Ответ на запрос — это документ, в котором организация предоставляет положительное или отрицательное решение по требованию контрагента. Такое письмо составляют как пояснение к обращению за информацией или документами.
Бесплатно найти и скачать образцы этого документа в КонсультантПлюс
Скачать образец ответа на официальное письмо (бланк)
Скачать образец ответа на требование о предоставлении документов в налоговую (отрицательный)
Скачать образец ответа в прокуратуру на запрос о предоставлении информации (положительный)
В каких случаях обязательно отвечать на запрос
Письменный ответ на требования контрагентов является официальным документом. Как и любой регистр делового документооборота, его следует начинать с вежливого обращения к получателю: в ответ на ваш запрос о предоставлении информации направляем вам — письмо, информацию, документы.
Но всегда ли требуется составлять ответ на письменный запрос? Если организация получила интерпелляцию — запрос от ведомства или госоргана, то она обязана ответить и предоставить требуемые сведения. Правом истребования письменных ответов наделены:
- суды и судебные приставы;
- прокуратура;
- ФНС и территориальные налоговые инспекции;
- полиция;
- Минобороны.
Кроме того, в обязательном порядке придется ответить и адвокатам, которые действуют по договору об оказании услуг. По аналогии следует ответить на обращения контрагентов, с которыми у организации заключен контракт. Информацию предоставляют и по договорам оферты — сведения о цене, наличии товара, режиме работы и проч.
В какие сроки надо ответить
Единых сроков не предусмотрено. Если в запросе прописан срок, то отвечать следует в обозначенный период, указав такую фразу: в ответ на ваше письмо сообщаем следующее (затем идет необходимая информация). Если же сроки не оговорены, то по общепринятому правилу ответный документ отправляют в течение семи дней. Когда для сбора сведений или документации требуется больше времени, необходимо придерживаться разумных сроков для отправки письма — фактического времени, необходимого для сбора конкретных сведений или бумаг.
Как составить письменный ответ на запрос информации
Унифицированной формы письма с ответом нет. Организации переписываются в рамках делового документооборота — на фирменных бланках, с обязательным указанием отправителей и получателей. Допускается отвечать как в рукописном, так и в печатном виде.
Инструкция, как правильно написать ответ на письмо о предоставлении информации контрагенту:
- Внести сведения об отправителе.
- Вписать наименование или ФИО получателя.
- Поставить номер и дату исходящего письма.
- Указать суть ответа. Как вариант: на ваш запрос о предоставлении информации сообщаем следующее — и затем отразить положительное или отрицательное решение. Обязательно сослаться на первоначальный запрос, прописав его номер и дату.
- При необходимости перечислить приложения — предоставляемую документацию.
Ответ составляют в одном экземпляре — только для получателя. Документ необходимо подписать у руководителя организации, указав его должность и ФИО. Печать ставится только при ее использовании в учреждении.
Образец положительного ответа
Актуальный образец письма-ответа на запрос о предоставлении информации в прокуратуру:
Уважаемый Петр Петрович! В ответ на Ваше требование о предоставлении документов в связи с проводимой прокурорской проверкой № 195 от 31.08.2021 (вх. № 315), согласно п. 2 ст. 6, п. 1 ст. 22 Федерального закона № 2202-I от 17.01.1992 «О прокуратуре в Российской Федерации», направляю Вам следующие документы:
Директор ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» Иванов Иванов И.И. |
Образец ответа с отказом дать информацию
А вот как ответить на письмо о предоставлении информации в налоговую инспекцию:
Как отправить ответ
На запрос отвечают любым из доступных способов — лично, по почте или через курьера, электронно. Если пакет лично вручает представитель организации, то позаботьтесь о наличии у него доверенности. Действовать от имени учреждения без доверенности вправе только руководитель.
Почтовое отправление необходимо оформить ценным письмом с описью вложений и уведомлением о вручении. Электронный вариант — отправка по ТКС (в ведомственные организации) или по электронной почте, с обязательной подписью документации электронной подписью.
