Как подготовить приказ о возложении обязанностей
Если основной сотрудник уходит в отпуск, необходимо на время его отсутствия передать полномочия и функции другому человеку. Для этого издают приказ о замещении на время отпуска, в котором закрепляют круг передаваемых полномочий. Рассказываем, как правильно оформить документ.
Когда нужен приказ о возложении обязанностей
В организациях приказ о временном исполнении обязанностей потребуется в случаях временного отсутствия основного сотрудника по причинам:
- отпуска;
- больничного;
- командировки;
- увольнения и пр.
Пока нет основного специалиста, его трудовые функции необходимо кому-то выполнять. Для этой цели допустимо принять работника — внешнего совместителя или поручить работу сотруднику из имеющегося коллектива.
Если работу поручают имеющемуся специалисту, потребуется его письменное согласие, дополнительное соглашение к трудовому договору и приказ о возложении обязанностей на период отпуска или иного отсутствия.
Порядок подготовки документа
Необходимо выбрать человека, имеющего требуемый опыт, навыки и уровень образования. При выборе кандидата учитывайте его нагрузку по основным трудовым функциям, сможет ли он взять повышенную нагрузку.
Далее предложите кандидату дополнительную работу. Если он согласен, оформите согласие письменно. В случае несогласия возложить полномочия в одностороннем порядке запрещено, за исключением обоснованной производственной необходимости.
После выбора и согласования заместителя возложение обязанностей на время отсутствия основного работника оформляют распоряжением и дополнительным соглашением к трудовому договору.
Как оформить документ
Действующим законодательством единый образец приказа о вменении дополнительных обязанностей не утвержден. Документ составляют в свободной форме. При наличии используют фирменный бланк организации.
Закон не требует машинопечатного документа, при составлении от руки он имеет одинаковую юридическую силу.
Вот как писать приказ о возложении обязанностей:
- Укажите наименование организации, ИНН, адрес места нахождения.
- Укажите город и дату составления.
- Присвойте порядковый номер.
- Обоснуйте причину составления распоряжения. Например: ввиду временного отсутствия основного работника.
После слова «Приказываю» укажите:
- Должность и Ф.И.О. работника, на которого возлагают трудовую функцию.
- Должность и Ф.И.О. замещаемого работника.
- Срок возложения полномочий.
- Перечень возлагаемых обязанностей.
- Доплату за дополнительную работу.
Готовое распоряжение о возложении должностных обязанностей подписывает руководитель организации или его заместитель.
С документом под подпись знакомят замещаемого и замещающего работника, иных ответственных лиц, например, бухгалтера, руководителя подразделения.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какой должен быть размер доплаты за совмещение по вакантной должности, расширение зон обслуживания, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника. Используйте эти инструкции бесплатно.
Образцы приказа
Вот шаблон распоряжения:
|
___________________________________________ (наименование организации) г. _______________ «_____» ____________ 2024 г. ____________________ (наименование документа) В связи с нахождением в ежегодном основном оплачиваемом отпуске ________________________________________________________________ (должность, Ф.И.О.), Приказываю:
Генеральный директор ________________________ (Ф.И.О., подпись) Ознакомлены: ____________________ ____________________ |
Пример распоряжения о возложении обязанностей в связи с производственной необходимостью:
Как и сколько хранить документ
В соответствии с п. 434 перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, распоряжения хранят 75 лет.
Хранение организуют в архиве организации, а при ее ликвидации — в муниципальном архиве.