Как будет работать ГИС ЭПД и кого затронет обязательный переход?

Содержание

В этом видео я расскажу про ГИС ЭПД и о том, к чему готовиться практически всем компаниям, индивидуальным предпринимателям и, конечно же, перевозчикам. Всем привет, на связи Марат Самитов, руководитель бухгалтерской компании «Самитов консалтинг».

Логистика и транспортно-экспедиционные услуги сейчас проходят процесс изменения, цифровизации и обеления всей отрасли. Внедряется сразу несколько систем: ГосЛог, ГИС ЭПД, система подтверждения отправки товаров. Всё это взаимосвязано. О некоторых из них я уже рассказывал, а сегодня речь пойдёт о ГИС ЭПД.

Начнём с того, что очень часто предприниматели, когда не знают, как сэкономить на налогах — на прибыль, на НДС или на упрощённой системе налогообложения, — и когда времени или желания разбираться нет, просто рисуют транспортные услуги с одного объекта на другой. Стоимость — 1 млн рублей, и авось прокатит: уменьшаем какой-нибудь налог на прибыль, и, дай бог, ни выездной, ни камеральной проверки не будет, всё пройдёт шито-крыто, а налоги сэкономлены.

Сам по себе логистический бизнес достаточно непрозрачный и местами даже криминальный. Поэтому у государства наконец дошли руки до обеления именно этой сферы экономики. Государство вводит новую систему — государственную информационную систему электронных перевозочных документов, сокращённо ГИС ЭПД.

Налоговая инспекция уже намекнула: если вас нет в ГИС ЭПД и в ГосЛоге, то вы как заказчик грузоперевозки не сможете уменьшить НДС и налог на прибыль на стоимость транспортных услуг, если ваш перевозчик в этих системах не участвует. И, естественно, если вы отправляете или просто получаете грузы — хотя бы ту же самую минимальную канцелярию, — вам нужно как минимум зарегистрироваться в ГИС ЭПД, чтобы получить в будущем электронную транспортную накладную и уменьшить свой налог на стоимость транспортных услуг. А если вы грузоперевозчик и не хотите потерять клиентов, то это видео точно для вас: без ГИС ЭПД и без ГосЛога работать вы попросту не сможете.

Работа через операторов

Работа с ГИС ЭПД строится не напрямую, а через операторов информационных систем электронных перевозочных документов. Это значит, что компания не просто заходит в государственную систему и оформляет перевозку, а сначала выбирает оператора — партнёра, с которым будет работать вдолгую. Через него документы создаются, хранятся и подписываются по частям, передаются данные, организуется обмен информацией с грузоотправителями, грузополучателями, покупателями, экспедиторами и так далее. И, конечно, хранение всех этих документов — причём не менее 5 лет.

Выбор оператора становится важным управленческим решением. Важно, чтобы оператор не существовал в вакууме, а нормально интегрировался с учётной системой, с 1С; чтобы ваши водители могли подписывать документы прямо на маршруте; чтобы оператор мог обмениваться данными с вашими клиентами; и чтобы не было сбоев и весь цифровой документооборот в итоге не превратился в хаос.

Какие документы пойдут через систему

Через ГИС ЭПД будут проходить ключевые перевозочные документы: транспортная накладная, путевой лист, заказ-заявка, договор фрахтования, заказ-наряд и сопроводительная ведомость. Но важно не только знать их названия. Смысл в том, что обычная перевозка, которая раньше держалась на устных договорённостях, на бумагах и на подписании документов задним числом, превращается в живой документ. Его нужно подписывать прямо в режиме реального времени — в процессе размещения заявки, создания электронной транспортной накладной, согласования условий, отгрузки, приёмки и транспортировки. С 1 сентября сделать, как привыкли, уже не получится: это не будет совпадать с требованиями системы.

Механика титулов

Здесь очень важно понимать механику титулов. Титул — это часть документа, которую заполняет каждый конкретный участник перевозки на своём этапе. Например, вы как грузоотправитель оформили свою часть электронной транспортной накладной. Но если перевозчик не подтвердил приём, водитель не подписал нужный этап, грузополучатель не закрыл получение или у сотрудника не было полномочий на подпись — документальная цепочка остаётся незавершённой. Из-за того, что не хватает одной подписи, вся цепочка висит в воздухе и не закрывается, а значит, принять эти расходы к учёту нельзя. Доводить дела до конца придётся — всё будет прозрачно.

Поэтому нужно понять, как сейчас в вашей компании протекают бизнес-процессы: кто создаёт документы, кто передаёт их перевозчику, кто контролирует возврат подписанных документов (часто это бухгалтерия или логист), где возникают задержки, какие документы чаще всего теряются, кто отвечает за путевые листы и кто взаимодействует с водителями.

Очень часто в логистике документы подписывают все, кому это придёт в голову, без полномочий, а доверенности доносят потом, задним числом. Здесь так уже не получится — нужна электронная подпись. Подписывая титул, свою часть электронной перевозочной накладной, участник подтверждает конкретный факт: отправку, приём, перевозку, получение или согласование условий перевозки.

Что подготовить заранее

Поэтому вам как руководителю компании нужно заранее определиться, кто именно будет подписывать документы, на основании какого документа и какой машиночитаемой доверенности, каким видом подписи и, самое главное, в какой именно момент транспортно-грузоперевозочного процесса.

Не менее важно включить в этот процесс всех своих поставщиков, клиентов и посредников. Электронный документооборот невозможно внедрить в одиночку, ведь перевозка всегда состоит из нескольких участников. Даже если внутри вашей компании всё настроено идеально, но перевозчик, грузополучатель или экспедитор не готовы — это может прервать всю цепочку. В итоге вы либо вовремя не получите товар (а это убытки), либо получите товар, но без оформленных документов и не сможете сократить налоги — и это снова ваши убытки.

Поэтому к ГИС ЭПД нужно отнестись крайне внимательно. Как я уже говорил, срок хранения документов — 5 лет. Это ещё раз показывает, что это не временная фишка: государство вводит систему всерьёз и надолго. Для вас это фактически доказательная база на случай претензий налоговой инспекции — подтверждение, что поставка действительно состоялась.

Цифровизация логистики идёт полным ходом, и отвертеться от неё уже никак не получится. Если вы продолжаете считать транспортные документы простой формальностью, спешу разочаровать: коснётся это всех. Если у вас остались вопросы, задавайте их в комментариях, ставьте лайк, подписывайтесь на канал и включайте уведомления, чтобы не пропустить новые выпуски. Пока!

Полезные материалы от Марата Самитова:

• YouTube-канал с видео-ликбезами.
• Telegram-канал Налоги, законы и бизнес.
• Сайт Samitov consulting.

«Бухгалтерия: Перезагрузка» — авторский видеоканал Марата Самитова о бухгалтерском учете и налогообложении. Обучающие видео, вебинары, советы и разборы ошибок.:

• Как ГосЛог перестраивает рынок грузоперевозок?
• Почему власти активно взялись за утильсбор именно сейчас?
• Все статьи колонки "Бухгалтерия: Перезагрузка — видео-ликбез от Марата Самитова"