Заявление на выдачу документов при увольнении: правила написания и образец

Надо ли писать заявление

При расторжении договора с работником в последний день работодатель выдает ему трудовую книжку и окончательный расчет по ст. 140 ТК РФ. Это предусмотрено в ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ. Обычно выдача необходимых бумаг происходит по устной договоренности. Когда этого недостаточно, сотрудник пишет заявление-запрос о выдаче документов, связанных с работой.

Рабочие бумаги используют для разных целей:

• для судебных разбирательств (о взыскании зарплаты, о восстановлении в должности, о дисциплинарных взысканиях);
• для органов соцзащиты при получении пособий и компенсаций,
• для Пенсионного фонда РФ при назначении пенсий;
• для службы занятости и др.

Какие документы можно запросить у работодателя

Некоторые документы при расторжении договора с сотрудником работодатель обязан выдать без заявления. Среди обязательных бумаг:

• трудовая книжка (если не отказались от бумажного варианта);
• медицинская книжка (если есть);
• выписки из отчетов СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ;
• данные о стаже и трудовой деятельности СТД-Р;
• расчетный лист (ч. 1 ст. 136 ТК РФ);
• справка о зарплате по форме 182Н (пп. 3 п. 2 ст. 4.1 №255-ФЗ);
• расчет по страховым взносам за последний квартал РСВ;
• выписка из ДСВ-З (если были взносы для накопительной части пенсии).

Запрос придется подать, если необходимы справки — о доходах 2-НДФЛ, о среднем заработке для службы занятости, копии СПВ-2 (для ПФР при выходе гражданина на пенсию) и др. Основные указаны в ст. 61 ТК РФ:

• копии приказов о трудоустройстве;
• о переводах на другое рабочее место;
• о расторжении договора;
• выписки из трудовой книжки;
• справки о зарплате, о периоде трудовой деятельности в данной компании, о взносах социального страхования.

Документы требуется зарегистрировать в организации и заверить подписью директора или другого уполномоченного лица. На копиях указываются сведения о том, где хранится оригинал.

Если сотрудник желает написать заявление на выдачу документов, связанных с работой по договору ГПХ, необходимо помнить: такой вид работ регулирует не Трудовой, а Гражданский кодекс РФ. Следовательно, закон не обязывает выдавать таким гражданам документы о рабочей деятельности. Исключение — справки о доходах и суммах налога, удержанных с них (ст. 230 НК РФ).

Как написать заявление

Унифицированных бланков в этом случае не существует. Но чтобы определить, как правильно составить заявление на предоставление справки с работы, достаточно составить его по общим правилам делопроизводства. Оформляют на листе А4 на компьютере или рукописным текстом.

Составляют его в письменной форме с указанием следующих сведений:

• кому — на имя главы компании (Ф.И.О. и должность);
• от кого — личные данные заявителя;
• наименование документа;
• просьба предоставить справки (перечислить их);
• дата составления запроса и подпись гражданина.

В основной части текста изложите основание, например, в связи с «выходом на пенсию» или «в связи с увольнением», затем просьбу о выдаче необходимых бумаг и ссылку на ст. 62 и 84.1 ТК РФ, которые позволяют это сделать. Подписать следует лично, шариковой ручкой, даже если текст запроса напечатан в электронном виде.

Образец заявления

Это пример формы заявления на предоставление характеристики и справок о зарплате при увольнении.

А это образец запроса на предоставление справки при выходе на пенсию.

Как и в какие сроки подавать заявление

Получить документы о трудовой деятельности работник вправе в любое время: и в отпуске, и на больничном, но чаще всего при увольнении. Если нет возможности подать заявление на истребование документов у работодателя лично, он вправе отправить его почтой заказным письмом с уведомлением. В любом случае при подаче на имя руководителя необходимо зарегистрировать заявку в порядке делопроизводства. Для этого кадровик указывает на запросе номер и регистрирует в журнале входящей документации. Необходимо написать заявку в двух экземплярах, чтобы один остался в компании, а другой (с регистрационным номером) у работника. Все документы при увольнении выдаются в последний рабочий день работника.

Что делать, если работодатель игнорирует заявление

Если в компании проигнорировали запрос или нарушили срок выдачи документов, работник вправе подать жалобу в Трудовую инспекцию или прокуратуру. За подобные нарушения штрафные санкции грозят организации и главе компании (по ст. 5.27 КоАП РФ).

Организации придется выплатить штраф от 30 000 до 50 000 рублей (за повторное нарушение сумма возрастет до 70 000 рублей). На руководителя проверяющие органы вправе наложить от 1000 до 5000 рублей, а при неоднократном нарушении от 10 000 до 20 000 рублей или запрет на ведение деятельности на срок от 1 года до 3 лет.