Продажи физическим лицам: как оформить, учесть и внести в книгу продаж

Содержание

Коротко о главном: 5 пунктов

Продажи физлицам: главное для бухгалтера

Продажа физическому лицу — это полноценный объект обложения НДС. Тот факт, что покупатель не является плательщиком этого налога, не освобождает продавца от обязанности исчислить, уплатить НДС в бюджет и отразить операцию в книге продаж и декларации. Более того, организации и ИП должны применять ККТ и выдавать кассовые чеки при любых расчетах с физлицами за товары, работы или услуги, даже при оплате по QR-коду.

А вот счет-фактуру при продажах физлицу — не предпринимателю вы можете не выставлять (п. 7 ст. 168, пп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ). Это просто не имеет смысла: физлицо не возмещает НДС, а значит, и счет-фактура ему не нужен. При этом выдавать его по требованию покупателя никто не запрещает. А если продаете физлицам-ИП счета-фактуры — надо выставлять на общих основаниях.

Какие документы обязательно выдавать физлицу при продаже

Вы обязаны выдать покупателю-физлицу при расчете кассовый чек или бланк строгой отчетности. И п. 7 ст. 168 НК РФ прямо на это указывает: при реализации товаров за наличный расчет организациями розничной торговли требования по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы.

На что обратить внимание в чеке для физлица:

1. В чеке должны быть указаны сумма и ставка НДС. Для физлица непринципиально, входит НДС в цену или нет, но в чеке надо четко прописать эти сведения. Если вы на УСН и применяете специальные ставки 5 или 7 %, то укажите в чеке именно их.
2. Наименование товара должно быть конкретным и понятным, чтобы физлица смогли идентифицировать покупку. Формат наименования нерегламентирован, но судебная практика показывает, что размытые формулировки вроде «товар» или «продукция» — это риск для продавца.
3. Маркированные товары отражаются в чеке отдельной строкой по каждой товарной позиции. Если вы продаете обувь, молочную продукцию или товары легкой промышленности, которые подлежат обязательной маркировке, то каждую такую позицию надо выделить в чеке.

Отдельно остановлюсь на электронных чеках. Если покупатель до момента расчета предоставил номер телефона или адрес электронной почты, то вы обязаны направить ему электронный чек. При этом бумажный чек тоже можете выдать по просьбе покупателя. Разрешено ли не печатать бумажный чек, если отправили электронный? Можно, но только если покупатель не попросил бумажный. Но я рекомендую всегда печатать чек в розничной точке: это снимает любые вопросы и претензии.

Как внести продажу физлицу в книгу продаж

Вот здесь у коллег возникает больше всего вопросов. Если нет счета-фактуры, то что надо регистрировать в книге продаж? Вместо СЧФ вы можете зарегистрировать, к примеру, первичные учетные документы — кассовые чеки, БСО.

Но есть и другой вариант: регистрация сводного документа. Вы составляете бухгалтерскую справку-расчет или другой сводный документ, в котором указываете суммарные данные по всем продажам физлицам за месяц или квартал, и регистрируете его в книге продаж (п. 7 ст. 168, пп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ). Более того, в качестве такого документа можете составить сводный счет-фактуру в одном экземпляре и просуммировать в нем все продажи физлицам за месяц/квартал (письма ФНС № 3-1-11/0122@ от 24.08.2021, Минфина № 03-07-09/100514 от 18.11.2020).

А вот не отражать в книге продаж документы, содержащие сводные данные по операциям с физлицами и не включать их в декларацию по НДС, — неправомерно. Отсутствие счетов-фактур не освобождает вас от обязанности зарегистрировать продажи в книге и отчитаться по ним.

В своей работе я использую именно второй подход: составляю одну сводную справку за месяц. Это снижает объем записей в книге продаж и упрощает сверку данных. Но учтите, что при налоговой проверке инспектор вправе запросить первичные документы, подтверждающие показатели сводного документа.

Код вида операции для продаж физлицам, не являющимся плательщиками НДС, — 26. Этот код указывается в графе 2 книги продаж и затем переносится в раздел 9 НДС-декларации.

А теперь что касается графы 7 «Наименование покупателя». При продаже физлицу достаточно указать «Физическое лицо». ИНН/КПП покупателя в графе 8 в этом случае не заполняется (письмо ФНС № ГД-4-3/14398 от 14.08.2015). Отсутствие ИНН покупателя не вызывает претензий со стороны ИФНС, но только при условии, что вы корректно отразили операцию в разделе 9 декларации.

Подробнее: как вести книгу продаж

Как отражать такие операции в декларации по НДС

Раздел 9 декларации по НДС заполняется на основании данных книги продаж. Каждая запись из книги продаж переносится в соответствующую строку раздела 9: в строках 010–220 указываются показатели из граф 1–8, 10–19 книги продаж.

Вот что учесть при заполнении НДС-декларации:

1. Код вида операции 26 переносится из графы 2 книги продаж в строку 010 раздела 9 декларации. Этот код указывает, что товары реализованы лицам, не являющимся плательщиками НДС. Налоговики сверяют этот код с данными ваших контрагентов, и расхождения могут привести к автоматическому формированию требования о даче пояснений.
2. Данные о покупателе. Поскольку при продаже физическому лицу ИНН/КПП покупателя не заполняются, в строке 100 раздела 9 декларации сведения об ИНН/КПП покупателя будут отсутствовать. Это допустимо и не является нарушением.
3. Сводные данные. Если вы регистрировали в книге продаж свод за месяц, то в раздел 9 декларации попадут номер и дата сводного документа. При камеральной проверке налоговики вправе запросить расшифровку такого документа, поэтому будьте готовы представить ее в разумный срок.

Организации и ИП на УСН, ставшие плательщиками НДС с 2026 года, заполняют декларацию по НДС в общем порядке. Если применяется специальная ставка 5 или 7 %, то соответствующие суммы отражаются в новых графах книги продаж 15а, 15б, 17а, 18а и затем переносятся в раздел 9 декларации.

Подробнее: как заполнить декларацию по НДС

НДС-декларацию надо сдать в ИФНС в электронной форме не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом. Нарушение срока грозит штрафом по статье 119 НК РФ, а при большой просрочке еще и блокировкой расчетного счета.