Трудовая функция "Организация сопровождения деловых гостей и обеспечение мероприятий для работников и деловых гостей"

Код
B/05.5
Уровень квалификации
5
Трудовые действия
  • Бронирование мест проведения мероприятий
  • Контроль качества оформления и декорирования мест проведения мероприятий
  • Комплектация мебелью и оборудованием мест проведения мероприятий
  • Организация технического сопровождения мероприятий в соответствии с выбранной концепцией
  • Оформление заказа на переводчика для иностранных гостей организации
  • Составление плана прибытия и отъезда гостей в соответствии с планом проведения мероприятий
  • Бронирование парковочных мест в соответствии с техническими возможностями места проведения мероприятий
  • Организация питания во время проведения мероприятия
  • Организация изготовления раздаточных материалов, информационных табло, навигационных указателей
  • Формирование заявки для изготовления и закупки сувенирной и подарочной продукции, в том числе с атрибутами товарной марки организации
  • Проведение анализа соответствия планируемого мероприятия внутренним нормам и регламентам, а также запланированному бюджету
Требования к образованию и обучению
  • Рынок поставщиков товаров и услуг, обеспечивающих деловые и корпоративные мероприятия
  • Ценовая политика поставщиков товаров и услуг, обеспечивающих деловые и корпоративные мероприятия
  • Принцип, алгоритм и этапы проведения закупок
  • Основы договорной работы
  • Порядок заключения договоров
  • Правила организации корпоративных мероприятий
  • Основные требования стандартов, технических, качественных характеристик, предъявляемые к организации корпоративных мероприятий
  • Правила проведения и требования к проведению культурно-массовых мероприятий
  • Законодательство Российской Федерации в области материально-технического обеспечения, регулирования договорных отношений и сделок между участниками рынка, защиты прав потребителя, проведения культурно-массовых мероприятий, закупочной деятельности, делопроизводства в рамках выполняемых трудовых функций
  • Локальные нормативные акты организации общего характера и по функциональному направлению деятельности
  • Структура и принципы организации документооборота
  • Базовые основы информатики
  • Способы обработки информации с использованием программного обеспечения и компьютерных средств
  • Правила деловой переписки
  • Правила делового этикета
  • Структура организации
  • Даты и события, имеющие значение для организации
Требования к опыту практической работы
  • Оценивать возможные места проведения мероприятий с учетом их целей и состава участников
  • Обеспечивать и сопровождать корпоративные, деловые и торжественные мероприятия
  • Выбирать сувенирную и подарочную продукцию в соответствии с категорией мероприятия и особенностями получателей
  • Определять объем необходимых потребностей в материально-технических, финансовых ресурсах в соответствии с локальными нормативными актами и бюджетом организации
  • Определять наиболее эффективные и качественные показатели необходимых товаров и услуг
  • Составлять и оформлять документы для процедур выбора поставщиков и процедур закупки
  • Классифицировать первичные отчетные документы, оценивать их соответствие требованиям законодательства Российской Федерации и условиям договора
  • Составлять сводные учетные и отчетные документы в целях осуществления контроля и анализа данных о поездках и деловых мероприятиях, состоянии рынка товаров и услуг
  • Составлять, систематизировать и актуализировать базу поставщиков товаров и услуг
  • Использовать компьютерные программы для ведения учета, систематизации и анализа данных, составления баз данных, ведения документооборота, справочно-правовые системы, ресурсы информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», оргтехнику
  • Использовать средства коммуникации
  • Вести переговоры и деловую переписку, соблюдая нормы делового этикета
< К профстандарту