Как оформить приказ о назначении ответственного за трудовые книжки

В каждой организации необходим приказ о ведении трудовых книжек, даже после перехода на электронный вариант. Рассказываем, как его составить.

Содержание

Зачем необходимо распоряжение об ответственном за ТК

В организации необходимо назначить лицо, отвечающее за хранение, учет и выдачу ТК. Это требование п. 42 правил, утв. Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Если проверяющие не обнаружат приказ о возложении обязанности ведения трудовых, предприятие могут наказать по ст. 5.27 КоАП РФ. Приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н распространяется как на бумажные, так и на электронные ТК.

Кого назначить ответственным за ведение ТК

Принимать на работу отдельного сотрудника не требуется. Руководитель вправе издать приказ об ответственном за хранение трудовых книжек в организации в 2024 году и возложить обязанности на штатного работника.

Если функции по работе с ТК поручают кадровику, должностную инструкцию и договор менять не требуется, поскольку к обязанностям кадрового работника относится работа с ТК. Если документы кадровика не предусматривали работу с ТК, необходимо составить дополнительное соглашение к трудовому договору и внести изменения в должностную инструкцию. Если принимают нового сотрудника для работы с ТК, должностная инструкция о назначении ответственного за ведение трудовых книжек должна содержать правила работы с бумажными и электронными ТК.

При назначении иного работника, например бухгалтера, необходимо оформить совмещение или возложение дополнительных обязанностей.

Передать эти функции на аутсорс запрещено, поскольку внешние специалисты не состоят в штате предприятия и не подчиняются распоряжениям руководителя (п. 42 правил, утв. Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н).

Как правильно составить приказ о назначении лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек

Унифицированного бланка нет. Документ составляют на фирменном бланке. Если бланка нет, указывают наименование и реквизиты организации.

Вот инструкция, как составить приказ о назначении лица, отвечающего за ведение трудовых книжек в ДОУ, ООО, АО и иных организациях.

Шаг 1. Присвойте порядковый номер документу. Укажите дату составления.

Шаг 2. Во вводной части укажите повод издания документа: «во исполнение требований п. 42 правил ведения ТК, утв. Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н».

Шаг 3. После слова «Приказываю» перечислите распоряжения:

  • перечислите возлагаемые обязанности;
  • укажите должность и Ф.И.О. сотрудника;
  • если полномочия возлагают не на кадрового работника, установите доплату.

Шаг 4. Подпишите документ у руководителя.

Шаг 5. Ознакомьте с распоряжением ответственных сотрудников. Им необходимо поставить подпись в поле для ознакомления.

Одним документом допустимо возложить обязанности на сотрудника по предприятию или отдельно по каждому структурному подразделению.

Пример:

По этому шаблону вы можете составить приказ о назначении ответственного за ведение электронных трудовых книжек в своей компании:

_________________________________________________________

(полное наименование или Ф.И.О. работодателя, ИНН, адрес

местонахождения, ОГРН (ОГРНИП))

______________ № ___

г. __________

«___»_________ ____ г.

В связи с необходимостью организации формирования в электронном виде сведений о работе и стаже работников (учет ЭТК) в соответствии с ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в ТК РФ в части формирования сведений о работе в электронном виде»

Приказываю:

  1. ___________________ (должность, Ф.И.О. работника) назначить ответственным за формирование в электронном виде сведений о работе и стаже работников, передачу указанных сведений в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации, выдачу указанных сведений работникам по их запросам.
  2. Контроль за исполнением настоящего распоряжения оставляю за собой (вариант: возложить на ___________________ (должность, Ф.И.О.)).

«___»__________ ____ г. _________________ ______________/______________ (должность, подпись/Ф.И.О.)

С приказом ознакомлены:

«___»__________ ____ г. _________________ ______________/______________ (должность, подпись/Ф.И.О.)

Как хранить документ

Документ хранят в архиве организации, а при ее ликвидации — в муниципальном архиве. Срок хранения — 75 лет (Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236).

В 2017 году окончила НФИ КемГУ по специальности "юриспруденция". Начала работу помощником арбитражного управляющего (банкротство). Спустя 1,5 года перешла в администрацию бизнес-центра на должность руководителя юр. отдела. Сопровождаю бизнес.