Как пишется сопроводительное письмо в налоговую о предоставлении документов

Сопроводительное письмо к требованию о предоставлении документов в ИФНС — это пояснительный документ, который налогоплательщик готовит и передает налоговикам. Некоторые такие разъяснения составляют исключительно в электронном формате при обмене налоговыми сведениями через телекоммуникационные каналы связи.

Содержание

Сопроводительные письма: что это и зачем их просит ИФНС

Сопроводительное письмо представляет собой бумагу, в которой перечисляются направленные материалы и пояснения к ним. Такое дополнение существенно облегчает взаимодействие налоговой службы с налогоплательщиками, поскольку:

  • перечень направленных материалов позволяет избежать возможных недопониманий относительно полноты комплекта бумаг;
  • работникам канцелярии проще зарегистрировать входящую корреспонденцию, а у налоговиков не возникнут вопросы относительно цели предоставления тех или иных документов;
  • бумаги быстрее дойдут до адресата.

Существующим законодательством не установлена унифицированная форма сопроводительного письма. Но существуют нормативные акты, на которые необходимо опираться при осуществлении документооборота с ИФНС. Это приказ ФНС России от 08.07.2019 № ММВ-7-19/343@ и «Методические рекомендации по организации электронного документооборота...», утвержденные приказом ФНС РФ № ММВ-7-6/196@ от 13.06.2013.

Помимо этого, есть форматы, утвержденные исключительно для обмена сообщениями через телекоммуникационные каналы связи. Приложением № 5 к приказу ФНС от 19.10.2018 № ММВ-7-6/602@ утвержден образец сопроводительного письма в налоговую к доверенности на сдачу электронной отчетности, который автоматически передается при сдаче налоговых деклараций по доверенности через ЭДО. Найти такое информационное сообщение в традиционном письменном формате не удастся, но оно и не нужно, поскольку разработано для проверки полномочий лиц, передающих отчетность за налогоплательщиков онлайн (см. письмо ФНС от 10.08.2016 № ГД-4-11/14578@).

Еще один пример исключительно электронного вида пояснений — образец сопроводительного письма к аудиторскому заключению в налоговую инспекцию, формат которого утвержден приказом ФНС от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16@. Как уточняет Минфин в информационном сообщении от 25.12.2019 № ИС-учет-21, аудиторское заключение в онлайн-виде направляется вместе с сопроводительным документом, но если вы сдаете его на бумаге, дополнительно уточнения по утвержденному формату не понадобятся.

Какие документы нуждаются в письменном сопровождении

По общему правилу, письмо прикладывают к тем бумагам для ИФНС, в которых не указаны сведения об отправителе и получателе.

Но существуют и такие документы, которые разрешено отправлять без пояснений. Среди них первичные налоговые декларации без приложений. Предоставление таких деклараций обосновано определенными законодательными нормами, поэтому пояснение причин их отправки не требуется. Кроме того, в них содержатся сведения об отправителе и получателе. Если первичная декларация содержит какие-либо приложения, сопровождение прикреплять обязательно.

Без письменного сопровождения направляют и жалобы в вышестоящие инстанции на действия ИФНС. Такие отправления в обязательном порядке содержат сведения об отправителе и получателе, а также перечень предоставленных бумаг.

Сопровод к уточненной налоговой декларации

Сопроводительное письмо обязательно составляется при подаче уточненной налоговой декларации. В КонсультантПлюс есть подробное руководство, которое поможет оформить и сдать ее. Используйте его бесплатно.

Правила составления

Унифицированная форма сопровождения законодательно не установлена, но существуют правила его составления, выработанные на практике. В шапке оно должно содержать следующие реквизиты:

  • наименование налоговой инспекции и, при необходимости, Ф.И.О. сотрудника, которому направляются документы;
  • наименование и адрес отправителя;
  • номер и дату запроса, в ответ на который высылается пояснение;
  • заголовок.

Предлагаем разработанный с экспертами образец шапки письма в налоговую, соответствующий правилам подготовки деловой документации.

Далее пишут:

  • обращение к конкретному сотруднику ИФНС или к инспекции;
  • текст;
  • перечень приложенных материалов с количеством листов и экземпляров;
  • должность отправителя, его фамилию и инициалы, подпись;
  • Ф.И.О., телефон и электронную почту составителя.

Ниже представлен образец, как написать сопроводительное письмо в налоговую в ответ на требование, с учетом требований ИФНС.

В ИФНС России № 27 по г. Москве

от Общества с ограниченной

ответственностью «PPT.ru»

ИНН 1234567890, КПП 121001001

456789, Россия, Субъект РФ,

просп. Замечательный, д. 1

Тел. +7 (495) 123-45-67

25.06.2020 № 207/2020

на № 123/20-Т от 08.06.2020

Сопроводительное письмо

Общество с ограниченной ответственностью «PPT.ru» в ответ на требование ИФНС России № 27 по г. Москве от 08.06.2020 № 123/20-Т направляет следующие документы:

Наименование документа

Количество листов

1

Договор подряда № 12-C/2019 от 17.12.2019 (копия)

6

2

Акт о приемке выполненных работ № 1 от 30.03.2020 к договору подряда № 12-C/2019 от 17.12.2019 (копия)

2

3

Счет-фактура от 05.03.2020 № 45 (копия)

1

4

Счет-фактура от 16.03.2020 № 60 (копия)

1

5

Счет-фактура от 19.03.2020 № 64 (копия)

1

6

Счет-фактура от 23.03.2020 № 67 (копия)

1

7

Счет-фактура от 25.03.2020 № 71 (копия)

1

8

Счет-фактура от 27.03.2020 № 86 (копия)

1

Общее количество листов документов

14

Приложение:

Копии документов, предоставляемых по требованию от 08.06.2020 № 123/20-Т, на 14 листах.

Генеральный директор ООО «PPT.ru» Петров /П.П. Петров/

Текст послания составляется в зависимости от того, с какой целью оно готовится. Например, если в нем содержится опись документов, рекомендуется начать его с фраз: «По вашему запросу направляем …», «Направляем в ваш адрес…» и т. п.

Если обращение направляют конкретному сотруднику налоговой службы, слова «Вам», «Вашему» пишутся с заглавной буквы. Если направляется уточненная декларация, то в послании стоит пояснить причину уточнений. Например, ошибка в расчетах.

В ответе на запросы о пояснении каких-либо спорных моментов, выявленных в ходе камеральной проверки, стоит доходчиво, но кратко дать ответы на вопросы, заданные налоговиками.

В каком виде предоставить сопровождение

Сопровождение составляют в бумажном или электронном виде. В электронном формате послания обычно направляют вместе с остальной документацией по ТКС. В обязательном порядке это надо делать с пояснениями по НДС.


Абрамсон София
Абрамсон София специалист по трудовым отношениям, экономист

В 2014 году закончила МАУП по специальности экономика. С 2013 по 2014 год работала секретарем в компании "Недвижимость и инвестиции". С 2015 года - автор PPT.