Трудовая функция "Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий"

Код
C/06.6
Уровень квалификации
6
Трудовые действия
  • Подготовка повестки дня мероприятия
  • Оформление списка участников мероприятия
  • Информирование участников о намечающемся мероприятии и условиях участия
  • Выбор места и времени проведения мероприятия
  • Подготовка предварительной сметы расходов
  • Рассылка приглашений подтвердившим участие в мероприятии
  • Сбор текстов докладов и проектов итоговых документов у докладчиков
  • Рассылка информационных материалов участникам конферентного мероприятия
  • Составление явочных листов и списка регистрации участников мероприятия
  • Закупка канцелярских товаров и продуктов для обеспечения кофе-пауз
  • Решение вопросов технического оснащения мероприятия
  • Помощь в подготовке доклада руководителя, презентационных материалов
  • Организация подготовки президиума и рабочих мест участников
  • Организация встречи и регистрация участников мероприятия
  • Ведение протокола мероприятия
  • Организация сервисного обслуживания во время кофе-пауз
  • Организация культурно-массовых мероприятий, транспортного и гостиничного обеспечения
Требования к образованию и обучению
  • Комплекс организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению совещаний и переговоров, в том числе международных
  • Правила ведения, подготовки и оформления протокола и других документов, создаваемых в процессе подготовки конферентного мероприятия
  • Составление сметы расходов
  • Основы написания речей и докладов руководителя
  • Правила установления контакта, поддержания и развития межличностных отношений
  • Правила делового общения, делового этикета
  • Этикет и основы международного протокола
  • Правила проведения деловых переговоров
  • Правила защиты конфиденциальной служебной информации
  • Требования охраны труда
Требования к опыту практической работы
  • Организовывать процесс подготовки к проведению конферентного мероприятия индивидуально и в составе рабочей группы
  • Документировать разные этапы процедуры подготовки и проведения конферентного мероприятия
  • Передавать информацию, документы и материалы участникам конферентного мероприятия
  • Подготавливать и оборудовать стол президиума и рабочие места участников совещания (заседания)
  • Сервировать чайный (кофейный) стол во время проведения кофе-пауз
  • Соблюдать правила делового этикета и протокола
  • Поддерживать имидж организации
  • Создавать имидж секретаря, соответствующий имиджу организации
  • Работать с информацией, анализировать и представлять ее в систематизированном виде
  • Обеспечивать безопасность деятельности организации
  • Применять информационно-коммуникационные технологии
  • Обеспечивать комфорт участников конферентного мероприятия, помогать в вопросах проживания, транспортного обеспечения
< К профстандарту