Важно
Выпустили новые указания по заполнению формы № П-4 
Все кадровики знают, что в организации обязательно должны издаваться и храниться приказы о приеме на работу и увольнении, об отпусках и других важных событиях. Но далеко не все специалисты знают о существовании трех важных приказов, за отсутствие которых организацию могут серьезно наказать. Размер штрафа составляет до 50 000 рублей.
Что случилось?
Роструд напомнил работодателям, что проверяющие из ГИТ могут в том числе проверить ведение кадровой документации. Отсутствие каких-либо обязательных документов будет являться основанием для привлечения организации к административной ответственности. О чем же, по мнению чиновников, чаще всего забывают работодатели? Оказывается, назначить ответственных лиц и издать об этом 3 важных приказа:
- по ведению трудовых книжек,
- по воинскому учету;
- по охране персональных данных работников.
Такие приказы нужно не только иметь в делопроизводстве, но и постоянно обновлять, если кто-то из назначенных ранее лиц уволится. Ведь приказ с некорректными данными ответственного лица приведет к крупному штрафу.
Приказ №1: об организации воинского учета
Приказ об организации воинского учета на предприятии и назначении ответственных за это лиц является обязательным для всех работодателей. Об этом, в частности, сказано в п. 22 Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях, утвержденных Генштабом Вооруженных Сил 11.07.2017. При этом законодательство не предусматривает ограничений в количестве ответственных за это процесс сотрудников. Кроме того, в силу п. 12 постановления Правительства от 27.11.2006 № 719 в организации, в которой работает менее 500 человек отвечать за воинский учет может один работник по совместительству. Главное, чтобы ответственный за воинский учет был назначен приказом по предприятию. Отсутствие этого документа является нарушением, за которое статьей 21.1 КоАП РФ предусмотрен штраф до 1000 рублей.
Дополнительно: штраф за непостановку на воинский учет организацией
Приказ № 2: о лице, ответственном за ведение трудовых книжек
Еще один обязательный приказ, который каждая организация должна быть готова предъявить проверяющим, называется «О лице, ответственном за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек». Его наличие предусмотрено пунктом 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225. В этом случае делить ответственность между несколькими сотрудниками нельзя, поэтому работник в приказе может быть указан только один. Если он уволился или не может больше исполнять эти обязанности по другим причинам, нужно издать новый приказ. Его отсутствие — серьезное нарушение, за которое по статье 5.27 КоАП РФ размер штрафа может достигать 50 000 рублей. При этом штрафуют не должностное лицо, а саму организацию.
Может пригодиться: образец приказа об ответственном за трудовые книжки
Приказ № 3: о лице, ответственном за обработку персональных данных
Третий важный приказ, без которого нельзя работать ни одной организации, называется «О назначении лица, ответственного за обработку персональных данных». Такой человек должен быть в каждой организации, как того требует статья 22.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Конечно, все лица, имеющие доступ к персональным данным, несут ответственность за их сохранность, но координировать это должен один назаначенный специалист, который и будет отвечать за исполнение требований законодательства.
Кроме того, по нормам статьи 88 Трудового кодекса РФ доступ к персональной информации работников могут иметь только специально уполномоченные лица. В приказе необходимо обязательно перечислить всех работников компании, имеющих доступ к персональным данным. Это могут быть сотрудники отдела безопасности, отдела кадров, бухгалтерии и руководители структурных подразделений. Отсутствие такого приказа приравнивается к нарушению ФЗ о персональных данных. Санкциями статьи 13.11 КоАП РФ за такие нарушения предусмотрено предупреждение или наложение административного штрафа:
- на граждан — в размере от 300 до 500 рублей;
- на должностных лиц — от 500 до 1 000 рублей;
- на юридических лиц — от 5 000 до 10 000 рублей.
Также нужно помнить, что все указанные в вышеперечисленных приказах лица должны быть ознакомлены с ними под подпись.
Дополнительно: согласие на обработку персональных данных: бланк, скачать форму
