Порядок перехода работника на электронную трудовую

НПА, регулирующие смену бумажных носителей на ЭТК

Основные нормативные акты, регламентирующие переход на трудовую книжку в электронном виде, это:

• ТК РФ;
• Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ;
• Приказ Роструда от 11.11.2022 № 253;
• Постановление правления ПФ РФ от 31.10.2022 № 245п;
• и другие.

Помимо этого, ведомства регулярно публиковали разъяснения относительно пошагового перехода на электронные трудовые книжки. Например, Пенсионный Фонд РФ размещал информацию на своем официальном сайте в тематическом разделе, посвященном данным о профдеятельности. Поскольку профессиональная деятельность влияет на будущую пенсию, цифровая документация о ней плотно связана с Пенсионным фондом и переход на электронные трудовые книжки проходил при взаимодействии с ним.

Для сведения: правила перехода на электронные трудовые книжки

Инструкция по смене формата данных о работе на цифровые

Примерная пошаговая инструкция по переходу на электронную трудовую книжку выглядит так:

Шаг 1. Издать в произвольной форме приказ о ведении сведений о трудовой деятельности работников как в бумажном, так и в цифровом варианте. В приказе необходимо:

• определить план мероприятий;
• установить сроки каждого этапа перехода на электронную трудовую деятельность;
• назначить ответственное лицо.

Шаг 2. Внесение изменений в локальные НПА. В частности, необходимо внести изменения в ПВТР, касающиеся:

• перечня документов, необходимых для приема на работу;
• порядка передачи работнику сведений о профессиональной деятельности при увольнении.

Подлежат корректировке и иные условия ПВТР и других локальных актов, затрагивающие сведения о профдеятельности работника.

Шаг 3. Подготовка, касающаяся технической части. В частности, обеспечение электронного документооборота с СФР.

Шаг 4. Проинформировать персонал о возможности перехода с бумажной трудовой книжки на электронную и в 2024 году. Закон требовал сделать это до конца октября 2020 года, но запрета повторного уведомления законодатель не установил. В уведомление можно включить информацию, касающуюся:

• возможности получения информации в цифровом формате;
• преимущества цифровых документов;
• пояснений, что будет с данными на бумаге;
• права сотрудника изменить формат сведений с бумажных на цифровой в любой момент времени;
• возможности после смены формата документа знакомится с записями на Госуслугах или в личном кабинете на сайте фонда.

Целесообразно разработать памятку с ответами на основные вопросы работников, касающиеся получения сведений о профессиональной деятельности в цифровом виде.

Для выражения волеизъявления о переходе сотрудника на электронную трудовую книжку выдайте ему бланк заявления.

Подробнее: как составить заявление о переходе на электронную трудовую книжку

Шаг 5. Перед подачей сведений в СФР желательно провести проверку правильности записей в бумажном документе.

Как оформить переход на электронную трудовую книжку

При принятии работником решения о переводе на цифровой формат сведений необходимо внести соответствующую запись в бумажный документ и выдать его работнику. Запись производится в соответствии с п. 35 порядка ведения, утвержденного Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. В книге учета делается запись о выдаче документа сотруднику на руки.

Правила изменения формата ведения данных о профессиональном пути едины для всего персонала, в том числе и для работающих пенсионеров.

Подробнее: как заполнить отчет по форме ЕФС-1

Необходимые документы

Резюмируя вышесказанное, смена бумажного документа на цифровой — процедура несложная. Основные документы по переходу на электронные трудовые книжки:

• приказ;
• уведомление работника о возможности получения сведений о работе в цифровом формате;
• заявление работника;
• отчет ЕФС-1.

Надо знать: может ли работник иметь две трудовые книжки одновременно