Важно
Выпустили новые указания по заполнению формы № П-4 
Поставщики и заказчики обмениваются документами через функционал ЕИС. Это называется электронное актирование, и оно обязательно практически для всех. Передача счет-фактур по госзакупке проводится в особом порядке.
Навигация
Коротко о главном: 5 пунктов
- В 2022 году стало обязательным использовать электронное актирование в ЕИС для госконтрактов.
- Поставщики выставляют счета-фактуры через личный кабинет ЕИС, а заказчики подписывают их там же.
- Электронный документооборот проверяют операторы ЭДО и это защищает участников от недобросовестных партнеров.
- Счета-фактуры надо выставить в течение 5 дней после отгрузки товара или оказания услуги.
- За нарушения при выставлении электронных счетов-фактур могут быть штрафы и судебное взыскание убытков.
Как используют счета-фактуры для исполнения госконтрактов в ЕИС
С 2022 года электронное актирование в Единой информационной системе стало обязательным. Это означает, что поставщики выставляют документы сдачи-приемки, в том числе и счета-фактуры по контракту 44-ФЗ, через функционал своего личного кабинета ЕИС. А заказчики принимают и подписывают их в своем личном кабинете. Все сроки отправки документов строго отрегулированы. Такой формат работы ускоряет взаимодействие между участниками закупок и защищает от недобросовестных контрагентов, которые несвоевременно передают приемочную документацию и оплачивают поставки.
Как работать с электронными счетами-фактурами
Порядок выставления и получения единых счетов-фактур на контракт в электронной форме утвержден Приказом Минфина № 14н от 05.02.2021. Для электронного актирования по ЭСЧФ в рамках 44-ФЗ под продавцом понимается поставщик, а под покупателем — заказчик. В руководстве пользователя ЕИС разъясняется, можно ли без акта выполненных работ выставить счет-фактуру по 44-ФЗ, — да, поскольку СЧФ выставляют не только для выполненных работ и оказанных услуг, но и для поставки товара. А поставки продукции проводят по товарным накладным.
Подробнее: кто из госзаказчиков обязан применять электронное актирование
Электронный документооборот организуют операторы ЭДО. Операторы проверяют формат СЧФ и реквизиты системы прослеживаемости. Все правила электронного документооборота распространяются и на обмен ЭСЧФ по 44-ФЗ.
Напоминаем, что с 1 октября 2022 года электронные СЧФ по госконтрактам выставляют и получают через ЕИС (Приказ Минфина № 64н от 28.04.2022). Специалисты объясняют, можно ли создать единый счет-фактуру при госконтракте, — да, если он не подразумевает отдельных этапов. Если госконтракт исполняют поэтапно, то для оплаты каждого этапа понадобятся отдельные закрывающие документы и отдельная СЧФ.
Если ЭСЧФ направляется через уполномоченный орган (обычно это Казначейство) с использованием ЕИС, этот уполномоченный орган не позднее следующего рабочего дня после получения СЧФ сформирует и направит покупателю и продавцу подтверждение о направлении электронного документа заказчику. В подтверждении отражаются дата и время направления и поступления заказчику СЧФ.
Исходящие документы по ЭДО подписывают усиленной квалифицированной подписью уполномоченных лиц. При получении электродокументов необходимо проверять подлинность подписей в них. ЭСЧФ, который направили с использованием ЕИС через уполномоченный орган, считают выставленным, если поступило подтверждение от этого органа (п. 8 порядка № 14н).
Подробнее: как использовать ЭДО в госзакупках.
Какой срок выставления счета-фактуры по 44-ФЗ
Порядок выставления регулируется Приказом Минфина № 14н, сроки — российским Налоговым кодексом. Срок выставления электронного СЧФ через Единую информационную систему общий. В НК РФ указано, в какое время поставщик должен сформировать и отправить счет-фактуру в личном кабинете ЕИС, — в течение 5 календарных дней с даты отгрузки товара, выполнения работ, оказания услуг или с даты получения аванса, если он предусмотрен по госконтракту и поставщик выставляет авансовый СЧФ (п. 3 ст. 168 НК РФ).
Если для заказчика оказывают электронные услуги иностранные организации, налоговые агенты — посредники, которые проводят расчеты непосредственно с покупателями услуг, выставляют электронные СЧФ не позднее 5 календарных дней месяца, следующего за кварталом получения оплаты или частичной оплаты за оказанные услуги.
Как поставщику сформировать в ЕИС счет-фактуру в 2024 году
По новым правилам, дата выставления поставщиком заказчику электронного документа через уполномоченный орган для исполнения госконтракта по 44-ФЗ — это дата направления заказчику ЭСЧФ. В Приказе 14н разъясняется, кто подписывает счет-фактуру по 44-ФЗ, — электродокумент подписывают электронной подписью уполномоченного лица поставщика. А факт получения СЧФ заказчиком удостоверяют специальным подтверждением, которое поставщику отправит уполномоченный орган.
Дата получения заказчиком электродокумента — это дата получения СЧФ в Единой информационной системе. При поставке товаров, работ, услуг по госконтракту вместо извещения о получении СЧФ в электронном виде формируется извещение о принятии к учету ЭСЧФ. Для организации электроприемки уполномоченный орган обязан зафиксировать дату и время поступления счета-фактуры заказчику и отправки поставщику уведомления об уточнении счета-фактуры в электронной форме.
Актуальная пошаговая инструкция по счет-фактуре в ЕИС по 44-ФЗ в личном кабинете поставщика:
Шаг 1. Выбираем нужный контракт со статусом «Исполнение». В контекстном меню находим пункт «Создать счет-фактуру».
Шаг 2. Заполняем форму СЧФ. Многие параметры отображаются автоматически, некоторые надо заполнить вручную. По умолчанию, при формировании СЧФ ставится текущая дата, но вы сможете ее исправить и поставить нужную через пиктограмму с календарем возле строки с датой. По аналогии, номер счета-фактуры при формировании в ЕИС тоже проставляется вручную.
Шаг 3. Поэтапно заполняем каждую вкладку, сохраняем, подписываем и отправляем заказчику.
Заказчик рассматривает СЧФ в своем личном кабинете, и если согласен со всеми условиями, подписывает документ.
При необходимости в документ вносят изменения. Если надо поправить сведения, заказчик отправляет СЧФ обратно поставщику, исполнитель меняет нужные параметры и снова передает электронный документ заказчику. Заказчик опять все проверяет и подписывает счет-фактуру в Единой информационной системе.
Напоминаем, что при выставлении ЭСЧФ в ЕИС через уполномоченный орган документ считают полученным заказчиком, если поставщику пришло подтверждение от этого органа. В подтверждении фиксируют дату поступления ЭСЧФ заказчику. Такое подтверждение отправляют покупателю и продавцу.
Какая ответственность грозит за нарушения по электронным счетам-фактурам
Отдельной ответственности по ЭСЧФ нет. Но наказывают за нарушения в электроприемке. Официально за нарушения в электронном актировании штрафуют только заказчиков (письмо Казначейства № 20-01-03/30540 от 05.12.2022). К примеру, если они подписали документы электроприемки в течение 20 рабочих дней или не направили мотивированный отказ.
Но поскольку документы электроактирования обязан выставлять поставщик, его тоже привлекут к ответственности за нарушения. Если не выставить СЧФ или другие обязательные документы электроприемки, поставщику тоже грозит административная ответственность (ч. 9 ст. 7.32 КоАП РФ). Должностному лицу придется заплатить штраф до 20 000 рублей.
Кроме того, если поставщик не выставит ЭСЧФ, заказчик сможет обратиться в суд, чтобы продавца обязали выставить счет-фактуру или взыскали с него убытки покупателя (ч. 5 ст. 4, п. 8 ч. 2 ст. 125 АПК РФ). Иск о взыскании убытков из-за невыставленного СЧФ заявляют, когда получить документ невозможно. Но для взыскания заказчику придется доказать, что ему причинили убыток, указать размер потерь и доказать противоправность действий поставщика, его вину и связь между его действиями и полученным убытком.
