Важно
Переход на прогрессивный НДФЛ по вкладам могут отложить 
Как вести журнал учета поступления продукции и ТМЦ в места хранения по форме № МХ-5
Кладовщик принимает товар по нескольким накладным в день. Если регистрировать поступления только в приходных документах, через месяц найти конкретную поставку и проверить сумму поступлений будет трудно. Форма МХ-5 решает эту проблему: журнал учета поступлений собирает все записи о приходе ТМЦ в единый реестр. Расскажу, как вести такой журнал без ошибок.
Содержание
Коротко о главном: 5 пунктов
Кто и когда должен вести журнал учета поступления продукции по форме МХ-5
Скажу сразу: журнал не обязателен. Организации и ИП применяют МХ-5 на свое усмотрение и могут заменить его на форму собственной разработки. Но унифицированные формы удобнее –в них уже включена вся необходимая информация о приходе ТМЦ (постановление Госкомстата № 66 от 09.08.1999). Если закрепили в учетной политике применение унифицированных форм первички, используйте именно их.
Итак, МХ-5 или форма по ОКУД 0335005. Это журнал учета поступления продукции, товарно-материальных ценностей в места хранения. Ответственным за его ведение назначают материально ответственное лицо (МОЛ) склада, кладовой или другого места хранения ТМЦ. К примеру, заведующего складом, кладовщика или сотрудника по приказу руководителя. Журнал МХ-5 ведут отдельно для каждого обособленного места хранения. Если у предприятия два склада и производственная кладовая, заводят три отдельных регистра.
Читайте о документах складского учета
Какую информацию в него заносят
МХ-5 отражает все приходные операции в разрезе поставщиков и первичных документов. В таблице журнала предусмотрены такие графы:
- Порядковый номер записи. Сквозная нумерация строк с начала периода.
- Дата поступления. Это дата фактической приемки ценностей на склад. Может отличаться от даты оформления товарной накладной поставщика.
- Наименование продукции, ТМЦ. Здесь указывают название товара или материала, сорт, артикул, модель, ГОСТ или ТУ.
- Единица измерения. Сокращенное обозначение: кг, шт., м, л, уп. и т.п.
- Наименование поставщика (грузоотправителя). Полное или краткое наименование организации, ФИО индивидуального предпринимателя.
- Товарный документ. Номер и дата документа, по которому приняли ТМЦ.
- Количество. Фактически оприходованное количество после приёмки.
- Цена. Учетная цена за единицу в рублях и копейках по документу приемки.
- Сумма. Итоговая стоимость ТМЦ, произведение граф 8 и 9: цена × принятое количество.
Я рекомендую добавить графу «Примечание» в форму собственной разработки — для отметок о составленных актах расхождений, претензиях или нетипичных ситуациях.
Если ведете бумажный МХ-5 и ошиблись в записи, внесите исправления. Аккуратно зачеркните ошибку — она должна остаться читаемой. Сверху или рядом напишите корректные данные, поставьте дату и подпись ответственного. Исправлять ошибку корректирующими средствами, пытаться удалить или стирать запись не допускается.
Как вести журнал по форме МХ-5
Подготовила пошаговую инструкцию по ведению журнала МХ-5 — от оформления до прошивки и передачи на хранение.
Шаг 1. Оформите титульный лист
Укажите:
- полное наименование организации;
- код по ОКПО;
- структурное подразделение, к примеру, наименование и номер склада, кладовой;
- номер камеры, секции и вид операции — при необходимости;
- отчетный период.
Заверьте титульный лист подписью ответственного МОЛ с должностью и расшифровкой.
Шаг 2. Вносите записи строго на основании первичных документов
Каждая строка таблицы журнала соответствует одному приходному документу, к примеру, ТОРГ-12, УПД, акту приемки, или одной партии однородных ТМЦ от одного поставщика, поступивших по одному документу. Наименования, характеристики, единицы измерения и цены переносите из первичного документа без искажений. Сокращать название товара не рекомендуется, поскольку это может привести к пересортице при инвентаризации.
Шаг 3. Подведите итоги за отчетный период
По окончании периода или при полном заполнении журнала подсчитайте общую сумму принятых ТМЦ. Итоговую сумму запишите в конце таблицы, в специально отведенной строке. Укажите дату и заверьте подписью ответственного лица. Передайте журнал МХ-5 в бухгалтерию — для сверки с первичными документами и отражения в регистрах бухгалтерского учета.
Шаг 4. Пронумеруйте, прошнуруйте и опломбируйте журнал
Листы МХ-5 нумеруют по порядку. Затем журнал прошивают прочной нитью, концы которой выводят на оборот последней страницы, заклеивают бумажной пломбой и заверяют надписью:
«В настоящем журнале пронумеровано и прошнуровано ___ листов».
Подпись ставит руководитель / ИП и, если так принято документооборотом организации, главный бухгалтер. При наличии печати проставляют оттиск. Так вы защитите журнал от замены листов.
Подробнее:
Шаг 5. Обеспечьте надлежащее хранение
Срок хранения журнала учета поступления ТМЦ — 5 лет после окончания отчетного года, в котором его закончили вести. Можно хранить журнал в сшиве с приходными накладными. Это упростит проверку сквозной нумерации и подтвердит достоверность записей.
Образец заполненного журнала по форме МХ-5
Так выглядит заполненный образец журнала учета ТМЦ по форме МХ-5
Журнал учета ТМЦ по форме МХ-5: ответы частые вопросы
-
Обязательно ли применять форму МХ-5?
Нет, не обязательно. Но если в учетной политике указано, что организация применяет унифицированные формы первичных документов, используйте в работе бланки из унифицированного альбома, в том числе и журнал учета МХ-5. Если же закрепили в учетной политике применение собственных форм, можете использовать МХ-5 как шаблон и доработать его на свое усмотрение.
-
Можно ли вести журнал МХ-5 в электронном виде?
Да, можно. В таком случае ответственное лицо подписывает МХ-5 своей УКЭП.
-
Как исправить ошибку в бумажном журнале МХ-5?
Аккуратно зачеркните неверную запись одной чертой так, чтобы она оставалась читаемой. Рядом впишите правильные данные, укажите дату исправления и поставьте подпись ответственного лица. Использовать корректор и стирать запись запрещено.
