Важно
Утверждена новая форма счета‑фактуры и книг покупок-продаж 
Один из моих знакомых — учредитель ООО — получил бизнес-карту и начал пользоваться ею без ограничений, оплачивал личные расходы, коммунальные счета квартиры. Когда налоговая инспекция провела проверку, выяснилось, что множество расчетных операций не имеет отношения к бизнесу. Одновременно банк заметил нарушение условий, и расчетные операции попали под блокировку. Учредитель получил штраф от налоговой и был вынужден срочно разбираться с банком. Чтобы не попасть в подобную ситуацию — разберем подробнее то, как оплачивать покупки бизнес-картой правильно.
Навигация
Коротко о главном: 5 пунктов
- Бизнес‑карта привязывается к расчётному счёту компании или ИП — деньги на ней принадлежат организации.
- Ею можно оплачивать только хозяйственные нужды — все операции требуют подтверждающих документов.
- После трат сотрудник обязан предоставить чеки и оформить авансовый отчёт — без этого расходы не примут.
- Банк может выпустить много карт и установить индивидуальные лимиты и категории трат. Доступны даже виртуальные карты.
- Карта даёт удобство, кешбэк и более дешёвые операции, но условия обслуживания уточняйте в банке.
В чем суть бизнес-карты и зачем она нужна
Бизнес-карта представляет из себя банковский платёжный инструмент, по своему устройству аналогичный обычной карте, которой пользуются физические лица для личных нужд. Вместе с тем одна из ее главных особенностей заключается в том, что она привязана не к личному счёту, а к расчетному счету компании или индивидуального предпринимателя. Это означает, что деньги на ней принадлежат компании или ИП, а не лицу, которое ею непосредственно пользуется. Бизнес-карту вправе получить сам владелец бизнеса, руководитель организации или уполномоченные сотрудники, которые ею будут оплачивать хозяйственные нужды и расходы.
Другая значимая особенность корпоративной карты — строгий целевой характер использования. Все расчетные активности фиксируются в выписке по расчетному счету и должны быть подтверждены документами для целей налогообложения и банковского контроля, согласно Федеральному закону от 07.08.2001 № 115-ФЗ.
В чем удобство и выгода использования бизнес-карт
Корпоративный «пластик» предоставляет предпринимателям и компаниям множество преимуществ, которыми они вправе пользоваться в разнообразных сценариях, рассмотрим основные из них:
- Оптимизация издержек на обслуживание. Расчетные операции нередко обходятся дешевле, чем традиционные безналичные переводы по реквизитам контрагентов. Обслуживание часто бесплатно или стоит минимально в зависимости от тарифного плана банка.
- Кешбэк и премиальные программы. Многие кредитные организации предлагают кешбэк за покупки — от 0,5 до 7 % в зависимости от категории товаров и услуг. Дополнительно пользователи получают доступ в бизнес-залы аэропортов, скидки у банковских партнеров и прочие бонусы.
- Круглосуточный доступ к средствам. Появляется возможность снимать наличные, пополнять расчетный счет и совершать покупки 24/7 через банкоматы и платёжные терминалы.
- Контроль корпоративных расходов. На каждую средство оплаты допустимо установить индивидуальные лимиты и ограничить категории покупок, которые допустимо оплачивать. К примеру, только на топливо, только на офисные товары или только на интернет-сервисы.
Как работает бизнес-карта
На оплату покупок
Чтобы оплачивать покупки с корпоративного расчётного счета, необходимо передать «пластик» продавцу или самостоятельно вставить его в платёжный терминал. Затем следует ввести PIN-код (если требуется) или использовать бесконтактную оплату, если эта функция доступна. Обязательно получите кассовый чек с терминала — это основной документ, подтверждающий расход и необходимый для дальнейшей отчётности перед налоговыми органами и во внутреннем учёте компании.
Узнайте, какие покупки можно оплачивать бизнес-картами
На снятие наличных денег
Технически снятие наличных происходит точно так же, как и при использовании обычной банковской карты. Но для оформления такой расчетной операции в бизнесе требуется составить авансовый отчёт, в котором указываются цель снятия денег, сумма, дата и конкретное назначение средств, которыми пользуются.
Пример оформления авансового отчета при снятии наличных с бизнес-карты
Подробнее: как снять наличные с бизнес-карты ИП и ООО
На оплату онлайн-заказов
Пользоваться таким средством, чтобы оплачивать покупки, допустимо и в интернет-магазинах. Для этого следует ввести реквизиты расчетного средства: номер, срок действия и CVV-код. Затем подтвердить покупку через смс-код, который отправляется на привязанный номер телефона. После завершения транзакции рекомендую сохранить и распечатать электронный чек о произведённых расходах.
На расходы в поездках и командировках
Командировочные расходы — одно из основных направлений использования корпоративного банкинга. Сотруднику не нужно снимать наличные у бухгалтера, он вправе самостоятельно оплачивать приобретение авиабилетов, железнодорожных билетов, бронирование гостиницы, заказ трансферов и такси, питание во время командировки, входные билеты на деловые мероприятия. Все расходы остаются в выписке, и сотруднику при возвращении необходимо представить чеки и квитанции для составления авансового отчёта.
Нужно ли отчитываться по расходам по карте
Перед тем как начать пользоваться корпоративным банкингом и оплачивать расходы бизнеса, целесообразно подготовить локальный нормативный акт (приказ или положение), в котором деньги на бизнес-карте приравниваются к подотчётным суммам и чётко определяются порядок и правила её использования в бизнесе.
Любые расчетные операции, совершённые подобным способом, подлежат учету в авансовом отчёте, к которому обязательно прикладываются оригиналы всех чеков и документов, подтверждающих произведённые расходы и покупки. Для фиксации вы вправе применять стандартизированную форму № АО-1, утв. постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55. Но это не является обязательным требованием — организация вправе разработать и пользоваться собственной формой отчёта. Авансовый отчёт подлежит утверждению руководством организации или самим ИП. Дата утверждения имеет принципиальное значение, поскольку на эту дату расходы по бизнес-карте учитываются в целях налогообложения.
Бухгалтерам необходимо учитывать, что расчетные операции по бизнес-картам фиксируются следующим образом:
- на счёте 51 «Расчетный счет» (когда карта связана с основным расчетным счетом организации);
- на счёте 55 «Специальные счета в банках» (в ситуации, когда для карты открыт специализированный расчетный счёт).
Пригодится: как вести учет расходов по бизнес-картам в «1С:Бухгалтерия»
Сколько бизнес-карт может выпустить ООО и ИП
Законодательством не установлено никаких ограничений на количество бизнес-карт, которые могут выпустить компаниям или ИП. Число выпускаемых средств платежа, которыми ООО и ИП вправе пользоваться, зависит от тарифа, выбранного в банке. К расчетному счету компании или ИП вы вправе привязать практически неограниченное количество средств платежа. Некоторые банки не устанавливают никаких ограничений. Кроме того, виртуальные расчетные карты выпускаются в любом нужном количестве, они создаются в мобильном приложении или интернет-банке и работают исключительно в интернете для онлайн-покупок.
Корпоративные бизнес-карты: частые вопросы
-
Для каких целей предназначена бизнес-карта?
Она предназначена для того, чтобы оплачивать исключительно хозяйственные нужды и корпоративные расходы компании или ИП. Все покупки, совершённые таким способом, должны быть связаны с деятельностью организации и документально подтверждены чеками и квитанциями.
-
На какой счёт записывают расчетные операции по бизнес-карте в бухучёте?
Операции отражаются на счёте 51, если она привязана к основному расчетному счету, или на счёте 55, если открыт отдельный счёт специально для корпоративного «пластика».
-
Какой документ подтверждает произведённые расходы?
Основной документ — это кассовый чек с расчетного терминала (для оплаты в магазинах), электронный чек (для онлайн-покупок) или квитанция. Все эти документы должны храниться и прилагаться к авансовому отчёту.
