Доброе утро, дорогие читатели! Первая на сегодня информация важна для специалистов по кадрам и делопроизводителей. Росстандарт разработал и утвердил новые правила копирования и заверения кадровой документации.
Что случилось?
Росстандарт издал приказ от 25 мая 2018 г. № 435-ст, который изменил правила, по которым компании заверяют копии. Фактически чиновники утвердили новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 в делопроизводстве. После его вступления в силу кадровики должны будут делать в копиях трудовых книжек и других первичных документах работников отметку о том, где находится оригинал. Новые требования вступят в силу через год - 1 июля 2018 года.
Новые требования к делопроизводству
Новый ГОСТ предполагает, что представитель организации, которому требуется копия документа, должен заверить ее словом «Верно», а также указать свою должность, расшифровку подписи и дату заверения копии. Внутренние копии деловой документации чиновники рекомендуют также заверять. Например, в ситуации, когда отдел по кадрам копирует документы для структурных подразделений или наоборот.
по новому ГОСТу при направлении копии документов в другую организацию или учреждение необходимо указывать место, где хранится оригинальный экземпляр. Указано должно быть не только наименование организации или ФИО гражданина, но и адрес. Например:
Подлинник документа хранится в ООО “Пример” по адресу: город Санкт-Петербург, Невский проспект., дом 7, оф. 13 в деле № 111 за 2016 год.
Такая запись должна быть заверена личной подписью уполномоченного сотрудника с ее расшифровкой. Кроме того, необходимо поставить круглую печать, если организация ее использует. Хотя официально новый ГОСТ вступает в силу через год, кадровики могут использовать новые правила в работе уже сейчас.
