Рейтинг@Mail.ru

Электронная трудовая книжка

Размер шрифта:

В 2023 году каждому гражданину заводят электронную трудовую книжку (ЭТК). Ее ведут отдельно от бумажной или совместно. Рассказываем, как ее оформить, как получить выписку, какие сведения в нее включают.

Содержание

Электронная трудовая книжка

ЭТК — это цифровой реестр, который ведет СФР на каждого трудоустроенного гражданина. В нем отражают прием и увольнение, перевод, переименования организации и пр.

Данные доступны для скачивания в личном кабинете СФР и на Госуслугах.

Как оформить электронную трудовую книжку самому

ТК заводит работодатель на каждого трудоустроенного работника. Направляя отчет в СФР о кадровых изменениях, система формирует ЭТК на гражданина.

Для оформления гражданину не требуется предпринимать никаких действий, СФР автоматически заводит цифровую ТК официально трудоустроенным гражданам на основании отчетов работодателей.

Что выбрать: электронную трудовую книжку или бумажную

ЭТК ведут независимо от наличия или отсутствия бумажной. Оставить бумажный документ или нет — зависит от предпочтения гражданина. Бумажный вариант оставляют граждане, имеющие большой опыт работы и привыкшие к наличию бумажного документа. Его наличие не влияет на порядок назначения пенсии, учета стажа и пр.

Если записей немного и опыт небольшой, целесообразно отказаться от бумаги, поскольку этот документ не требуется для дальнейшей деятельности работника.

С какого числа ввели электронные трудовые книжки

ЭТК ввели 1 января 2020 года. Это был переходный год, до 31.12.2020 граждане должны были определиться: оставить бумажную ТК или нет.

Порядок перехода на электронную трудовую книжку

До 31 декабря 2020 года работники могли выбрать: ведение сведений о работе на бумаге или в цифровом формате. Для этого требовалось написать заявление на имя работодателя. Если гражданин выбирал бумажный вариант, существующую ТК на бумаге продолжали вести совместно с цифровой. Если выбрали цифровую, в бумажной делали запись об ЭТК и возвращали ее гражданину. Если гражданин не подавал заявления или принял решение отказаться от бумажной ТК, необходимо в любое время подать работодателю заявление об отказе от бумажной ТК.

ВАЖНО!
Для тех, кто впервые устраивается на работу после 01.01.2021, бумажные ТК не заводят, сведения оформляют в цифровом формате.

Где получить электронную трудовую книжку

Данные из реестра сведений о работе доступны на Госуслугах и в личном кабинете СФР. Если запросить сведения не получается, необходимо обратиться в СФР для получения распечатки с данными из ЭТК.

Стоит ли переходить на электронную трудовую книжку

Бумажные ТК сохранились только в России, странах СНГ и Словении. Бумага добавляет в жизнь бюрократии, государство стремится цифровизировать большинство документов. В случае утери бумажной ТК ее восстановление займет много времени: необходимо собрать справки от бывших работодателей, обратиться в СФР, восстановить записи.

В цифровом формате данные хранит государство. Сведения не потеряются, они доступны в любой момент по запросу гражданина.

Переход на ЭТК позволит сократить объем бумаг и оптимизировать взаимодействие с государством.

Подробнее: правила перехода на электронные трудовые книжки

Где посмотреть электронную трудовую книжку

Посмотреть сведения о работе можно на Госуслугах или в личном кабинете СФР.

На Госуслугах необходимо сформировать запрос в разделе «Работа и занятость» — «Выписка из ЭТК».

В личном кабинете появится уведомление о выполнении запроса и файл с выпиской, подписанный ЭЦП.

На сайте СФР запрос доступен в разделе «Справки».

Может пригодиться: как выглядит, зачем нужна и как получить форму СТД-СФР

Заявление на ведение электронной трудовой книжки

Для отказа от бумажной ТК и перехода на цифровую необходимо подать работодателю заявление. Его составляют в свободной форме с формулировкой:

«Прошу предоставлять сведения о моей рабочей деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ».

Работодатель сделает запись в бумажной ТК о ведении ЭТК и вернет документ работнику.

ВАЖНО!
Сроки на подачу заявления не установлены: гражданин вправе подать его в любое время.
Подробнее: как написать заявление о переходе на электронную трудовую книжку

Как принять сотрудника с электронной трудовой книжкой

Для оформления сотрудника на работу достаточно подписать договор и направить в СФР форму ЕФС-1 (раздел 1 и подраздел 1.1).

Отчет ЕФС-1 направляют не позднее дня, следующего за днем трудоустройства.

Для кадрового учета потребуется выписка из ЭТК о прошлых местах работы, данные необходимы для подсчета стажа в случае ухода сотрудника на больничный. Работодатель не вправе запросить сведения о стаже, сотруднику необходимо самостоятельно запросить данные на Госуслугах в форме выписки из ЭТК.

Подробнее: как заполнить отчет ЕФС-1

Как заверить электронную трудовую книжку

При получении выписки на Госуслугах и в СФР ее не требуется заверять. Документ подписан ЭЦП — этого достаточно для придания бумаге юридической силы.

Работодатель вправе выдать выписку о текущем месте работы. Ее оформляют в форме СТД-Р. Выписку заверяют подписью уполномоченного работодателем лица и печатью.

Подробнее: что такое СТД-Р, зачем нужен и как заполнить

Электронная трудовая книжка не соответствует бумажной, как исправить

Алгоритм зависит от причины ошибки:

  • если ошибку допустил действующий работодатель, ему необходимо направить корректирующий отчет ЕФС-1 с верными данными;
  • если ошибка допущена бывшим работодателем, необходимо обратиться к нему с требованием о направлении корректирующего ЕФС-1. Просьбу можно передать устно. Если работодатель не отреагирует, напишите заявление с требованием об устранении ошибки. В случае отказа обратитесь в ГИТ;
  • если в ЭТК содержатся неверные данные о стаже с прошлых мест работы, до введения ЭТК, обратитесь в СФР для уточнения данных.

Как отказаться от электронной трудовой книжки

Отказаться от цифрового документа нельзя, его по умолчанию ведут на каждого работающего гражданина. Вернуться к бумажной после того, как работник от нее отказался, недопустимо (письмо Минтруда от 14.12.2020 № 14-2/ООГ-18054).

Пока у работодателей сохраняется обязанность по направлению отчетов о кадровых изменениях, ЭТК формируют автоматически.

Электронная трудовая книжка при увольнении

При увольнении работодатель подает сведения в СФР и формирует работнику выписку о сведениях о работе у последнего работодателя.

Данные автоматически вносят в ЭТК.

Выписка из электронной трудовой книжки при увольнении

В последний рабочий день работодатель выдает сотруднику сведения о работе у последнего работодателя по форме СТД-Р. Форма утверждена Приказом Минтруда России от 10.11.2022 № 713н и содержит сведения о датах приема, перевода, увольнения.

Ее выдают на бумаге с подписью и печатью работодателя. Если работник не забрал СТД-Р, форму необходимо направить почтой заказным письмом с описью вложения.

В какой программе ведется электронная трудовая книжка

Любая программа для бухучета формирует сведения в ЭТК: 1С, Сбис, Контур и пр.

В разделе «Отчетность» программа сформирует бланк для направления в СФР. Бланк формируется на основании данных о сотруднике и созданного в программе приказа о приеме на работу.

После создания формы документ необходимо подписать ЭЦП и направить в ведомство.

Так выглядит формирование отчета в 1С:

Форму СЗВ-ТД отменили, вместо нее программа формирует ЕФС-1 — названия отчетов исправят после обновления программы.

Образец заполнения электронной трудовой книжки

Так выглядят данные в ЭТК:

Образец журнала учета электронных трудовых книжек

Журнал учета не является обязательным для работодателей. Его заводят для внутреннего учета.

В журнале отражают факт выдачи сотруднику СТД-Р при увольнении.

Вот образец:

Сведения о награждениях в электронной трудовой книжке

Сведения о награждениях в документе не отражают. Законом не установлена обязанность работодателя по передаче сведений о награждениях в СФР.

Эти данные потребуются для получения льгот и подтверждения льготного стажа.

Для этого необходимо предоставить первичные документы о наградах — свидетельства, грамоты, приказы и пр.

Как распечатать электронную трудовую книжку

Выписка из ЭТК приходит в личный кабинет в текстовом формате. Ее необходимо скачать и распечатать на принтере. Специальных бланков документ не требует, достаточно печати на чистом листе А4.

  • 2023-03-23 15:08:13
    Не все еще разобрались с электронными трудовыми. Важно понимать — ЭТК ведут абсолютно на всех работников. Для этого не требуется подавать заявление. Если у вас есть бумажная трудовая, электронную все равно будут вести.
  • 2023-06-13 10:41:42
    Вв разделе "Стоит ли переходить на электронную трудовую книжку" не упоминается о том, что переход на электронную книжку обязателен для некоторых категорий работников. В целом, статья ок, но нужно уточнять некоторые моменты.
  • 2023-06-15 11:36:52
    Если я уже имею бумажную трудовую книжку, стоит ли мне переходить на электронную?
  • 2023-06-20 15:27:51
    Как получить выписку из трудовой, если она электронная?
  • 2023-06-21 07:20:41
    Зануда, вы имеете в виду тех кто устраивается на работу впервые или кого то другого, что за некоторые категории?
  • 2023-06-21 07:21:04
    вопросик, вам решать, для работника удобнее бумага, для работодателя цифра
  • 2023-06-21 07:21:18
    Коровка Борис, через госуслуги сделайте
  • 2023-06-21 10:34:15
    Сделали бы приложение на телефон, куда выгружается своя электронная трудовая. Вот было бы удобно
  • 2023-06-22 10:19:04
    Хороший материал, благодарю за тщательную проработку темы! У меня есть вопрос по поводу электронной трудовой книжки: столкнулся с ситуацией, когда по необходимости пришлось распечатать электронную трудовую, но там пропали сведения о награждениях, которые были в бумажном варианте. Как в таком случае действовать, есть ли способы восстановить эти данные в электронной версии, или придется обращаться в органы, где награды выдавались, для их подтверждения?
  • 2023-06-29 17:26:38
    давольный, Да, в электронной трудовой книжке действительно не предусмотрено места для сведений о награждениях. Насчет восстановления - лучший способ - обратиться туда, где награждали.
Оставить комментарий Распечатать
Челозерцева Александра
Челозерцева Александра Юрист по корпоративным вопросам

В 2017 году окончила НФИ КемГУ по специальности "юриспруденция". Начала работу помощником арбитражного управляющего (банкротство). Спустя 1,5 года перешла в администрацию бизнес-центра на должность руководителя юр. отдела. Сопровождаю бизнес.

Комментарии
Автор что-то упустил? Информация неверна или устарела? Остались вопросы? Есть сомнения? Высказывайтесь в комментариях!
Вам может быть интересно:
Рубрикатор
  • Бухгалтеру
  • Юристу
  • Кадровику
  • Физическому лицу
    • Формы и отчеты
    • Налоги и взносы
    • Учет и платежи
    • Расчеты с работниками
    • Документы
    • Суд
    • Корпоративное право
    • Кадровые документы
    • Трудовые отношения
    • Отчеты и контроль
    • Общие вопросы
    • Охрана труда
    • ИП и самозанятость
    • Работа. Служба
    • Здоровье
    • Семья
    • Имущество. Жилье
    • Документы
    • Льготы. Пенсии
Ошибка на сайте