отвечать на запрос

Письменный ответ на требования контрагентов является официальным документом. Как и любой регистр делового документооборота, его следует начинать с вежливого обращения к получателю: в ответ на ваш запрос о предоставлении информации направляем вам — письмо, информацию, документы.

Но всегда ли требуется составлять ответ на письменный запрос? Если организация получила интерпелляцию — запрос от ведомства или госоргана, то она обязана ответить и предоставить требуемые сведения. Правом истребования письменных ответов наделены:

• суды и судебные приставы;
• прокуратура;
• ФНС и территориальные налоговые инспекции;
• полиция;
• Минобороны.

Кроме того, в обязательном порядке придется ответить и адвокатам, которые действуют по договору об оказании услуг. По аналогии следует ответить на обращения контрагентов, с которыми у организации заключен контракт. Информацию предоставляют и по договорам оферты — сведения о цене, наличии товара, режиме работы и проч.

В какие сроки надо ответить

Единых сроков не предусмотрено. Если в запросе прописан срок, то отвечать следует в обозначенный период, указав такую фразу: в ответ на ваше письмо сообщаем следующее (затем идет необходимая информация). Если же сроки не оговорены, то по общепринятому правилу ответный документ отправляют в течение семи дней. Когда для сбора сведений или документации требуется больше времени, необходимо придерживаться разумных сроков для отправки письма — фактического времени, необходимого для сбора конкретных сведений или бумаг.

Как составить письменный ответ на запрос информации

Унифицированной формы письма с ответом нет. Организации переписываются в рамках делового документооборота — на фирменных бланках, с обязательным указанием отправителей и получателей. Допускается отвечать как в рукописном, так и в печатном виде.

Инструкция, как правильно написать ответ на письмо о предоставлении информации контрагенту:

1. Внести сведения об отправителе.
2. Вписать наименование или ФИО получателя.
3. Поставить номер и дату исходящего письма.
4. Указать суть ответа. Как вариант: на ваш запрос о предоставлении информации сообщаем следующее — и затем отразить положительное или отрицательное решение. Обязательно сослаться на первоначальный запрос, прописав его номер и дату.
5. При необходимости перечислить приложения — предоставляемую документацию.

Ответ составляют в одном экземпляре — только для получателя. Документ необходимо подписать у руководителя организации, указав его должность и ФИО. Печать ставится только при ее использовании в учреждении.

Образец положительного ответа

Актуальный образец письма-ответа на запрос о предоставлении информации в прокуратуру:

Образец ответа с отказом дать информацию

А вот как ответить на письмо о предоставлении информации в налоговую инспекцию:

Как отправить ответ

На запрос отвечают любым из доступных способов — лично, по почте или через курьера, электронно. Если пакет лично вручает представитель организации, то позаботьтесь о наличии у него доверенности. Действовать от имени учреждения без доверенности вправе только руководитель.

Почтовое отправление необходимо оформить ценным письмом с описью вложений и уведомлением о вручении. Электронный вариант — отправка по ТКС (в ведомственные организации) или по электронной почте, с обязательной подписью документации электронной подписью.