Заявление на выдачу справки 2-НДФЛ — это документ с просьбой к работодателю предоставить сведения о доходах работника для получения кредита, оформления налогового вычета или иных целей. Работодатель обязан предоставить данные в течение трех рабочих дней.
Справки 2-НДФЛ больше нет
С 01.01.2021 форму 2-НДФЛ отменили. Но работодатели по-прежнему выдают работникам сведения о доходах по новой форме «Справка о доходах и суммах налога физического лица» (форма по КНД 1175018), которая утверждена приказом ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@. Справка выдается:
- в любой момент по письменному запросу работника;
- обязательно при увольнении.
Нормативно-правовыми актами не урегулировано заявление о выдаче справки 2-НДФЛ работнику в новом формате, высказать запрос разрешается и в устной форме. Но нормы НК РФ и ТК РФ регулируют сроки информирования сотрудников о доходах, поэтому большинство работодателей предпочитает письменный запрос устному.
Подробнее: «Справка 2-НДФЛ в 2022 году: бланк, коды и порядок выдачи работникам».
Обязательно ли писать заявление
В соответствии с п. 3 ст. 230 НК РФ и ст. 62 ТК РФ, работодатель обязан на основании такого документа, как заявление о выдаче справки о доходах, предоставить данные о полученных доходах работника и удержанных с них налогах. В ТК РФ установлена письменная форма обращения, в НК РФ такого уточнения нет. Для обеспечения исполнения работодателем своей обязанности рекомендуется формировать письменный документ в целях получения сведений о доходах. В письменной форме фиксируется не только факт подачи документа, но и дата обращения.
Обязанность работодателя по собственной инициативе предоставлять сведения о доходах работнику в течение трудовых отношений законом не установлена. При увольнении ст. 84.1 ТК РФ установлена безусловная обязанность расчета и выдачи трудовой книжки (или сведений о трудовой деятельности, то есть электронного варианта трудовой). Иные сведения, связанные с трудовой деятельностью, предоставляются по письменному запросу.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как выдать работнику справку о доходах и суммах НДФЛ. Используйте эти инструкции бесплатно.
Как составить запрос на справку
При оформлении допускается использовать унифицированный образец заявления на выдачу 2-НДФЛ, разработанный в организации, или составить документ самостоятельно в произвольной форме. Унифицированный бланк для обращения не утвержден, но рекомендуется придерживаться основных правил делопроизводства, использовать стандартные реквизиты:
- данные адресата и заявителя. Поскольку это внутренний документ, допускается указать должность руководителя (или главного бухгалтера, так как обращение подается в бухгалтерию), краткое наименование компании, должность, фамилию, имя, отчество работника. Адреса, контактные телефоны писать не обязательно;
- в центре обращения пишется наименование документа;
- в основной части достаточно указать «прошу выдать справку 2-НДФЛ для предоставления в налоговую инспекцию, банк, кредитную организацию и т. д.» без ссылок на нормативные акты;
- далее рекомендуется выразить согласие на передачу персональных данных, так как в процессе работы над бланком работодатель будет их использовать;
- подпись и дата — обязательные реквизиты, без подписи документ не имеет юридической силы, без даты невозможно установить сроки исполнения обязанности по предоставлению сведений (на это работодателю дается, по ст. 62 ТК РФ, три рабочих дня).
Пример письменного заявления на 2-НДФЛ от работника
|
Директору (или главному бухгалтеру) (наименование организации) от (должность) фамилия, имя, отчество заявителя Заявление Я прошу предоставить справку 2-НДФЛ и информацию о доходах за ______ год на основании ст. 62 ТК РФ и гл. 23 НК РФ. Даю согласие на передачу данной организации запрошенных ею моих персональных данных в срок до _______ любым способом. Подпись, расшифровка Дата |
Произвольный образец заявления на справку 2-НДФЛ от сотрудника на имя руководителя:
Как передать заявление работодателю
Существуют несколько способов передать заявление на получение 2-НДФЛ работодателю:
- передать обращение в приемную, канцелярию;
- отправить по почте заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения;
- передать через представителя. В этом случае у представителя работодатель вправе запросить доверенность на передачу корреспонденции.
Самый распространенный способ на практике — личная передача обращения. В этом случае рекомендуется составить два экземпляра и получить отметку о входящем или убедиться в том, что документ зарегистрирован в журнале регистрации обращений работников или журнале входящей корреспонденции.
Что делать, если компания-работодатель больше не существует
Если организация уже не действует, исключена из реестра юридических лиц, гражданин вправе обратиться за данными о доходах и уплаченных с них налогах в территориальное отделение налоговой инспекции. Хотя обязанность ФНС предоставлять такую справочную информацию в НК РФ не установлена, на практике налоговики предоставляют данные о доходах физическим лицам, если организации, в которых они трудились, ликвидированы (письмо № БС-3-11/852@ФНС России от 05.03.2015). Все работодатели (как налоговые агенты) ежегодно отчитываются перед ФНС РФ о доходах своих сотрудников.
Через портал Госуслуги, если есть подтвержденная учетная запись, разрешено заказать документ в ИФНС. Ответ придет в виде электронного документа в личный кабинет.
Могут ли не принять заявление на получение справки 2-НДФЛ
На основании норм закона, предоставление справки 2-НДФЛ является обязанностью компании-работодателя, отказ в выдаче сведений неправомерен и нарушает права работника. Его обжалуют в трудовую инспекцию, прокуратуру, суд. Организации за отказ в выдаче сведений о доходах сотруднику грозит штраф по ст. 5.27 КоАП РФ.
