Минтруд объяснил, как предоставлять электронные кадровые документы работникам

В Минтруд поступило обращение со следующей ситуацией: работник обратился к работодателю за выдачей документов, в отношении которых осуществляется электронный документооборот. Вопрос: в каком виде работодатель обязан выдать работнику документы, если тот в заявлении не указал способ их получения?

В письме № 14-6/ООГ-2211 от 27.03.2023 Минтруд напомнил, что согласно ч. 10 и 11 ст. 22.3 ТК РФ, заявление о выдаче документов, связанных с работой, или их заверенных копий работник подает в письменном виде или направляет через информационную систему работодателя (по адресу его электронной почты) или с помощью платформы «Работа в России».

После того как работник подаст заявление, работодатель должен бесплатно предоставить ему в течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления требуемые документы или их заверенные копии на бумаге или, если в отношении этих документов осуществляется ЭДО, электронные документы. Документы предоставляются способом, который указан в заявлении работника: в виде бумажной копии электронного документа или в виде электронного документа, размещенного на Госуслугах или в личном кабинете работника на платформе «Работа в России».

В связи с вышесказанным, Минтруд делает следующий вывод: ТК РФ предусмотрено, что в заявлении о выдаче документов работник обязательно должен указать способ предоставления ему таких документов. Следовательно, если он не укажет его, то документы ему не выдадут ни в каком виде.

Читайте дополнительно по теме:

• как оформить электронную трудовую книжку;
• можно ли заверять кадровые документы факсимильной подписью;
• нужна ли печать для кадровых документов;
• как уволиться по почте.