Как оформить приказ о назначении ответственного за трудовые книжки
В каждой организации необходим приказ о ведении трудовых книжек, даже после перехода на электронный вариант. Рассказываем, как его составить.
Зачем необходимо распоряжение об ответственном за ТК
В организации необходимо назначить лицо, отвечающее за хранение, учет и выдачу ТК. Это требование п. 42 правил, утв. Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Если проверяющие не обнаружат приказ о возложении обязанности ведения трудовых, предприятие могут наказать по ст. 5.27 КоАП РФ. Приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н распространяется как на бумажные, так и на электронные ТК.
Кого назначить ответственным за ведение ТК
Принимать на работу отдельного сотрудника не требуется. Руководитель вправе издать приказ об ответственном за хранение трудовых книжек в организации в 2024 году и возложить обязанности на штатного работника.
Если функции по работе с ТК поручают кадровику, должностную инструкцию и договор менять не требуется, поскольку к обязанностям кадрового работника относится работа с ТК. Если документы кадровика не предусматривали работу с ТК, необходимо составить дополнительное соглашение к трудовому договору и внести изменения в должностную инструкцию. Если принимают нового сотрудника для работы с ТК, должностная инструкция о назначении ответственного за ведение трудовых книжек должна содержать правила работы с бумажными и электронными ТК.
При назначении иного работника, например бухгалтера, необходимо оформить совмещение или возложение дополнительных обязанностей.
Передать эти функции на аутсорс запрещено, поскольку внешние специалисты не состоят в штате предприятия и не подчиняются распоряжениям руководителя (п. 42 правил, утв. Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н).
Как правильно составить приказ о назначении лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек
Унифицированного бланка нет. Документ составляют на фирменном бланке. Если бланка нет, указывают наименование и реквизиты организации.
Вот инструкция, как составить приказ о назначении лица, отвечающего за ведение трудовых книжек в ДОУ, ООО, АО и иных организациях.
Шаг 1. Присвойте порядковый номер документу. Укажите дату составления.
Шаг 2. Во вводной части укажите повод издания документа: «во исполнение требований п. 42 правил ведения ТК, утв. Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н».
Шаг 3. После слова «Приказываю» перечислите распоряжения:
- перечислите возлагаемые обязанности;
- укажите должность и Ф.И.О. сотрудника;
- если полномочия возлагают не на кадрового работника, установите доплату.
Шаг 4. Подпишите документ у руководителя.
Шаг 5. Ознакомьте с распоряжением ответственных сотрудников. Им необходимо поставить подпись в поле для ознакомления.
Одним документом допустимо возложить обязанности на сотрудника по предприятию или отдельно по каждому структурному подразделению.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, может ли работодатель быть привлечен к ответственности в ситуации, если при оформлении нового работника в его трудовую книжку была сразу внесена запись о приеме на работу, однако на следующий день работник подал заявление об увольнении. Используйте эти инструкции бесплатно.
Пример:
По этому шаблону вы можете составить приказ о назначении ответственного за ведение электронных трудовых книжек в своей компании:
|
_________________________________________________________ (полное наименование или Ф.И.О. работодателя, ИНН, адрес местонахождения, ОГРН (ОГРНИП)) ______________ № ___ г. __________ «___»_________ ____ г. В связи с необходимостью организации формирования в электронном виде сведений о работе и стаже работников (учет ЭТК) в соответствии с ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в ТК РФ в части формирования сведений о работе в электронном виде» Приказываю:
«___»__________ ____ г. _________________ ______________/______________ (должность, подпись/Ф.И.О.) С приказом ознакомлены: «___»__________ ____ г. _________________ ______________/______________ (должность, подпись/Ф.И.О.) |
Как хранить документ
Документ хранят в архиве организации, а при ее ликвидации — в муниципальном архиве. Срок хранения — 75 лет (Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236).