Как пишется сопроводительное письмо в налоговую о представлении документов

Коротко о главном: 5 пунктов

1. Сопроводительное письмо — это бумага для налоговой, где говорят, что и зачем отправляют.
2. Его нужно слать с документами, которые хотели бы пояснить, но без него можно отправить налоговую декларацию.
3. Оформлять сопроводительное письмо надо правильно, указать важные сведения о налоговой и отправителе.
4. В письме должны быть обращение, текст, список бумаг с числом листов и контакты отправителя.
5. Письмо может быть на бумаге и в электронном виде.

Сопроводительное письмо: что это и зачем его просит ИФНС

Это бумага, в которой перечисляются направленные в ФНС материалы и пояснения к ним. Такое дополнение существенно облегчает взаимодействие ФНС с налогоплательщиками, поскольку:

• перечень направленных материалов позволяет избежать возможных недопониманий относительно полноты комплекта бумаг;
• работникам канцелярии проще зарегистрировать входящую корреспонденцию, а у налоговиков не возникнут вопросы относительно цели предоставления тех или иных сведений;
• бумаги быстрее дойдут до адресата.

Существующим законодательством не установлены унифицированные формы такого документа. Но существуют нормативные акты, на которые необходимо опираться при осуществлении документооборота с ИФНС. Это Приказ ФНС России от 08.07.2019 № ММВ-7-19/343@.

Какие документы для ФНС нуждаются в письменном сопровождении

По общему правилу сопровождение прикладывают к тем бумагам для ИФНС, подборка которых требует дополнительных письменных пояснений отправителя.

Тем не менее существуют и такие документы, которые разрешено отправлять без пояснений. Среди них первичные налоговые декларации без приложений. Представление таких деклараций обосновано определенными законодательными нормами, поэтому пояснение причин их отправки не требуется. Если первичная декларация содержит какие-либо приложения, то сопровождение прикреплять обязательно. Без письменного сопровождения направляют и жалобы в вышестоящие инстанции на действия ИФНС.

Правила составления сопроводительного письма в ФНС

Унифицированная форма сопровождения законодательно не установлена, но существуют правила его составления, выработанные на практике. В шапке оно должно содержать следующие реквизиты:

• наименование налоговой инспекции и, при необходимости, ФИО сотрудника, которому направляются документы;
• наименование и адрес отправителя;
• номер и дату запроса, в ответ на который высылается пояснение;
• заголовок.

Предлагаем разработанный с экспертами образец шапки письма в налоговую, соответствующий правилам подготовки деловой документации:

Далее пишут:

• обращение к конкретному сотруднику ИФНС или к инспекции;
• текст;
• перечень приложенных материалов с количеством листов и экземпляров;
• должность отправителя, его фамилию и инициалы, подпись;
• ФИО, телефон и электронную почту составителя.

Подробнее: как правильно написать сопровод к документам

Ниже представлен образец, как написать сопроводительное письмо в налоговую в ответ на требование, с учетом требований ИФНС.

Текст послания составляется в зависимости от того, с какой целью оно готовится. Например, если в нем содержится опись документов, то рекомендуется начать его с фраз: «По вашему запросу направляем…», «Направляем в ваш адрес…» и т. п.

Может пригодиться: как составить опись документов

Если обращение направляют конкретному сотруднику налоговой службы, то слова «Вам», «Вашему» пишутся с заглавной буквы. Если направляется уточненная декларация, то в послании стоит пояснить причину уточнений — например, ошибка в расчетах.

В ответе на запросы о пояснении каких-либо спорных моментов, выявленных в ходе камеральной проверки, стоит доходчиво, но кратко дать ответы на вопросы, заданные налоговиками.

Читайте также:

• как написать письмо в налоговую об уточнении платежа;
• как написать ходатайство в налоговую об уменьшении штрафа.

В каком виде представить сопроводительное письмо в ФНС

Сопровождение составляют в бумажном или электронном виде. В электронном формате послания обычно направляют вместе с остальной документацией по ТКС. В обязательном порядке это надо делать с пояснениями по НДС.

• Челозерцева Александра
  2024-04-12 10:06:27
  Не забывайте в сопроводительном письме указывать контакты для обратной связи: телефон и электронную почту. Можно оставить несколько телефонов и ФИО исполнителя.