Работодатели, которые хотели поучаствовать в проекте по ведению электронных кадровых документов, но не успели подать заявки, получат второй шанс. Минтруд готов принять всех желающих.
Что случилось
Чиновники собираются продлить прием заявок на участие в эксперименте по ведению электронных кадровых документов еще на месяц — до 15 мая. Поправки в Приказ Минтруда №240н от 14.05.2020, которым регламентирован порядок проведения проекта, сейчас проходят независимую экспертизу. Но шансы, что его утвердят, максимальны, поскольку продолжительность эксперимента уже продлили до 15 ноября (см. Федеральный закон от 24.03.2021 №53-ФЗ).
Что это за эксперимент
Благодаря Закону от 24.04.2020 №122-ФЗ, на протяжении последнего года работодатели, участвующие в эксперименте, вправе оформлять отдельные кадровые документы исключительно в электронном виде, не дублируя их на бумаге. С какой даты и какую документацию вести по новым правилам, организация решает самостоятельно с учетом рекомендаций Минтруда, но в перечень нельзя включать трудовые книжки. Среди документов, которые предложено вести только в онлайн-формате:
- заявления и согласия работников;
- приказы о приеме на работу или об увольнении;
- коллективные, трудовые и ученические договоры;
- обращения, предложения, требования, уведомления, приглашения, отказы, извещения, сообщения;
- графики отпусков, сменности, работы на вахте;
- иные.
Поскольку проект затрагивает и права работников, компания обязана получить письменное согласие персонала на участие в эксперименте и обработку персональных данных граждан. Сведениями стороны обмениваются с помощью электронных цифровых подписей (выдаются бесплатно после регистрации в ЕСИА) по внутренней информационной системе работодателя, а если таковая отсутствует — через систему «Работа в России». Не запрещено использовать одновременно обе базы данных.
Первоначально планировалось, что проект завершится в конце 2020 года, но затем решили продлить его до 15 ноября. Одновременно предложили увеличить численность участников, разрешив подавать заявки на участие до 15 мая. Участие добровольное, но не исключено, что, если результаты эксперимента признают успешными, работодателям разрешат вести кадровый документооборот в электронном виде, а в какой-то части даже обяжут это делать.
Если вы хотите попробовать перейти на электронный документооборот уже сейчас, подайте заявление в Минтруд по рекомендованной форме (см. приложение №1 к Приказу Минтруда №240н от 14.05.2020).
Есть возможность и отказаться от участия, направив заявление по форме из приложения №2 к тому же приказу.
Всем участникам придется отчитываться о результатах. Чиновникам интересно:
- сколько сотрудников участвовало;
- какие документы переводились в е-формат и почему;
- какие выявлены плюсы и минусы, сложности;
- какие появились рекомендации по улучшению законодательства.
Тем, кто присоединится сейчас, отчитываться придется только однажды — 15 августа. На основании полученных данных Минтруд направит в правительство результаты эксперимента, и вместе они решат, стоит ли разрешать полноценный ЭДО в кадровой сфере в ближайшее время.
