Важно
Напоминание: что важно помнить в июле о взаимодействии с СФР 
Как вести журнал учета поступления продукции и ТМЦ в места хранения по форме № МХ-5
Кладовщик принимает товар по нескольким накладным в день. Если регистрировать поступления только в приходных документах, через месяц найти конкретную поставку и проверить сумму поступлений будет трудно. Форма МХ-5 решает эту проблему: журнал учета поступлений собирает все записи о приходе ТМЦ в единый реестр. Расскажу, как вести такой журнал без ошибок.
Содержание
Коротко о главном: 5 пунктов
Кто и когда должен вести журнал учета поступления продукции по форме МХ-5
Скажу сразу: журнал не обязателен. Организации и ИП применяют МХ-5 на свое усмотрение и могут заменить его на форму собственной разработки. Но унифицированные формы удобнее –в них уже включена вся необходимая информация о приходе ТМЦ (постановление Госкомстата № 66 от 09.08.1999). Если закрепили в учетной политике применение унифицированных форм первички, используйте именно их.
Итак, МХ-5 или форма по ОКУД 0335005. Это журнал учета поступления продукции, товарно-материальных ценностей в места хранения. Ответственным за его ведение назначают материально ответственное лицо (МОЛ) склада, кладовой или другого места хранения ТМЦ. К примеру, заведующего складом, кладовщика или сотрудника по приказу руководителя. Журнал МХ-5 ведут отдельно для каждого обособленного места хранения. Если у предприятия два склада и производственная кладовая, заводят три отдельных регистра.
Читайте о документах складского учета
Какую информацию в него заносят
МХ-5 отражает все приходные операции в разрезе поставщиков и первичных документов. В таблице журнала предусмотрены такие графы:
- Порядковый номер записи. Сквозная нумерация строк с начала периода.
- Дата поступления. Это дата фактической приемки ценностей на склад. Может отличаться от даты оформления товарной накладной поставщика.
- Наименование продукции, ТМЦ. Здесь указывают название товара или материала, сорт, артикул, модель, ГОСТ или ТУ.
- Единица измерения. Сокращенное обозначение: кг, шт., м, л, уп. и т.п.
- Наименование поставщика (грузоотправителя). Полное или краткое наименование организации, ФИО индивидуального предпринимателя.
- Товарный документ. Номер и дата документа, по которому приняли ТМЦ.
- Количество. Фактически оприходованное количество после приёмки.
- Цена. Учетная цена за единицу в рублях и копейках по документу приемки.
- Сумма. Итоговая стоимость ТМЦ, произведение граф 8 и 9: цена × принятое количество.
Я рекомендую добавить графу «Примечание» в форму собственной разработки — для отметок о составленных актах расхождений, претензиях или нетипичных ситуациях.
Если ведете бумажный МХ-5 и ошиблись в записи, внесите исправления. Аккуратно зачеркните ошибку — она должна остаться читаемой. Сверху или рядом напишите корректные данные, поставьте дату и подпись ответственного. Исправлять ошибку корректирующими средствами, пытаться удалить или стирать запись не допускается.
Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы организовать учет товаров на складе.
Как вести журнал по форме МХ-5
Подготовила пошаговую инструкцию по ведению журнала МХ-5 — от оформления до прошивки и передачи на хранение.
Шаг 1. Оформите титульный лист
Укажите:
- полное наименование организации;
- код по ОКПО;
- структурное подразделение, к примеру, наименование и номер склада, кладовой;
- номер камеры, секции и вид операции — при необходимости;
- отчетный период.
Заверьте титульный лист подписью ответственного МОЛ с должностью и расшифровкой.
Шаг 2. Вносите записи строго на основании первичных документов
Каждая строка таблицы журнала соответствует одному приходному документу, к примеру, ТОРГ-12, УПД, акту приемки, или одной партии однородных ТМЦ от одного поставщика, поступивших по одному документу. Наименования, характеристики, единицы измерения и цены переносите из первичного документа без искажений. Сокращать название товара не рекомендуется, поскольку это может привести к пересортице при инвентаризации.
Шаг 3. Подведите итоги за отчетный период
По окончании периода или при полном заполнении журнала подсчитайте общую сумму принятых ТМЦ. Итоговую сумму запишите в конце таблицы, в специально отведенной строке. Укажите дату и заверьте подписью ответственного лица. Передайте журнал МХ-5 в бухгалтерию — для сверки с первичными документами и отражения в регистрах бухгалтерского учета.
Шаг 4. Пронумеруйте, прошнуруйте и опломбируйте журнал
Листы МХ-5 нумеруют по порядку. Затем журнал прошивают прочной нитью, концы которой выводят на оборот последней страницы, заклеивают бумажной пломбой и заверяют надписью:
«В настоящем журнале пронумеровано и прошнуровано ___ листов».
Подпись ставит руководитель / ИП и, если так принято документооборотом организации, главный бухгалтер. При наличии печати проставляют оттиск. Так вы защитите журнал от замены листов.
Подробнее:
Шаг 5. Обеспечьте надлежащее хранение
Срок хранения журнала учета поступления ТМЦ — 5 лет после окончания отчетного года, в котором его закончили вести. Можно хранить журнал в сшиве с приходными накладными. Это упростит проверку сквозной нумерации и подтвердит достоверность записей.
Образец заполненного журнала по форме МХ-5
Так выглядит заполненный образец журнала учета ТМЦ по форме МХ-5
Журнал учета ТМЦ по форме МХ-5: ответы частые вопросы
-
Обязательно ли применять форму МХ-5?
Нет, не обязательно. Но если в учетной политике указано, что организация применяет унифицированные формы первичных документов, используйте в работе бланки из унифицированного альбома, в том числе и журнал учета МХ-5. Если же закрепили в учетной политике применение собственных форм, можете использовать МХ-5 как шаблон и доработать его на свое усмотрение.
-
Можно ли вести журнал МХ-5 в электронном виде?
Да, можно. В таком случае ответственное лицо подписывает МХ-5 своей УКЭП.
-
Как исправить ошибку в бумажном журнале МХ-5?
Аккуратно зачеркните неверную запись одной чертой так, чтобы она оставалась читаемой. Рядом впишите правильные данные, укажите дату исправления и поставьте подпись ответственного лица. Использовать корректор и стирать запись запрещено.
