Как правильно внести запись о сокращении в трудовую книжку

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

1. В трудовую книжку записывают номер и дату приказа о сокращении.
2. Формулировка записи должна быть полной, без сокращений.
3. Дата в трудовой книжке ставится по факту внесения записи.
4. Запись подтверждается подписью ответственного лица и, если есть, печатью.
5. При ошибке в записях нужно указать это и внести исправление.

Общие требования к записям в ТК

Приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н утверждены общие правила ведения ТК на бумажном носителе. В документе указано, что запись в трудовой книжке об увольнении по сокращению делают одновременно с указанием основания для расторжения договора.

Что касается правил заполнения, то:

• все сведения вносятся аккуратно черными, фиолетовыми или синими чернилами;
• цифры разрешено писать только арабские;
• каждое слово записывается полностью, и, к примеру, когда оформляется увольнение по сокращению штата, в трудовой книжке нельзя писать «пр.» вместо слова «приказ» или «расп.» вместо «распоряжение»;
• допускается использовать печати и штампы.

Дополнительно: как перейти на электронные трудовые книжки

Как правильно внести запись о сокращении

Отдельного порядка заполнения трудовой книжки при сокращении штата или численности сотрудников в НПА нет, поэтому специалист, который отвечает за ведение ТК, пользуется общими требованиями.

В документе он сначала фиксирует номер записи, затем дату в формате ХХ.ХХ.ХХХХ. Как требует Приказ Минтруда № 320н, запись в трудовой при сокращении работника делается на основании приказа, и дата берется из него.

Пример.

Руководитель издал приказ 14 ноября о том, что сократить преподавателя верховой езды Петрова П.П. следует 15 ноября 2024 г. В ТК работника указывают дату 15.11.2024 по факту внесения записи.

В разделе, посвященном сведениям и основаниям для расторжения договора с сотрудником, указывают статью при сокращении работника в трудовой книжке — пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации. Внимание на формулировку: номер пункта и номер статьи даны цифрой, номер части — прописью, наименование кодекса дано полностью.

В этом же столбце сведения заверяются подписью специалиста, сделавшего их. В некоторых организациях это кадровик, в других — бухгалтер, в третьих — сам руководитель. Ответственное лицо указывает должность, Ф.И.О. и ставит подпись .

Если компания большая, и у кадровой службы имеется собственная печать, допустимо ее использовать для подтверждения сведений. Альтернатива — печать всей организации. Если такого атрибута нет, никаких дополнительных штампов не ставят. Учтите: если печать все-таки ставите, она должна быть легко читаема, а размещена таким образом, что не перекрывает ни одну из заполненных строк.

Последний раздел — для сведений о решении, на основании которого записывалась информация. Обычно это приказ с номером и датой выпуска. Вся эта информация попадает в ТК.

Подробнее: как аннулировать запись в трудовой книжке

Примеры оформления

Это образец записи в трудовую книжку о сокращении штата, оформленной по всем правилам и требованиям:

Еще один пример, но уже для ситуации, когда договор расторгается в связи с решением руководства сократить численность сотрудников (их должности):

Может пригодиться:

• как внести в трудовую книжку запись об увольнении по собственному желанию;
• как внести запись о благодарности.