Важно
Обновят форму ЕФС-1 
Какие причины приводят к необходимости возврата работнику удержанного НДФЛ? Как правильно оформить возврат, отразить его в учете и отчетности? Ответы на эти вопросы вы найдете в статье.
Навигация
Коротко о главном: 5 пунктов
- Если по ошибке из зарплаты удержали слишком много налога, это надо вернуть сотруднику.
- Работодатель должен сообщить об этом человеку не позже, чем через 10 дней после обнаружения лишнего удержания.
- Чтобы вернуть деньги, работник пишет заявление и указывает счет для перевода, а выдать сумму можно только на карту или счет в банке, а не наличными.
- Вернуть налог обязаны в течение трёх месяцев, иначе придётся платить ещё и проценты за задержку.
- Для возврата обычно используют общие суммы, что собирают на налоги, но если их не хватает, работодатель просит нужные деньги у налоговой.
В каких случаях налоговый агент должен вернуть удержанный НДФЛ
Если необходимые данные введены в бухгалтерскую программу корректно, то ошибок при расчете НДФЛ не возникает. Но жизнь, как ей и положено, вносит коррективы, в том числе те, при которых следует пересчитать ранее удержанный налог. Наиболее частые:
- отзыв сотрудника из отпуска;
- листок временной нетрудоспособности, оформленный во время отпуска;
- несвоевременное информирование о больничном листе;
- несвоевременное предоставление в бухгалтерию сведений о детях, их наличии, рождении, учебе и т.п., в связи с чем неверно применяются «детские» налоговые вычеты;
- подтверждение права на социальный или имущественный вычет.
Если при перерасчете выясняется, что налог с сотрудника удержан в большем размере, чем следует, то придется вернуть излишне удержанную сумму.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как осуществляется зачет и возврат положительного сальдо ЕНС. Используйте эти инструкции бесплатно.
Срок уведомления работника об излишне удержанном НДФЛ
Ст. 231 НК РФ обязывает работодателя сообщить сотруднику о том, что НДФЛ с его доходов «переудержали». Срок составляет не более 10 дней со дня обнаружения такого факта.
Читайте: как налоговому агенту вернуть излишне удержанный налог на доходы физических лиц
Утвержденного бланка уведомления нет, поэтому оно составляется в произвольной форме. Главное — указать в уведомлении сумму, которую необходимо вернуть работнику.
Направьте сотруднику уведомление о выявлении излишне удержанного НДФЛ
Образец заявления на возврат НДФЛ
Обрадованный работник, в свою очередь, подает работодателю заявление на возврат налога. Установленной формы этого документа тоже нет, да она и не нужна.
Всё, что требуется от работника, — это сообщить работодателю реквизиты банковского счета, на который следует перечислить возвращаемую сумму.
Получите от сотрудника заявление на возврат излишне удержанного НДФЛ
Сроки возврата налога
Возврат налога осуществляется в течение трех месяцев с момента получения от работника соответствующего заявления.
Нарушать этот срок опасно, поскольку статьей 231 НК РФ предусмотрены штрафные санкции: вернуть придется не просто налог, а налог + проценты.
Проценты начисляются по ставке ЦБ за каждый день просрочки на невыплаченную вовремя сумму.
Из каких средств возвращать НДФЛ работнику
Вот с такой ситуацией столкнулись аудиторы при проведении одной из проверок.
Подобная ошибка, к сожалению, не такая уж редкость. На самом деле следует учитывать, что любая выплата дохода, в том числе уже уволенному работнику, облагается НДФЛ независимо от источника выплаты. Получилось, что у человека опять возник налогооблагаемый доход.
Как быть? Как всегда, следовать правилам, установленным в НК РФ.
Правило, указанное в абз. 3 п. 1 ст. 231, сформулировано четко и толкованию не подлежит:
НК РФ указывает источник возврата излишне удержанного НДФЛ
Как правило, общая сумма НДФЛ, удержанная налоговым агентом с заработной платы всех сотрудников предприятия, вполне позволяет произвести расчеты по излишне удержанному налогу.
Но, если вдруг ее все же не хватает, следует не покушаться на чистую прибыль предприятия, а обратиться в налоговую службу с заявлением на возврат необходимой суммы из бюджета.
Поэтому, прежде чем подавать заявление (форма по КНД 1112542), следует убедиться в наличии положительного сальдо или сформировать его, подав уточненную отчетность. Ее, кстати, в любом случае придется указывать при обнаружении ошибки в расчетах.
Может пригодиться: как узнать сальдо ЕНС
Как отразить возврат излишне уплаченного НДФЛ в учете
При перерасчете выплаты сотруднику следует использовать возможности бухгалтерской программы. При корректном вводе данных она самостоятельно и точно сформирует проводки.
Однако некоторые коллеги предпочитают корректировать данные вручную. На мой взгляд, делать это крайне нежелательно, поскольку ручные проводки зачастую искажают отчетность по налогу на доходы физических лиц.
При любом методе корректировки в бухгалтерском учете формируют следующие проводки:
- Дт 70 Кт 68.02 — сторно излишне удержанный НДФЛ;
- Дт 68.02 Кт 68.90 — сторно НДФЛ в составе совокупной налоговой обязанности;
- Дт 70 Кт 51 — возвращен сотруднику излишне удержанный налог.
Если деньги для возврата налога работнику поступили из бюджета, то добавляется проводка:
Дт 51 Кт 68.90 — получены средства из бюджета.
Как отразить возврат излишне уплаченного НДФЛ в 6-НДФЛ
Во 2-м разделе декларации 6-НДФЛ имеются тесно связанные между собой строки 180 и 190.
По строке 180 отражается сумма излишне удержанного с сотрудников налога.
Строка 190 заполняется по мере осуществления возврата излишнего удержания с учетом фактической даты перечисления (стр. 191–196).
Не забудьте и про 1-й раздел декларации: по строке 030 отражается сумма, возвращенная с начала года, а по строкам 031–036 сумма разбивается по периодам удержания.
Подробнее: как отразить возврат излишне уплаченного налога в декларации 6-НДФЛ
Возврат излишне удержанного НДФЛ налоговым агентом: частые вопросы
-
Излишнее удержание налога и его возврат сотруднику произвели в первом квартале. Нужно ли заполнять строки 180 и 190 в декларации по форме 6-НДФЛ?
Да, нужно. И не забудьте про строки 030 и 031–036 в 1-м разделе декларации.
-
Можно ли возвращать излишне удержанный НДФЛ частями?
Да. Учтите только, что налог надо вернуть в течение 3 месяцев с даты получения заявления от сотрудника.
-
Зачем необходимо заявление от сотрудника на возврат НДФЛ?
Затем, что это требование НК РФ (ст. 231). И затем, чтобы сотрудник указал банковские реквизиты для перечисления.
-
На сумму возвращенного налога уменьшили строку 160 в декларации 6-НДФЛ, но мы сомневаемся, правильно ли поступили?
Правильно сомневаетесь. Так делать нельзя. Оставьте строку 160 в покое, иначе не избежать расхождений между декларацией и первичкой. Для отражения излишне удержанных и возвращенных сумм предназначены строки 180 и 190 раздела 2 декларации.
