Челозерцева Александра Юрист по корпоративным вопросам
575

Должностная инструкция помощника руководителя

Для каждой должности в организации необходима должностная инструкция. В ней указывают перечень прав и обязанностей работника. Для помощника генерального директора в должностной инструкции необходимо детально прописать полномочия, в том числе на период отсутствия директора.

Содержание

Требования к должностной инструкции помощника генерального директора

Это документ, который определяет задачи, обязанности и права работника на такой должности. Его наличие обязательно, если обязанности сотрудника не указаны в трудовом договоре. Требования к должности должны быть четко сформулированы и охватывать все аспекты работы.

Важным требованием является подробное описание обязанностей работника, включая его роли при взаимодействии с сотрудниками различных уровней и внешними контрагентами. Также необходимо указать степень ответственности за выполнение порученных задач и за сохранность конфиденциальной информации.

Кроме того, в документе должны быть четко определены критерии эффективности работы, способы контроля за ее выполнением. Необходимо учитывать особенности структуры и функционирования компании при разработке этого документа.

ВАЖНО!
Документ с должностными функциями должен обеспечивать ясное понимание роли сотрудника в организации, определенность в поставленных перед ним задачах и механизмы контроля за их выполнением.
В организации, в которой я работаю, случился казус. Помощник руководителя подписывал договоры с контрагентами. Его полномочия допускали подписание договоров на сумму до 100 000 руб. Со временем сотрудник упустил правило о предельной сумме сделки и подписал договор на сумму более 100 000 руб. Контрагент увидел подпись заместителя директора и запросил документы в подтверждение полномочий. Сотрудник предоставил перечень полномочий и приказ на право подписи, контрагент не принял договор, поскольку полномочия не позволяли сотруднику его подписать. Сделку передали генеральному директору, а перечень трудовых функций скорректировали, увеличив предельную сумму сделок.

Структура должностной инструкции помощника генерального директора

Структура состоит из нескольких разделов, которые помогают четко определить задачи и полномочия должности:

  1. Первый раздел — введение, где указывается название должности работника, его место в организационной структуре компании и основная цель работы сотрудника. Важным разделом является перечень требований к квалификации и профессиональным навыкам, необходимых для успешного выполнения обязанностей.
  2. Далее идет описание обязанностей, которые включают основные функции и задачи, например: организация рабочего процесса, контроль выполнения поручений генерального директора, подготовка документов, участие в совещаниях и т. д.
  3. Затем указывают права и ответственность помощника генерального директора, порядок взаимодействия с другими сотрудниками и подчиненными.
  4. Отдельный раздел посвящен процедурам контроля за выполнением обязанностей и механизмам обратной связи с руководителем.
Подробнее: как составить должностную инструкцию

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, в каком порядке разрабатываются и утверждаются должностные инструкции. Используйте эти инструкции бесплатно.

Получить бесплатный доступ к материалам КонсультантПлюс

Пример должностной инструкции ассистента руководителя

Шаблон документа:

Общество с ограниченной ответственностью «_____________»

ООО «____________»

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ООО «_______________»

___________________

Должностная инструкция личного помощника руководителя

________________ (дата)

г. ___________________

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность Личного помощника руководителя ООО «__________________».

1.2. Личный помощник руководителя назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора ООО «__________________» по представлению Офис-менеджера.

1.3. Личный помощник руководителя подчиняется непосредственно генеральному директору.

1.4. На должность Личного помощника руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы не менее одного года или среднее профессиональное образование и стаж работы не менее двух лет.

1.5. Личный помощник руководителя должен знать:

  • постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности ООО «__________________» и ведения делопроизводства;
  • структуру и руководящий состав ООО «__________________» и его структурных подразделений;
  • организацию делопроизводства;
  • методы оформления и обработки документов;
  • порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;
  • архивное дело;
  • машинопись;
  • правила пользования приемно-переговорными устройствами и другой оргтехникой;
  • стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
  • правила написания деловых писем с использованием типовых форм;
  • основы этики и эстетики;
  • правила делового общения;
  • основы организации труда и управления;
  • основы трудового законодательства.

1.6. В своей деятельности Личный помощник руководителя руководствуется:

  • методическими и нормативными материалами по вопросам ведения делопроизводства;
  • локальными нормативными актами ООО «__________________», в том числе Правилами внутреннего трудового распорядка;
  • приказами (распоряжениями) генерального директора;
  • настоящей Должностной инструкцией.

1.7. В период временного отсутствия Личного помощника руководителя его обязанности возлагаются на должностное лицо, назначаемое приказом генерального директора.

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Личный помощник руководителя выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Организационно и информационно обеспечивает деятельность генерального директора.

2.2. Контролирует прием и своевременную передачу в структурные подразделения или конкретным исполнителям корреспонденции, поступающей на рассмотрение генерального директора.

2.3. Готовит документы и материалы, необходимые для работы генерального директора.

2.4. Контролирует своевременное рассмотрение и предоставление структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых генеральному директору на подпись.

2.5. Организует ведение контрольно-регистрационной картотеки по приказам, распоряжениям, поручениям и указаниям генерального директора.

2.6. Контролирует правильность ведения оперативного учета прохождения документов.

2.7. Анализирует причины несвоевременного выполнения поручений, документов и резолюций генерального директора.

2.8. Информирует генерального директора о состоянии исполнения документов.

2.9. Принимает участие в подготовке предложений по совершенствованию системы контроля за исполнением поручений, документов и резолюций в ООО «__________________», а также в разработке мероприятий по рационализации документооборота ООО «__________________».

2.10. Организует проведение переговоров и встреч генерального директора.

2.11. Организует проведение телефонных переговоров генерального директора, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает, принимает и своевременно доводит до сведения генерального директора информацию, полученную по любым каналам связи.

2.12. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация).

2.13. Выполняет работу по организации командировок генерального директора ООО «__________________» (заказ и резервирование билетов, мест в гостиницах, подготовка документов для получения виз и т. д.).

2.14. Обеспечивает рабочее место генерального директора необходимыми средствами оргтехники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

3. ПРАВА

Личный помощник руководителя имеет право:

3.1. Требовать от генерального директора содействия в исполнении должностных обязанностей и реализации прав.

3.2. Повышать свою квалификацию.

3.3. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от работников отчеты и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.

3.4. Знакомиться с проектами решений генерального директора, касающимися деятельности Личного помощника руководителя.

3.5. Предоставлять на рассмотрение генерального директора предложения по вопросам своей деятельности, в том числе ставить вопросы о совершенствовании своей работы, улучшении организационно-технических условий труда, повышении размера зарплаты, оплате сверхурочных работ в соответствии с законодательством и положениями, регламентирующими систему оплаты труда работников ООО «__________________».

3.6. Получать от работников ООО «__________________» информацию, необходимую для ведения своей деятельности.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Личный помощник руководителя несет ответственность:

4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией, — в соответствии с действующим трудовым законодательством.

4.2. За другие правонарушения, совершенные в период ведения своей деятельности (в т. ч. связанные с причинением материального ущерба и ущерба деловой репутации ООО «__________________»), — в соответствии с действующим трудовым, гражданским, административным и уголовным законодательством.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы Личного помощника руководителя определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в ООО «__________________».

5.2. Работодатель проводит оценку эффективности деятельности Личного помощника руководителя в соответствии с Комплексом мероприятий по оценке эффективности, утверждаемым приказом генерального директора ООО «__________________».

Должностная инструкция разработана в соответствии с приказом генерального директора ООО «__________________» № __________ от ___________.

С инструкцией ознакомлен:

_______________________

Заполненный пример:

Читайте также:

Часто задаваемые вопросы по теме

  • Обязательно ли составлять должностную инструкцию помощника генерального директора?
    Документ обязателен, если обязанности работника не указаны в трудовом договоре.
  • Что указать в должностной инструкции?
    В ней указывают права и обязанности работника, полномочия, порядок взаимодействия с подчиненными и пр.
  • Какая структура обязательна для должностной инструкции помощника гендиректора?
    Закон структуру не регламентирует, документ структурируют в свободном порядке. Обычно указывают требования к сотруднику, его права, обязанности, полномочия, порядок взаимодействия с коллективом и правила отчетности.
  • Какую форму документа использовать?
    Закон не устанавливает единую форму, документ разрабатывает работодатель.

Вам в помощь образцы, бланки для скачивания

Скачать бланк должностной инструкции помощника генерального директора в wordСкачать образец должностной инструкции помощника генерального директора

В 2017 году окончила НФИ КемГУ по специальности "юриспруденция". Начала работу помощником арбитражного управляющего (банкротство). Спустя 1,5 года перешла в администрацию бизнес-центра на должность руководителя юр. отдела. Сопровождаю бизнес.