Рассказали, можно ли заверять кадровые документы факсимильной подписью

В Министерство труда и социальной защиты поступило обращение с вопросом, возможно ли с точки зрения трудового законодательства при оформлении кадровых документов использовать по распоряжению гендиректора его факсимильную подпись в приказах по личному составу, если подобный порядок подписания указать в приказе?

Минтруд выразил свое мнение по этому вопросу в Письме № 14-6/ООГ-1863 от 15.03.2023. Напомнили, что в соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ использовать при совершении сделок факсимильную подпись или другой вариант собственноручной подписи возможно в ситуациях и в порядке, которые предусмотрены законом, правовыми актами или соглашением сторон.

В министерстве отметили, что благодаря факсимильной подписи документооборот организации упрощается. Но законодательством не урегулированы вопросы применения подобного способа подписания документов, и понятие «факсимиле» законодательно не определено.

Кроме того, отсутствует определение статуса документа, заверенного факсимильной подписью. По этой причине, чтобы исключить риски при использовании факсимиле, организации необходимо различать случаи, когда его разрешается использовать при подписании документов, а когда — запрещается.

При этом законодательно не предусмотрена возможность заверения факсимильной подписью кадровых документов, включая трудовые договоры.

В частности, ст. 67 ТК РФ установлено, что на трудовом договоре работодатель обязан поставить личную подпись. Помимо этого, для заверения документов можно применять электронные подписи, если в организации ведется ЭДО (статьи 22.1–22.3 ТК РФ).

Также п. 4.22 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 разъясняется порядок, по которому применяется факсимиле для подписания кадровых документов. Поясняется, что реквизит «Подпись» содержит наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись и ее расшифровку (инициалы, фамилию).

Читайте дополнительно по теме:

• как получить электронную подпись;
• нужна ли печать для кадровых документов;
• как оформить электронную трудовую книжку;
• календарь кадровика: какие отчеты сдать.