Как вести учет депонированной зарплаты

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

1. Депонированная зарплата — это деньги, которые должны были быть выданы, но остались в кассе из-за отсутствия сотрудника.
2. Если в течение пяти дней деньги не получены, они возвращаются на расчетный счет банка.
3. Чтобы получить оставшуюся сумму, работник может обратиться в кассу с заявлением в любой рабочий день.
4. У работника есть три года, чтобы забрать деньги, иначе они учитываются как внереализационные расходы.
5. Налоги и взносы на зарплату удерживаются, даже если деньги не получены сотрудником.

Ситуаций, при которых работник не может получить заработную плату из кассы в установленный день, довольно много. Это может быть и служебная командировка, и внезапный отпуск по семейным обстоятельствам, и болезнь.

Чтобы избежать таких случаев, работодатели предпочитают перечислять зарплату на банковские карты работников. Однако требовать перейти на банковскую книжку нельзя, поэтому некоторые учреждения продолжают выдавать деньги из кассы. Определим, как правильно отразить в бухгалтерском учете депонированную заработную плату, проводки дадим ниже.

Определимся с понятиями

Депонированная зарплата — это денежная сумма, которая должна была быть выдана работнику через кассу учреждения (наличными деньгами), но из-за отсутствия сотрудника на рабочем месте в дни выдачи начислений осталась в кассе.

Отметим, что такие суммы наличности являются целевыми, то есть имеют строгое назначение: выплата начисленных доходов сотрудникам. Следовательно, израсходовать эти средства на другие цели нельзя, и если в течение пяти рабочих дней заработная плата не получена подчиненным, то наличка должна быть возвращена в банк на расчетный счет учреждения (п. 6.5 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Как организовать учет

Бухгалтер-кассир организации в день выплат заполняет специальную зарплатную ведомость. В документе отражены список работников, начисленные суммы, а также пустая графа, в которой работник оставляет подпись, чем подтверждает получение денег. Если в дни выплат сотрудник не явился за зарплатой, то напротив его фамилии делается запись «депонировано».

По итогам зарплатной ведомости кассир составляет специальный реестр депзарплаты. В этом реестре необходимо отразить Ф.И.О. работников, которые не явились за деньгами, сумму и дату образовавшейся задолженности. Также в реестр можно включить прочую информацию о сотруднике: табельный номер, должность, наименование отдела или цеха.

За неполученной заработной платой работник вправе обратиться в любой рабочий день. То есть дожидаться следующего месяца не нужно. Такое обращение лучше оформить письменным заявлением, на основании которого кассир создает расходный кассовый ордер.

Обратиться за невыплаченной зарплатой гражданин может в течение трех лет. После истечения этого срока сумма учитывается в составе внереализационных расходов.

Пример реестра

Скачать

Бухгалтерские записи

Депонированные суммы заработной платы оформляют бухгалтерской записью.

Для НКО:

Для бюджетников: